人事档案的收集与整理

(1)通过人事、组织、劳资及其他人事管理部门收集各有关人员的人事档案材料；

(2)通过员工所在的党团组织、政府机关、企业事业单位的有关部门收集有关党团材料；

(3)通过业务部门、科技部门及学校、培训部门收集学历、学识、才干及奖惩材料；

(4)通过纪检、监察、司法及有关部门收集处分或免予处分的决定、查证核实报告、上级批复、个人陈述或检查、法院判决书；

(5)通过本人或报纸杂志及有关部门收集发明创造、科研成果、著作、译著和有重大影响的论文等。

(1)建立收集材料的联系制度，及时掌握人事工作动态和信息，通过有关部门收集干部任免、调动、考察考核、培训、奖惩等工作中新形成的反映干部德、能、助、绩的材料，元实档案内容；

(2)建立常规联系制度，经常交流材料渠道，变“坐等”材料为“主动”索要，指定专人负责，定期或不定期收集干部档案材料，确保干部档案材料齐全；

(3)接到干部任免、工资变动通知后，要及时登记干部职务变动和工资变动情况：

(4)要定期查看干部档案，发现缺少材料和材料不符合要求的情况，要及时登记并向有关部门、单位索取；

(5)根据工作需要有计划地填写干部履历表等，及时充实干部档案内容。

新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：

第一，对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求；

第二，按照材料的属性、内容确定其归档的具体位置；

第三，在目录上登记材料名称及有关内容；

第四，将新材料放入档案中。应严格按照中共中央组织部(关于印发(干部人事档案材料收集归档规定)的通知》(中组发(200912号)的规定做好干部人事档案材料的收集工作，及时将全面反映干部自然情况和德、能、勤、绩等方面的材料收集归档，元实档案内容。归档材料必须是办理完毕的正式材料，材料形成后需填写干部档案材料收集登记表,并在规定时间内送人事档案室。

收集归档的材料应对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备，要有承办单位或个人署名，有形成材料的时间。

归档材料必须手续完备，凡头尾不清、来源和时间不明的材料，要查清注明后再归档；凡查不清楚或对象不明确的材料，不能归档；凡不符合归档要求、手续不完备的材料，应补办完手续后归档。

凡规定由单位审查盖章的，必须有单位盖章；规定要由本人签字的材料(如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等)，应有本人签字，本人未签字的，可由归档单位注明。

归档文字材料不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水书写，不得用复写纸书写。除电传材料、学历学位证书、获奖证书等复印存档外(人事部门与原件核对后盖章)，其他归档材料不得用复印件代替原件存档。发现送交的归档材料不符合相关规定的要求的，人事档案管理人员有权通知材料形成部门，补送或补办有关手续。

涉及当事人政治历史问题或其他重要问题的，需要查清而未查清的材料以及未办理完毕的材料，不能归档，应及时移交有关组织处理。要严格清除虚假不实的档案材料，严肃查处伪造制假行为，坚决维护干部档案的真实性。对不属于所管干部的材料及不应归档的材料，应区分情况及时转给有关部门或干部本人。

对经鉴别应予归档的材料，应按照2012年中共中央组织部发布的《关于做好文件改版吸干部人事档案有关工作的通知)(组通字(2012]28号)及其他相关政策规范的要求去收集、整理归档。人事档案的整理工作是指对收集起来并经过鉴别的人事档案，按照有关要求，以个人为全宗，进行分类、排列、编号等，并在此基础上不断地对档案内容进行补充的活动。