科技档案的收集、整理与归档鉴定

科技档案收集

科技档案是国家机构、社会组织以及个人从事各项社会活动形成的，对国家、社会、本单位和个人具有保存价值的，用来记录和反映科学研究、生产运营、项目建设活动和设备仪器运行、维护及其管理工作的，应当归档保存的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。它的产生范围十分广泛，机关、事业、企业单位都会形成和产生科技档案。

在机关中，常见的科技档案有科研档案、设备档案、项目档案等。企事业单位中的科技档案包含产品生产类、科研开发类、项目建设类、设备仪器类。目前，科技档案按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB／T11822）进行整理。

科技档案是直接记述和反映科技、生产、基建等活动，经过系统整理、保存备查的科技文件材料，它产生于科技、生产等活动中，记述和反映自然界各种物质现象和运动规律，以及人们认识自然、改造自然的各种活动，这在客观上决定了科技档案产生的多时空、广地域、长周期、全方位，大大增加了收集工作的难度。

这就要求科技档案管理人员要熟悉科技档案的形成过程，在掌握和遵循科技档案形成规律，保持科技文件材料内在联系的原则下开展收集工作，避免收集工作的盲目性。以基建项目档案为例，归档科技文件材料应当记录和反映建设项目从规划到竣工验收的全过程，且确保真实性和准确性。例如：基建项目文件可以按照项目准备阶段、项目实施阶段和竣工验收阶段按照时间轴的顺序分阶段收集，每个阶段内形成的文件材料按照项目实际进展情况进行收集。像项目准备阶段，其形成的文件材料大多为立项相关文件；招标投标、合同协议文件；勘察、设计文件；征地、拆迁、移民文件等。

为做好科技档案的收集工作,提高收集效果,保证收集质量,科技档案的收集工作一般应注意以下几个“结合”:

1. 接收归档和现场收集相结合。基层科技档案部门的收集工作,主要是通过接收科技文件材料归档实现的。为保证科技档案完整、系统,科技档案部门还应深入科室、车间,深入工地现场,做好科技档案的收集工作。

2. 随时收集和集中收集相结合。随时收集,同日常工作相结合,这种收集方式及时、灵活、简便。特别是对下述各种材料一定要做好随时收集:

a、归档遗漏的零散材料;

b、有关人员工作调动时应该归档移交的材料;

c、工作项目中断或发生变化时应该清理归档的材料;

d、出国人员或外出人员带回的应该归档保存的材料等。

集中收集,除定期接收归档的科技文件材料外,还应结合企业整顿、保密检查等活动,以突击的方式进行科技档案收集工作。这种收集方式,人力集中,效率比较高,效果也比较好。

3. 科技档案的收集工作同计划管理相结合。首先,要同计划部门密切配合。了解和掌握科技、生产活动的具体安排。科技文件材料的形成,同科技、生产活动的安排密切相关,而科技、生产活动的具体安排,离不开计划管理。因此,同计划部门配合,主动了解科技、生产活动的计划安排,掌握计划项目及其工作进度,有利于主动、及时地做好收集工作。其次,要把归档收集工作纳入计划管理。一项科技任务完成以后,要同时将有关的科技文件材料归档。只有科技文件材料归档完毕,才算科技任务计划的最终完成。

4. 对内收集和对外收集相结合。科技档案的收集工作,不仅要做好内部有关材料的收集工作,而且要做好对外收集工作,这是因为某些材料涉及到外部单位。如基建档案残缺不全时,可以有针对性的向原设计单位、施工单位进行收集;设备档案可向原生产单位进行收集;协作项目的档案材料有短缺时可向原协作单位收集等。

科技档案整理

科技档案的整理工作，就是按照一定的原则和方法，对科技档案进行系统整理和编目，并通过编目将其内容与成分展示出来的一种工作。整理内容包括分类、组卷、排列和编目等内容，由科技档案部门独立完成。

整理工作同样在档案的管理中占据着重要的地位。首先，整理工作是科技档案业务建设的中心环节。在科技档案工作六项环节中，收集是起点，利用是目的，整理、鉴定、保管和统计是业务建设。在业务建设中整理是中心环节。通过整理工作，才能实现系统化和条理化，展示出科技档案内容和成分，才能进行排架，将保管单位位置固定下来。这样，便于检验收集质量，查漏补缺；方便保管单位之间的比较鉴别，正确判断保存价值；还可以为后期档案的保管统计、查阅利用提供便利。另外，整理工作是科技档案能够发挥作用的前提条件。经过科学整理的科技档案，能够保持它内部相互之间的有机联系，揭示出它的内容和成分，能使科技档案工作者易于了解和熟悉所管科技档案，从而能够准确、迅速地提供利用。同时也便于需要利用科技档案的有关人员查找科技档案，使科技档案更好地发挥其经济效益和社会效益。

