档案管理制订标准的原则

在制订档案管理标准之初，必须经过充分的调查论证，从档案管理工作全局考虑，选择关键性的、最急需的部分立项。要注意前后一致，避免自相矛盾、重复立项。具体制订某项标准时，应与其他有关标准协调一致，避免相互抵触的现象出现。例如，在制订档案机读目录标准时，应与档案著录、标引标准协调一致，还要与信息处理、编码系统、硬件设备等有关标准协调一致。标准制订出来以后，应及时制订与之配套的系列标准，使之产生整体效益。例如，《档案著录规则》只是对档案著录总的、一般性的规定，具体到各种类型档案的著录，还需要制订有关的著录细则与之衔接配套。如已经出台的《明清档案著录细则》、《革命历史档案著录细则》、《民国档案著录细则》等著录细则与(档案著录规则》一起，共同构成了我国档案著录标准体系。

档案管理标准的制订既要以档案管理实践为基础，又要能指导档案管理实践的发展。一个好的档案标准是促进档案管理工作发展和技术进步的推动力。因此，在制订档案管理标准时，要注意吸收档案理论研究和档案管理实践的最新成果，使之达到技术上的先进性，反映档案管理工作发展的最新水平。与此同时，标准的制订应充分考虑用户的实际需要，从现有技术水平和应用的可能性出发，将各项指标制订在大多数档案部门经过努力可以达到的水平上，获得显著的社会效益和经济效益。如果脱离现实条件，片面追求技术的先进性而不考虑现实基础，就难以给用户带来经济效益，这样的标准是没有实际价值的。因此，在确定标准的各项指标时，必须进行全面、深入的科学分析，力求取得最佳的经济效果。

档案管理标准是针对重要的带有重复性的档案管理业务和概念所作的统一规定，这种规定既不能失于空泛，过于简略，缺乏指导性，又不能过于繁琐，限制太多，束缚人的创造性。在档案标准项目的设置上要讲究科学合理，具有实用性。一方面要避免效益不高的项目入围，另一方面要根据标准作用对象的特点、条件及其工作实际留有变通的余地。项目的排列次序要得当，标识符号要精确。

标准是对实践经验的总结，反过来又指导实践，只有适时地制订标准，才能促进实践工作的开展。如果标准制订过早，脱离档案管理工作实际，硬性规定一些目前难以达到的指标，会使标准难以推行；若标准制订过迟，等到各部门已有自己的一套做法，自成体系时再来强行统一，就会浪费大量的资源。因此，对于哪些项目应及早制订标准，哪些项目可暂缓制订标准，应作认真的调查研究，随时掌握档案管理发展动向，不失时机地开展标准化工作。制订标准时，应注意使其能在一定范围和一定条件下，保持相对稳定性，使之发挥最大效益。为此，在确定标准水平时，不宜盲目追求高指标，而要使之处于一个平均先进水平状态，以利于保持标准的稳定性。

借鉴和采用现有的与档案管理有关的国际标准和国家标准，可以加快档案管理标准化的步伐，提高档案管理标准化的水平，节约大量的人力、物力和财力，有利于各部门之间和国际的合作和交流，为了更好地应用国际和国家文献工作标准的现有成果，应密切结合我国档案管理工作的实际，组织对这些标准的研究工作，确定哪些标准档案部门可以直接采用而不必另行制订，哪些标准可以基本采用但需补充和修改，哪些标准不宜在档案部门使用而需重新制订等。总之，凡与档案管理有关的国际标准和国家标准，都应尽量地借鉴和采用，但不可生搬硬套。