全宗的编号

(1)对全宗进行编号,要考虑馆藏全宗的特点及管理的方便,根据全宗的类型和数量合理编号。

(2)全宗号应力求简洁,方便实用,不能过于繁琐。

(3)已编好的全宗号不得任意更改,应保持其稳定。即使某一全宗的全部档案都已移出,该全宗号亦不得挪作他用,以免发生混乱。

(4)具有扩展性。应为新全宗的编号留有余地,避免因新入馆的全宗打乱整个编号体系。

(5)具有唯一性。全宗与全宗号之间一一对应,一个全宗只能有唯一的一个号码,便于统计和检索。全宗号数应能如实反映馆藏全宗数量和档案出处。

对全宗编号的方法有很多且各不相同,归纳起来主要有下面两大类：

1.序时流水编号法

它是按全宗进馆时间的先后顺序编号。这种编号方法简单实用,比较客观,适合全宗量不大、全宗类型较单一的档案馆采用。

2.体系分类编号法

它是对全宗先进行一定的分类或分组,再编号。这种编号方法逻辑性、系统性强,层次分明,能反映全宗本身的性质和特点,但编制较复杂,其号码不易分辨和记忆。这种编号方法适合馆藏全宗数量大,全宗的时间、地域跨度大,类型复杂的档案馆采用。

上述两种全宗编号方法各有优缺点,在具体应采用哪种方法来编号时,档案馆应依馆藏全宗的状况而定。

全宗的编号与全宗在库房内的实际排列顺序有时一致,有时不一致。在一些规模较大、馆藏数量较多的档案馆,不一致的情况居多。全宗的排列可按全宗号顺序排列,也可按立档单位的历史时期、性质、所属系统、地区以及立档单位名称的音序或笔画排。在我国,通常按全宗群来排列,即把同一时期、同一系统或相同性质的全宗排列在一起,以保持同类全宗之间的联系。一般来说,全宗的排列方法和次序对全宗的编号无决定性影响,当全宗在库房中的排放根据保管需要有所变动时,并不需要改变全宗号。但全宗号作为查找档案出处的一种手段,若与全宗的实际排列顺序相一致,则有利于迅速找到所需档案。