1.对新中国成立前档案及新中国成立后至70年代的档案，由于其保存年代较长，保存的环境较差，使用的纸张大小不一，整理的要求不完全符合规范，纸张容易破损、脆变，可采用平板扫描仪扫描。
2.对新中国成立后80年代至今的档案由于其保存年代较短，纸张质量较好，档案整理较规范，可采用高速扫描仪扫描。
3.对工程图纸的扫描，由于其纸张幅面大都为A0~A2之间，可采用宽幅扫描仪扫描。宽幅扫描仪一般都自带有消蓝功能，可根据扫描单位的要求设定扫描模式。
4.对不具备以上全部设备的单位可采用数码翻拍仪，或者缩微拍摄后的胶片数字化转换设备等进行纸质档案的数字化；对只有平板扫描仪的单位也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理大幅面的纸质档案。
5.应遵循相关设备的使用规律进行定期维护、保养。
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