| 一、外国文件管理
当代各国的文件定义，可将其划分为专指型、扩展型、泛指型三种类型。专指型的文件定义专指公共文件，将文件形成者仅仅界定为“政府部门”或“公共机构”。 它多见于各国的文件或档案法规中。扩展型的文件定义范围扩展到公私机构的文件。如美国 档案学者谢伦伯格的文件定义。泛指型的文件定义既指所有公私机构又指个人活动中形成的 文件，即指一切公私文件。如英国的迈克尔 ·库克、阿根廷的路易斯 ·比阿萨利等档案学者 的论著，以及前苏联和国际档案理事会的《档案术语词典》，都采用了泛指型定义来界定文 件。根据联合国教科文组织与国际档案理事会 1982 年 6 月在西柏林的普鲁士文化遗产国 家图书馆共同主持召开的“文件与档案管理规划“第二次专家协商会议上的解释，文件管理 是指对文件在其形成、保存、利用和处置过程中进行的经济而有效的全面管理。文件管理概 念的内涵包括文件生命周期中从文件的形成或接收，到它们的处置过程。
各国有关文件管理的解释类型多样，但关于文件管理含义的表述具有三个共同点：以文 件的整个生命周期为基础，体现了文件生命周期的阶段性，以经济和有效为前提。
文件管理的目标一般包括三个方面：一是对文件的形成进行有效的控制；二是对文件进 行妥善的保管；三是对文件进行适当的处置。
二、外国文件管理职能
文件管理职能存在着四种描述：
第一种是以文件生命周期为基础对文件管理职能的论述，如，英国现代档案学者迈克 尔 ·库克在《档案管理》认为文件管理职能包括两方面：一是现行机关的文件管理职能，二 是文件中心的文件管理职能。
第二种是从档案馆参与的角度对文件管理职能的论述：主要是强调档案馆和档案人员对 公共机关的文件形成、保管和处置具有检查、监督和指导作用。如美国韦恩 ·格罗弗、阿尔 泰 ·瑞克斯的论述。
第三种是文件管理法规对文件管理职能的规定：如美国 1976 年颁布的《联邦文件管理 法》，对文件管理的职能作了六项规定。第四种是国际档案组织对文件管理职能的综述，具体有六项职能。
三、外国文件管理机构
文件管理机构是实现文件有序管理的组织保证。它是临时保存机关现行文件，主要是半 现行文件的场所。国外文件管理机构有两种形式：一种为内设机构，如登记室；另一种独立 于组织之外，一般称为文件中心。前者起源于中世纪的欧洲，后者起源于 20 世纪 40 年代的 美国。
国际档案理事会最新修订的《档案术语词典》对“登记室”(registry) 所作的解释是： “机关中负责现行文件和/或半现行文件的形成、管理和保存的部门。登记室可设在各级组 织中，例如中央级或部门级。”
联合国教科文组织对文件中心的定义是：“在档案行政管理机关管理之下的，对各个不 同行政机构的半现行文件进行经济地保管和提供利用，并在这些文件被销毁或移交到档案馆之前进行系统处置的保管机构。”
文件中心在国外被誉为“现代最富有生命力的新型档案机构”，具有经济实用、管理高 效和服务快捷等诸多优越性。文件中心一般有 3 项任务：保管、提供服务和最终处置。
文件与档案的密切关系表现为三个方面：一是现行文件是档案的前身。二是档案是特殊 的文件。各国档案法规和档案学论著或辞书中关于档案是特殊的文件，提出了四条理由：档 案是具有长期或永久价值的文件；档案是由特定场所永久保存的文件；档案是有机联系的文 件整体；档案是非现行文件。三是现行文件与档案属于同一事物在不同运动阶段上价值形态 变化的体现。文件与档案的密切关系表明文件管理与档案管理必然存在紧密联系，表现在五个方面： 一是现行文件管理是档案管理的前提；二是档案管理是文件管理的延伸和发展；三是文件管 理和档案管理是一个统一的系统工程；四是档案部门和人员的参与，是文件管理质量的重要 保证；五是文件管理人员与档案管理人员之间存在着相互依存、相互促进而又各自独立的关 系。档案收集是档案管理的起始环节，包括档案接收与征集两方面。