(1)充分地重视和利用先前的整理基础,不要轻易打乱重整。对于已经整理而有规可循、有目可查的档案,应力求保持其原有的整理体系,或者不再重新整理,而通过完善检索工具等其他环节进行弥补,或者只作必要的部分加工整理。如果只根据一时的需要和某种管理要求,改变原来的整理体系,则会对档案造成一定的损毁。
(2)在档案整理过程中,应该充分研究和利用原来整理的成果,不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。对于必须进行一定的整理的档案,要注意分析原有的整理方法哪些是合理的,哪些是不合理的,对其中可取的方法应该适当地吸收或保留。对先前整理不当以至明显错误的地方,也要经过仔细研究,掌握了有关情况之后,再加以改动和纠正。坚持充分利用原基础的原则,不仅体现了对前人劳动的尊重,而且也有利于提高档案整理工作的效率、保证档案整理的质量。它既是为实践所证明的一种比较切实的整理方法,亦是科学地组织整理工作的一条原则。
(3)整理后的档案必须便于保管和利用。便于保管和利用,是对档案整理工作提出的根本要求。在整理档案时,应当灵活地运用保持文件之间的历史联系的原则。但保持文件之间的联系不是整理档案的主要目的,便于保管和查找利用才是档案整理工作的基本出发点和最终要求。因此,应从便于保管和利用的要求出发,选择恰当的整理方法。此外,为了实现这一根本性要求,还应综合考虑到文件的保管期限、机密性、载体类型、书写材料、数量方面的因素,以保证整理工作科学地进行。
总之,档案整理工作,必须按照上述原则来进行,而不能凭人们的主观想法去开展工作。只有按原则整理,才能把档案整理得比较科学和合理,才能使整理工作省力省时,收到较好的效果。反之,如果不注意分析和研究档案的客观实际情况,主观臆造一套整理方法,必然会分割档案文件之间的历史联系,使整理出来的档案不能清楚地反映历史活动的情况,需要说明的是,保持文件之间的历史联系与便于保管和利用,在一般情况下两者是一致的;但是,有时两者也不尽一致,必须在整理中加以考虑。另外,档案整理工作,只能给档案的提供利用创造一定的方便条件,打下一定的基础,不能解决“便于查找和利用”的一切问题;要解决这一问题,还需做其他一系列的工作。