另外在科技档案整理过程中应遵循科技档案的自然形成规律，保持科技文件材料之间的有机联系，便于保管、保密和提供利用的基本原则。

其中遵循科技档案的自然形成规律，保持科技文件材料之间的有机联系是因为科技档案是科技、生产活动的产物，科技、生产活动有本身的客观运动规律和一定的科学程序；遵循自然形成规律，就是按照科技档案的“固有的程序”来进行分门别类，以维护和保持档案材料间的内在的客观的联系。按照“固有的程序”，进行自然的分类、排列，不能主观地将具有有机联系的成套科技档案任意拆散，或者把没有任何关联的科技档案拼凑在一起。

而便于保管、保密和提供利用讲的是科技档案由于制成材料不同，形式不同，密级不同，都要通过整理工作加以区别。在整理工作中，不仅要注意保持其各自的有机联系，还应从便于管理的角度，考虑如何保护科技档案，不可不加区分地将不同种类的档案材料硬归到一起。

因为科技档案之间类别明显，专业性和系统性较强，这就决定了产生档案材料的成套性。一个立档单位围绕一项相对独立的科技活动形成的，具有保存价值的科技文件为一个有机整体，成套进行管理。例如：一个建设项目、一个科研课题、一个产品工艺、一套设备仪器形成的整套科技文件材料。

同样，正是因为科技档案的以上特性，在机关中常把科技档案分为科研档案、设备档案、项目档案三类，在企事业单位中常参照《企业档案工作规范》和《工业企业档案分类编号规则》把科技档案分为产品生产类、科研开发类、项目建设类、设备仪器类四大类。每一类科技档案的整理都有不同的重点和注意事项。

科技档案鉴定

科技档案鉴定工作是业务管理工作的内容之一。这项工作就是鉴别科技档案的现实和历史价值，根据价值的大小确定保管期限，把没有和失去保存价值的科技档案剔除销毁。主要通过归档鉴定与管理鉴定两个工作过程进行。

归档鉴定是在科技文件材料归档时，由有关的科技业务部门对所归档的材料进行一次鉴定。它要决定归不归档的问题，另外还要确定归档文件的保管期限，即第一要鉴定科技文件材料有没有保存价值，第二要鉴定科技文件材料价值量的大小。

科技档案是历史的记录，它的产生与历史条件分不开，反映了一定历史时期的科学技术水平。特别是某些有代表性的科学技术发明创造或典型的生产、建设项目，其科技档案可能有一定的政治、历史或科技研究的价值。所以，我们在进行归档鉴定时应当用正确的观点判定科技档案价值和划定保管期限。不仅要考虑科技档案对本单位是否有用，还应考虑到对其他单位、对整个国家科技文化事业是否有用；从时间上既要考虑现在，又要考虑到未来；不仅考虑到使用价值，还应兼顾研究价值和教育价值；不仅看到科技水平发展上的先进性，还应考虑我国当前科技发展的实际状况等。

那如何鉴定科技档案价值量的大小呢？

科技档案鉴定工作的内容主要就是鉴定科技档案的价值，并由价值的大小决定保管期限。科技档案保管期限一般有两种分类方式，分别为永久、长期和短期保管和永久、30年、10年保管。在这里，可以把科技档案价值的大小称作价值量，它的大小是相互比较产生的。价值量越大，则保管期限越长。

在实际工作中，比较科技档案的价值量，可以从一下几个因素入手：

（1)技术因素：鉴定科技档案时，首先要看档案技术水平的高低。技术水平越高，则价值量越大。这是决定价值量的首要因素。

（2)功能因素：相同的科技档案对不同的单位机构，功能作用不同。如一项工程建筑设计档案，对设计单位来说可能已失去先进性，但对建筑物拥有单位在使用、维修、改建、扩建、恢复方面还有重大依据作用。

（3)作者因素：国内外著名专家和学者形成的科技档案、委托国外设计的项目、引进的专利和生产线、合资项目、中央直属企业、科研单位所编制的科技档案价值量就大。

（4)时间因素：古代遗留下来的一张图稿，一个水文、气象的数据，一个家传秘方。哪怕是十分简单、孤立而没有联系、没有理论根据，在今天看来都具有很大的价值。可以说“时间”赋予了它价值量。

（5)典型因素：应当把记录人类科技发展史的具有代表性的、典型性的、纪念性的成果的档案保存下来。在单位和专业系统内，应把具有典型意义的科技档案保存下来。

（李富伟 陈华振）