接收是指档案机构按照 有关法律法规将各机关具有档案价值的文件接收进馆的过程；征集是指以捐赠或购买的方 式，从档案机构之外的渠道鉴别并收集历史文件的过程。这两种方式是档案机构获得档案的 主要途径。档案收集经历了一个逐渐规范化的过程。依法收集是现当代时期档案收集的基本特点， 档案的接收 (移交) 和征集制度在各国档案法规中都有明确的规定。国外档案收集的主要做法有：英国 2005 年实施的《信息自由法》确立了国家档案馆为 政府提供电子文件管理和保护咨询服务的权责。法国于 1949 年成立了档案收集委员会，任 务是收集私有性质的档案。该委员会因经费限制，采取的收集形式主要是接受捐赠，购买和 复制只是辅助手段。俄罗斯基本沿用了苏联的规定，各级机关按规定期限定期向档案馆移交 档案。德国联邦档案馆不仅遵照法律规定及时接收联邦政府机关的档案，还注意收集社会上 各种有价值的档案，经常主动开展征集工作。美国联邦档案系统对接收工作规定了一套较完 整的程序，对文件从形成到移交实施全过程、程序化的过程管理。日本国立公文书馆由公文 书科专门负责档案收集。韩国国家记录院是韩国国家档案主管机构，保存所接收中央和地方各国档案法规都严格规定了档案收集的范围。中央级或联邦级的国家档案馆一般接收中 央机关或联邦机构的档案，地方档案馆一般接收相应级别机关的档案。特定类型的档案馆则 有其特定的档案接收范围。1992 年，联合国教科文组织倡议并实施“世界记忆工程”项目，“记忆”成为档案界 的一个重要概念。社会记忆视角下，档案选择主体发生变化，更加强调档案工作者发挥其在 留存社会历史方面的主体作用，社会大众也参与到社会记忆的构建中。档案选择的依据更加 注重文化性和群众性。档案鉴定是档案管理的关键性环节。档案鉴定是依据一定标准，鉴别和判定档案的价值， 挑选具有永久价值的档案移交档案馆妥善保存，剔除没有保存价值的档案予以处理。可见， 档案鉴定包括鉴定档案价值和鉴定后的处置两方面内容。档案鉴定是决定档案存毁命运的手 段，受到各国的高度重视。德国档案学家迈斯奈尔，早在 1901 年就提出了档案鉴定应当遵循的一般原则和标准， 他的“高龄案卷应当受到尊重”的著名论断，被称作年龄鉴定论，在世界档案界有广泛的影 响。档案的“禁毁年限”即源于迈斯奈尔的这一思想。英国档案学家詹金逊在 1922 年出版的《档案管理手册》一书中指出，销毁问题真正是 很重要的一个问题。他认为鉴定的根据不取决于行政机构为实际目的对文件的应用，而取决 于文件对历史的利害、联系。2012 年，英国国家档案馆的档案收集政策中强调，档案挑选 主要基于两个标准：一是政府决策与行为的记录，二是档案对于未来历史研究的价值。美国档案学家谢伦伯格的“文件双重价值论”为美国档案鉴定理论奠定了基础。谢伦伯 格认为，公共文件具有两种不同的价值，即对原机关的原始价值和对其他机关与私人利用者 的从属价值。英国档案鉴定组织分两个阶段：第一阶段，在文件产生 5 年后，涉及到文件的行政价 值。第二阶段，在文件失去现行作用 25 年后进行，其目的是决定它的研究价值。方法是通 过文件处置表实施。美国政府的文件和档案鉴定工作主要在文件形成机关和文件中心进行。鉴定工作是文件 处理工作的中心环节。档案整理是档案管理的核心环节。档案整理是对办理完毕的、具有保存价值的文件进行 组织与排列，使之系统化、条理化的过程。国际档案理事会《档案术语词典》对“整理 (排 列) ”一词的解释是： “ (1) 组织文件 (档案) 的智力工作。它应该根据来源原则和登记 室原则进行、以反映来源机关的行政结构、权限和职能。如不能如此进行，则可根据文件的 物质类型或形式或内容等其他标准 (如按字顺、时序、地域或主题的次序) 组织文件。整理可在以下任何级别上展开：档案馆、文件 (档案) 全宗 (组合) 、分全宗 (分组合) 、类或 系列、保管单位或文件。 (2) 在上述整理工作基础上进行的实际操作，如编号、装箱、上 架等。”外国档案整理原则，以往是事由原则，现在通用来源原则。