档案整理之案卷整理

一、案卷整理

案卷是一组有密切联系的文件的组合体。要进行案卷的系统排列、编号和案卷目录的编制等必要的加工，实现档案管理规范化、标准化和现代化要求。

（一）案卷排列

案卷排列是将一个立档单位的全部案卷，按照系统整理的要求，采用一定的方法，确定每类内案卷的前后顺序，并保持案卷之间的某种联系的档案整理工作。

全宗内档案经过分类、立卷后，应进行必要的系统排列，将一个年度、一个组织机构的案卷有序化，使卷与卷之间保持一定的联系，系统地反映单位工作的全貌。

案卷的排列顺序是编写案卷流水号、粘贴标签（标签包括全宗号、目录号、年度和案卷号）、编制案卷目录的依据。

全宗内案卷按不同门类、载体和保管期限分别排列。

排列方法主要有两种：

一是先将案卷按保管期限分开，在同一保管期限下再按组织机构或问题类别排列；

二是先将案卷按组织机构或问题分开，再按不同保管期限排列。

类内案卷排列的方法很多，一般按照工作上的联系和重要程度、案卷所反映的一定问题及地区、案卷所属的起止日期、文件的作者和名称排列。各种案卷排列方法可以单独使用，也可以有层次地结合使用。

案卷排列的方法应根据单位的大小、每年组成的案卷数量、以往的案卷排列方法等具体情况而定。一个全宗内不同类别的案卷排列方法可以一致也可以不一致，但是一个类内一个层次上的案卷排列只能使用同种方法，不能同时使用不同种类的方法，要做到方法统一，前后保持一致。

（二）案卷编号

案卷号是根据案卷排列顺序的先后而编的。案卷排列好后，要编上案卷顺序号。

（三）案卷目录编制

案卷目录即案卷的名册，是著录案卷内容和形式特征并按一定次序编排的表一个全宗内的全部档案，经过分类、立卷、系统排列后，应将案卷逐个登记，形成案卷目录。案卷目录的项目有案卷顺序号、案卷标题、卷内文件起止日期、卷内文件张数、保管期限、备注等。

案卷目录一般采用书本式，以档案案卷为基本单位，依据档案整理结果和库藏排架顺序编制。其作用是固定档案实体整理与排架的顺序，揭示一个单位一年形成的全部案卷的状况，便于统计案卷的数量，作为日常保管和查找利用档案的基本依据和向档案室移交档案的凭证，便于从档案形成部门、时间或活动过程角度检索档案。

案卷目录是传统档案管理中最基本的档案检索工具。一般一个单位一年的档案立卷装订完，编一本目录。如果是大型单位，一年形成的档案数量很多，可以编若干本目录。为了便于向档案馆移交档案，易于管理，可以把一年的档案按保管期限或档案种类分别编目录。

填写案卷目录，要求按照案卷的排列和编号的顺序，将案卷封面上的各个项目逐卷逐项填入案卷目录表内。

二、档号的编制

档号是反映和固定全宗内案卷及案卷内文件的排列顺序的一组符号，由全宗号、案卷目录号、案卷号、件号和页（张）号组成。编制档号要遵循唯一性、合理性、稳定性和简明性原则。

（一）全宗号

全宗号是一个立档单位全部档案的代号。全宗号的编制有大流水编号法和分类流水编号法。大流水编号是按照全宗进入档案馆的先后顺序依次编定的号码；分类流水编号是将档案馆的所有全宗划分大类，以固定的代字或代码作为标志，各大类中按全宗进入档案馆的先后顺序编号。

（二）案卷目录号

案卷目录号是全宗内每本案卷目录的排列顺序号。

（三）案卷号

案卷号是每本案卷目录内案卷排列的顺序号。

（四）件号、页（张）号

件号是针对不装订的案卷，一份文件编一个号；页号是针对装订的案卷。