全宗内档案分类原则与分类标准

全宗内档案分类总的原则是要科学、客观、符合逻辑,能反映档案的形成特点和规律。具体分类原则如下：

(1)根据全宗的性质和特点,选择适当的分类标准。能够恰如其分地揭示档案间的内在联系,使整个分类系统具有客观性,组成一个有机的整体,系统反映出立档单位的活动面貌。

(2)分类体系的构成应具有逻辑性,遵守逻辑划分规则。一次分类只能使用一个分类标准,子类外延之和正好等于母类外延,子类之间必须界线清晰,不能互相交叉,类目概念应明确。

(3)分类层次简明,类目不宜过细、过多。一般来说,类目划分到二级至三级,使之能包容一定数量的案卷。另外,划分类别时应留有伸缩余地,以便随实际需要增加或减少类别。

(4)类目名称应含义明确,具有系统性,有合理的排列顺序。必要时,对类目所指范围和归类方法应有说明,以保证分类的一致性。

全宗内档案的分类标准主要有文件的时间、来源、内容、形式四种,每一标准下又有不同的分类方法：

(1)按文件产生的时间分类

①年度分类法：根据形成和处理档案所属年度分类。

②时期分类法：按立档单位在发展过程中形成的不同时期(或不同阶段)分类。如：中华人民共和国成立前、中华人民共和国成立后、抗日战争时期等。

③工作阶段分类法：如工程档案按设计、施工、竣工等不同阶段进行分类。

(2)按文件的来源分类

①组织机构分类法：按立档单位的内部组织机构分类。

②作者分类法：按文件的作者分类。

③通信者分类法：按与立档单位有较稳定的来往通信关系的机关或个人分类。

(3)按文件的内容分类

①问题分类法：按文件内容所说明的问题(事由)分类。

②实物分类法：按文件内容所涉及的实物分类,如：石油、粮食、煤炭、棉等。

③地域分类法：按文件内容所涉及的地理区域分类,如：湖北、湖南等。

④专业分类法：按档案内容所反映的专业性质分类。

(4)按文件的形式分类

①文件种类分类法：如：账簿、报表等。

②载体形态分类法：按文件的制成材料分类,如：胶片、录像带、光盘等。

③形状规格分类法：按载体的形态和大小分类,如：卷、盘以及不同的尺寸等。