事由原则就是档案馆将档案按其主题内容而不按来源机关和原有次序进行整理和分类 的原则。它出现过实用归纳分类法、合理演绎分类法，卡缪—多努分类法和杜威十进位分类 法等不同形式。事由原则是按主题分类，更适用于图书分类，不适用于档案。来源原则就是档案馆将档案按其来源和形成机关进行整理与分类的原则。来源原则经历 了长期的发展过程，逐步成为一种通用的档案整理原则。它源于 1841 年法国内政部 14 号 通令“尊重全宗原则” ，后来有普鲁士的“登记室原则”、荷兰的来源原则 (全宗原则) 、 布伦内克的自由来源原则、英国的档案组合、美国的文件组合、前苏联的全宗理论等。了解纸质档案、录音档案、影片档案、照片档案、地图档案与缩微档案的整理。档案检索是档案管理的重要环节之一，是指对档案信息进行系统存储并根据需要进行查 找的工作。它是档案整理成果的体现，也是档案部门开展利用服务的必要准备。早期国外大多把档案检索理解和规定为“编目” (description) 。编目的历史源头可 以追溯到奴隶社会时期。美国档案学家谢伦伯格在其代表作《现代档案——原则与技术》中 指出，档案编目的内容包括两方面，一是揭示文件的信息内容，二是分析文件的结构或形式 特征。国际档案理事会最新修订的《档案术语词典》对检索的界定是“在自动化数据处理中将 数据存入存储器中并从中取出的方法”，更多体现了现代化、信息化的内容色彩。档案检索工具分为传统性检索工具和自动化检索系统两大类。当前，随着信息技术的发展，国外自动化检索系统发展十分迅速。即便如此，传统性档案检索工具仍然起着重要的甚 至是不可替代的作用。它集档案的统计、控制、保管和查询等作用于一体。传统性档案检索 工具的种类很多，使用最普遍的有四种：案卷目录、分类目录、指南和索引。西方国家档案 部门使用计算机技术编制档案检索工具，起步于 20 世纪 60 年代初。起初是借助计算机的处 理功能，编制可立即打印出来的索引， 目前已发展到各种自动化检索系统。档案著录 ( archival description ) 是指在编制档案目录时，对档案的内容和形式特 征进行分析、选择和记录的过程。在联合国教科文组织的支持下，国际档案理事会于 1990 年成立了著录标准特别委员会， 旨在制定一套国际通用的档案著录标准。1994 年，国际档 案理事会公布了《国际档案著录标准 (总则) 》 (第一版) 。这是档案著录的第一个国际标 准。后来著录委员会根据档案工作的实际情况不断补充和修改， 目前已出版了第二版。档案利用是档案管理的终极目标。档案利用是指档案机构依托所保管的档案，采取一定的方式方法向档案利用者提供档案及其信息，满足利用者的不同需求，为社会各项事业服务。档案的封闭利用，只是少数人享有的特权，而档案人员是“特权的保护人”。档案利用向开放的转变。意大利档案学家波尼法西奥在其 1632 年出版的《论档案》一 书中明确提出，档案馆的性质应当是公开的，只有可以公开的档案才应当归档案馆保存。法 国大革命爆发后，于 1790 年成立了世界上第一个近现代意义的向公众开放的国家档案馆。1794 年，法国颁布了世界上第一部专门的档案法——《穑月七日档案法》，该法令宣布法 国的所有档案馆均实行档案开放原则。档案开放原则也因此被誉为“档案的人权宣言”。档 案利用进入信息资源开发和共享的时代，在这种情势下，档案利用显现出许多新情况和新特 点。限制利用档案的依据主要是法定的档案封闭期制度和保密制度。限制利用的文件类型，综合起来有六大类：与国家安全和社会秩序有关的文件、与私人 秘密有关的文件、受法律保护的文件和有时效性的文件、私人档案馆中的文件、国家领导人 和公众领袖人物的文件、出于保护档案实体而限制利用的文件。在美国以及实施这类自由权的国家，为了处理档案利用中出现的争议，采取的做法是： 一种是由法院处理；另一种是设立专门机构处理；再一种是由档案解密委员会负责处理。近年来，限制利用的新趋势是缩短封闭期，如英国的做法。