案卷编目:是在组成案卷的基础上进行的一项工作,也是科技文件整理工作的一项内容。
编目内容
案卷编目是以案卷为对象,通过一定的形式固定案卷系统整理成果,揭示案卷内科技文件内容与成分的工作。
其内容包括编页号、填制案卷内科技文件目录、填写备考表、填制案卷封面和脊背标签。
参考标准:《科技技术档案案卷构成的一般要求》 GB/T11822—2008。
编目要求
要准确地反映案卷系统整理成果,揭示出案卷内科技文件的内容与成分,便于科技文件和科技档案管理人员掌握案卷内文件(档案)的基本情况,维护和监督科技档案的完整与安全,对不同案卷开展有针对性的管理,迅速、准确地查找和提供科技档案,为科技、生产活动服务。
要能够固定案卷内科技文件的排列顺序和位置,便于归档后立档单位档案部门和档案馆的管理。
使用标准化、规范化的语言、数字和符号,文字简明、书写工整、字迹清楚。
编目方法
1、编写页号
为案卷内每一页文件编制顺序号,以便固定案卷内科技文件的顺序,确切统计案卷内科技文件的数量,有助于保护和查找使用。
方法:有书写内容的页面,都要用阿拉伯数字从“1”逐页编号;单面书写的文件在右下角编号;双面书写的文件,正面在右下角,反面在左下角;卷内文件目录、备考表和案卷封面不编写页号。
对于成套性或印刷成册的科技文件,已有页号的,不必别行编号。与其他科技文件组成一卷的,应排在卷内最后。在备注中注明总页数。对于页号不连贯的,需要重新编写页号。
2、编写卷内目录
卷内目录排列在卷内文件材料首页之前,其编写项目包括:序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页数、备注等。
序号:采用阿拉伯数字从“1”依次编写卷内科技文件件数的顺序;
文件编号:填写文件的文号或图样的图号、设备代号、项目代号;
责任者:填写科技文件的形成部门或主要负责者;
文件题名:填写科技文件或图样的标题的全称;
日期:指文字材料或图样的形成日期;
页数:填写每件文件的总页数。
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