文书归档与不归档的范围

文书归档，即各单位在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，由单位的文书部门和业务部门整理完毕，定期移交给档案室或负责管理档案的人员集中保存。归档工作已成为一项制度，各单位都应认真贯彻执行。归档制度的内容包括归档范围、归档时间和归档要求。

归档范围是指办理完毕的文件材料应当归档及不应归档的范围。文件材料归档与否,主要取决于文件本身的保存价值。凡是反映本单位工作活动，具有查考价值的文件材料均属归档范围。

(一)文件材料归档的范围

国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》对文件材料归档和不归档的范围有明确规定。应列入归档范围的是：反映本单位主要职能活动和基本历史面貌，对本单位工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。具体来说，文件归档范围主要包括以下内容：

1.上级来文。上级来文主要有上级单位颁发的属于本单位主管业务并要执行的文件，普发的、非本单位主管业务但需贯彻执行的法规性文件，上级召开的需要贯彻执行的会议的主要文件等。

2.本单位形成的各种文件，包括：本单位代表性会议、工作会议和专业会议的文件资料；本单位颁发的各种正式文件(签发稿、印制稿及重要文件的修改稿)；本单位与上、下级单位之间的请示、批复文件；本单位及其内部职能部门形成的工作计划、总结、报告；反映本单位业务及科技管理活动的专业文件；等等。

3.同级单位和非隶属单位的文件，主要有:这类单位颁发的非本单位主管业务但需要执行的法规性文件，与本单位联系、协商工作中重要的来往文件，以及有关业务单位对本单位工作检查形成的重要文件。

4.下级报送的文件,主要有：下级单位报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预算、决算等文件；直属单位报送的重要的科技文件；下级单位报送的法规性备案文件；等等。

(二)文件材料不归档的范围

档案是由文书转化而来的，不是所有的文书都归档。应该明确不归档的范围划清文件材料应归档与不应归档的界限，确保档案质量。文件材料不归档范围要包括以下内容：

1.本单位的重份文件。

2.一般事务性的无查考、保存价值的文件。

3.上级单位普发的供本单位参阅、不需办理的文件材料。

4.上级单位征求意见的未定稿的文件。

5.未成文的草稿及一般性文件的历次修改稿。

6.未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件。

7.从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料。

8.无特殊保存价值的信封以及一般的人民来信。

9.单位内部互相抄送的文件材料。

10.本单位负责人兼任外单位职务形成的与本单位无关的文件材料。

11.为参考目的从各方面收集来的文件材料。

12.参加主管单位召开的会议但不需要贯彻执行的文件材料。

13.非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料。

14.下级单位送来参阅的简报、情况反映等文件材料。

15.越级抄送的一般的、不需要办理的文件材料。

16.下级单位抄送备案的一般性文件材料。