1980 年召开的第 9 届国际档案大会，以档案利用为讨论主题，把档案利用分为三种类型：即学术利用、实际利用和普遍利用。档案利用服务一般有借阅服务、信息服务、复制服务、借出馆外服务、展览服务等形式， 近年来还增加了网络服务、社交媒体与档案服务等新类型。档案事业及其管理并非自古有之，而是近代以来才产生的。近代法国档案工作改革和现 代苏俄档案工作改革是世界档案史上的两件大事，它们分别成为近代档案事业形成和现代档 案事业格局定型的开端。当代国外档案事业管理已形成了特定的模式。如果从基本性质的角度区分，可以分为资 本主义与社会主义档案事业两种。这两大性质的档案事业管理的首创者分别是近代法国和现 代苏俄，它们成为资本主义与社会主义国家建设档案事业的榜样和示范。如果从管理方式的角度区分，现当代档案事业管理可以分为“中心模式”和“主体模式” 两种。“中心模式”是指国家以档案行政管理机关为指挥中心，负责对整个档案事业进行管 理和控制。这种模式的代表有法国、俄罗斯和美国等国家。“主体模式”是指国家没有设立 档案事业领导中心，国家档案事业系统的组成以档案馆为主体，各级档案机构各自为政；国 家档案事业大多通过档案法规来约束或档案学术机构来协调。这种模式的典型主要有英国、 日本、澳大利亚等国家。
采用以档案事业行政管理机关为指挥中心建立档案事业模式的国家属少数，但其规模、 发展速度、档案信息资源的开发利用都有巨大的优越性。大多数国家的档案事业，都是采用 第二种模式———仅以档案馆为主体而无行政指挥中心的档案事业。档案事业管理体制指的是一个国家整个档案事业的管理方式和组织制度，包括各类档案 机构的设置、隶属关系、权限划分等内容。现当代档案事业管理体制已经定型为集中式与分 散式两大类型。这两大类型与一个国家档案事业的模式有着一定联系，中心模式的国家大多 建立的是集中式档案事业管理体制；主体模式的国家大多建立的是分散式档案事业管理体 制。这是因为档案行政管理机关的设立往往是集中式档案事业管理体制的标志。集中式档案事业管理体制指的是全国的档案事业统一接受档案行政管理机关的领导或 监督，地方档案机构接受中央档案机构的领导。承担这种行政管理职能的机构或者是专门的 档案行政管理机关，或者是中央级档案馆。作为全国档案事业指挥中心的档案行政管理机关， 依照法定权力对国家档案事业系统进行管理、指导和监督，从而使整个管理结构实现组织化 和有序化。从国外范围看，集中式档案事业管理体制又具体以俄罗斯型、法国型、北欧型三 种为代表。分散式档案事业管理体制指的是国家不设立档案行政管理机关统一掌管全国的档案工作，中央和地方的档案工作实行分权管理、各司其职的原则。换句话说，就是中央档案机构 无权过问地方档案事务，地方档案机构不受中央领导。从国外范围看，分散式档案事业管理 体制也以英国型、美国型、原南斯拉夫型、瑞士型四种为代表。世界各国确立档案事业管理体制是其历史文化传统、社会制度、国家体制等多种因素的 综合产物，没有绝对的优劣之分。但是，集中式与分散式体制相比，还是有着一定的优越性。 集中式体制的优越之处在于更利于档案事业的发展，一是有利于全国范围内的档案工作实现 统一规划和有序管理；二是有利于建立和协调各类档案机构之间的关系；三是有利于档案工 作的标准化、规范化和现代化。档案行政管理机关的设立是国家档案事业开始统一领导的标志，后来发展成为集中式档 案事业管理体制的象征。档案行政管理机关的职责，一般是由国家用法律手段规定的。总体而言，职责主要包括：掌管国家全部档案；统筹规划国家档案事业；制定档案规章制度；领导和监督所属机关的工 作；监督和指导文件管理；在档案领域内代表国家进行国际交往。外国档案事业行政管理机关目前存在两种归口管理的形式，分别是：直接隶属于国家最 高行政当局，是政府的直属机关，局长由政府首脑任命，除中国外，有美国、俄罗斯、越南、 阿尔及利亚等；隶属于政府的某个部，是部直属局，如意大利、法国、西班牙等。