合规归档电子文件的管理特点

一是电子文件的信息必须依赖计算机系统才能识读，也称为非人工识读性。二是电子文件的全部管理活动都必须依赖计算机系统实现。因此在电子文件的管理中，一方面要求档案管理人员必须掌握相关计算机操作技术，另一方面必须制定维护电子文件长期保存和可读的技术方案，确保数字记录始终有效。

电子文件中的信息可以在不同载体上同时存在或相互转换，电子文件的归档本质是信息流的传递，为电子档案分散式集中管理提供了可能。同时，电子文件的“原件”概念将不再重要，电子文件的元数据将会成为电子文件“原始性”和“真实性”的关键证明。

主要表现在可以方便地改变电子文件信息的存在状态从而使信息呈现易变性。系统不稳定、载体不稳定、环境不合要求误操作、病毒侵害等原因都会导致信息不稳定，因此建立严格有效的电子文件安全备份制度将变成电子档案管理的重要工作任务。

电子文件的形成、流转和利用都会受到硬件、软件与技术的制约，相对传统纸质文件电子文件长久保存更加复杂。一方面是电子文件载体寿命普遍比纸质文件载体寿命低;另一方面是技术淘汰将会导致很多以往形成的电子文件无法读出。因此如何做到电子文件的长期保存是电子档案管理的重要课题。

电子文件载体的信息密度远远大于纸质文件载体的信息密度，因此如果实行“单套制”的归档方式，不仅能够解决档案馆室库房面积不足的问题，还将会引发文件归档范围的变革。同时信息的高密度存储也带来了信息高密度损坏的风险，给档案安全管理提出了更高要求。

所有类型的电子文件归根到底均是二进制数字代码，可以实现将文字、图片、动画、音频、视频、结构化数据乃至程序指令等集成于同一个文件体或载体。载体的单一能够让档案的保管更简单，减少档案保管的成本。