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浅谈企业涉密档案的日常保密工作 |
| 发布者： 发布时间：2021-02-04 阅读：4733次 |
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企业涉密档案是企业的核心秘密，记录着企业的经营活动和决策问题的全过程,是企业的无形资产,关系到企业未来的兴衰与成败,因此，我们在做好企业档案管理工作的同时也要重视保密工作。今天我们就对企业涉密档案的保密工作提出一些措施。
首先要加强库房的硬件设施管理，库房的管理是涉密档案保管工作的重要前提。从总体上讲，档案库房应按照国家有关规定单独兴建，档案库的库房门必须是专用的防盗保险门，窗户应专门加固，库房内外都要安装防盗监视器，以防盗窃。还应尽量做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开。库房内的消防设施要完备并定期由专业人员进行检查，并配有除湿机等设备，以防档案受潮；档案库房钥匙应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内，从档案库房内外部的硬件保管条件上确保企业涉密档案的安全。机要部门应定期对密级文件进行整理、清退、移交档案室归档，机要人员与档案管理人员双方要清点核对，并履行签字手续；档案管理人员必须按档案管理要求和保密规定分类整理、立卷归档。 借阅文件必须按审批借阅范围履行借阅登记手续，包括查阅人和查阅的基本内容等信息。借阅涉密文件经审批流程后，应在档案室指定位置完成查阅，由工作人员在场监督。归还时应清点好数量和类别，仔细检查，如发现泄密和遗失等情况应立即采取措施进行补救。涉密文档应与普通文档分开，涉密文档应存于保密柜中，以确保文档的安全性和保密性。需要销毁的文件应由单位的保密机构统一办理，销毁普通文档与涉密文档必须履行清点、登记、审批手续，建立销毁清册备查。除此之外，为防止文档丢失和泄密，还应建立完整的应急防范系统。 企业涉密档案管理人员具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特点，为此，他们对保守企业秘密负有比一般工作人员更为重大的责任。企业档案保密工作好与坏，企业档案管理人员的保密素质很关键。涉密档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，不仅要有严谨的工作作风，经手的事情件件有头有尾，手续清楚，而且要防止头脑中秘密的泄露。 随着时间的推移和相关文件的贯彻执行，档案的密级也要随之发生变化，即解密、升密和降密。大多数文件是降密和解密的情况，有些档案是有保密时限的，超过了一定时限就进行解密，所以对档案的保密时限也要详细记录。而有些档案是因为原指导文件的变化导致其保密性的变化。我国档案的保存都遵循《保密法》，企业档案也不例外。随着档案保密制度日益健全，我们要建立划定密匙制度、调密通知单制度和涉密档案接收标准制度。企业涉密档案保管工作的具体任务，就是“十二字原则”：不损坏、不丢失、不散乱、不泄密。不损坏，就是使档案保管得完好无损，不致因温度、湿度、虫蛀等等各种不利因素而使档案损坏，对已经破损的档案，要及时抢救。不丢失，就是使档案绝对安全，不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃，不仅要保证档案实体安全，也要保证档案内容的安全。不散乱，就是要求档案保管工作有条不紊，档案排架整齐规范，有规可循，有目可查。不泄密，就是要求档案管理工作者时刻警惕，要有保密意识，守口如瓶，所保管的档案资料信息不外传。为此，涉密档案保管工作的任务既是光荣的，更是艰巨的。确保企业涉密档案齐全完整安全，不仅是企业一项日常的基础工作，更是确保企业经济活动可持续发展的一项重要内容。
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