从世界范围看，当今各国档案事业行政管理机关分为：层次型 (俄罗斯) 、单一型 (法 国、意大利、罗马尼亚、越南、蒙古、阿尔及利亚) 、兼职型 (瑞典、丹麦、挪威、芬兰、 冰岛) 、局部型 (美国) 等四种。近两个世纪的考古发现证实，最古老的档案馆库起源于人类第一个阶级社会——奴隶社 会时期。奴隶社会时期和封建社会时期的古代档案馆库，都是专门为统治阶级服务的一种特 殊武器库。从 19 世纪起至今，世界各国出现了近现代档案馆，这些档案馆是负责集中和永久保存 档案，并提供档案为社会服务的档案管理机构。提供档案为社会服务，是近现代档案馆区别 于古代档案馆库的主要标志。当代档案馆设置和划分的依据归纳起来有五条：1. 按档案归属，据此将档案馆分为公 共 (国有) 和非公共 (非国有) ；2. 按级别或国家行政区划，设有中央和地方档案馆；3. 按历史时期或历史断代，分历史档案馆和现代档案馆；4. 按国家某些专业部门或馆藏，划 分为专门或专业档案馆和综合档案馆；5. 按档案载体、记录方式和制作方式，设有音像档 案馆、影片档案馆等。以上五条可以交叉使用也可以单独使用。当代各国的公共档案馆，由国家以法律手段或行政手段设立，其主要类型有四种：国家 档案馆、历史档案馆、机关档案馆、专门档案馆。当代各国非公共档案馆，指公有以外的所有档案馆，包括集团的、宗教的、家族的、私 人的等多种档案收藏机构。上述专门档案馆中除公有的外，也有私有的和集团所有的，如私 人企业档案馆、教会档案馆、政党档案馆和大学档案馆都是非公共档案馆的不同类型。当代档案馆具有四大特点：独立性、多类型性、开放性、馆藏来源的多渠道性。近代档案立法始于法国资产阶级革命时期。《穑月七日档案法》是法国颁布的第一部档 案大法，既是法国档案工作改革的重要成果，也是推进改革的基本纲领性文件。它是世界上 第一部档案法，第一次将档案工作上升到国家一项独立工作，其颁布标志着近代档案法规建 设的发端。档案法规体系，对中央集权制的国家来说，它应当由档案法、中央档案行政法规、中央 档案行政规章、地方档案行政法规和地方档案行政规章等五个层次组成。对于联邦制国家来 说，档案法规体系首先划分为联邦的和地方的，它们分别由三个层次组成，即联邦或地方档案法、联邦或地方档案行政法规和联邦或地方档案行政规章。当代各国档案立法普遍遵循的基本原则有：保护档案财富原则、档案集中管理原则、档 案机关独立性原则和档案利用与开放原则。
外国档案法规的基本内容，主要包括关于档案和保护档案、档案的移交和征集、档案机 构、档案开放利用、档案人员等五个方面。
法国是首先创办高等档案专业教育的国家。1821 年，法国建立国立文献学院 (又译档 案学院) ，被西方档案学家誉为“第一代档案学院” 。1854 年，奥地利成立维也纳档案学 院 (1904 年改组为历史研究院) 。1894 年，德国建立位于黑森州的马尔堡档案学院。这 三所档案学院被西方档案学家称为三代档案学院。苏联在 1930 年创办莫斯科档案学院， 1932 年改称莫斯科历史档案学院，成为社会主义国家档案高等教育的开端。目前，外国档案教育形式主要有五种：国际性档案培训机构、由国家创办的正规档案院 校、由档案馆创办的档案学校或培训班、在大学或学院设立档案学专业或课程、由档案工作 者协会举办的培训活动。档案人员，也称“档案工作者”，是从事档案工作人员的统称。随着社会的发展和技术 的进步，档案人员的角色呈现出多样化特征，不再是单一的保管员，而是转变成为“社会记 忆的塑造者”“知识的提供者”“文档系统的监督者与审计员”“工作团队的合作者和参与 者”“文化产业的建设者”“社群档案的辅导者”。档案管理和文件管理是一个职业结构中 的两个部分，在这个结构中，档案人员可以分为辅助专业人员、专业人员、高级档案专业人 员 (管理人员) 三个专业级别。 |
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