1.社会环境。社会环境包括社会制度、国家的法制情况和方针政策、社会的经济发展水平等，它们都直接地影响着档案作用发挥的程度、方向等。良好的社会环境能够使档案的作用得到充分的发挥。现在，在党的正确方针、路线的指引下，档案工作已走上正常发展的轨道，档案作用得到了较好的发挥。
2.社会的档案意识。档案意识是指人们对档案的认知水平和认识程度，表现为人们对档案的需求程度和档案工作者能满足需求的程度。人们若具有较强的档案意识，就会促进档案利用的需求,档案作用发挥得就好，产生的社会效益、经济效益就高；如果人们档案意识淡薄甚至没有档案意识，即使有利用档案的需求也难以转换为利用档案的现实行为。同时,档案工作部门服务意识强，档案的作用也就发挥得更充分。我们要加强档案的宣传工作，增加档案工作的透明度，通过各种形式提高人们对档案工作的认识。
3.档案的管理水平。要使档案更好地发挥作用，必须采用科学、现代化的管理方法，使档案在提供利用上保持良好的服务状态，提高档案的利用率。相反，如果档案管理不善，需要时无从查找，服务质量低下，查询手段落后，合理的拒用率很高,就会严重影响档案作用的发挥。因此，深入开发档案信息资源，提高档案科学管理水平，加速实现档案管理的现代化，提供优质高效的档案利用服务，是今后档案工作的重要任务。
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