《商标注册档案管理办法》解读

2020年8月20日，经报国家档案局同意，国家知识产权局印发了《商标注册档案管理办法》（以下简称《办法》）。这是适应商标注册便利化改革需要、提高商标注册档案管理效能和管理水平的重要举措，是做好新时期商标注册档案工作的重要遵循。

1987年，原国家工商行政管理局、国家档案局印发了《商标档案管理暂行办法》（以下简称《暂行办法》），在规范和加强商标档案管理、促进商标管理工作更好地服务经济社会发展方面发挥了积极作用。近年来，随着我国经济社会的快速发展以及信息技术的广泛应用，商标注册档案的内容范围、承载形式、管理手段、利用方式等发生很大变化。为贯彻党的十九大“强化知识产权创造、保护、运用”的有关要求，推进实施商标注册便利化改革，迫切需要对商标注册档案的归档、保管、利用、销毁等方面的规定进行相应调整和完善。同时，随着商标注册管理信息化水平和精细化程度的日益提升，越来越多的商标注册文件材料以电子形式产生、传输、保管，《暂行办法》已经无法满足社会发展和管理需要，无法适应新时期商标注册档案工作需要，急需对其进行修订。

《办法》突出体现了以下4个方面的要求：一是深入贯彻落实党的十九大精神，切实加强商标注册档案的有效保护和利用；二是适应商标注册便利化改革需要，提高商标注册档案信息化管理水平；三是促进商标注册档案管理内部治理，完善商标注册档案管理的制度建设，有效保护商标注册档案的真实、完整、有效和安全；四是科学界定商标注册文件归档范围，准确划分档案保管期限，为实现档案库房空间良性循环的目标做好制度保障。

《办法》全文共18条，明确了制定目的和依据、商标注册档案定义、管理体制、工作原则；规定了商标注册文件材料归档范围、业务经办部门和档案管理部门职责、归档要求、整理原则和方法，电子注册文件归档要求；明确了商标注册档案的保管和销毁规定；规定了专用库房要求、商标注册档案保管期限、电子注册档案保管要求、保管期限届满档案的鉴定和销毁要求；规定了商标注册档案的开发和利用制度、档案服务外包、保密原则和处分规定；规定了商标局可制定具体工作规程、施行时间。

工作中，要特别注意把握好以下几个问题。
 

1. 适用范围

《办法》明确了商标注册档案是指在商标注册申请、异议、撤销、复审、无效等过程中形成的具有保存和利用价值的各种形式和载体的历史记录。商标注册档案包括注册申请及后续、商标异议、商标撤销、商标复审、商标无效和其他类档案。实践中，《办法》具有广泛的社会指导意义。《办法》规定了商标注册档案收集、整理、归档、保管和提供利用的要求和方法，为企业和社会组织加强内部商标注册档案管理提供了参考。参照《办法》有关规定，企业和社会组织可以建立内部商标注册档案管理工作制度，完善管理工作体系，将其商标注册档案作为企业或社会组织档案中一个重要组成部分，做好收集、整理、归档、保管、检索和提供利用等工作，助力企业加强商标注册、运用、管理和保护。
 

2. 商标注册文件材料的归档范围和档案保管期限

《办法》将商标注册文件材料归档范围按业务类型和保管期限归纳分类，充分考虑了历史和现实因素，吸纳了商标局各业务部门意见，全面反映了商标专用权确立和保护情况。《办法》明确商标注册档案保管期限分为永久和定期两种。
 

3. 直接反映商标专用权确立和变化的文件材料划为永久保存

保管期限表中永久保存的商标注册档案比重较大，商标专用权期限具有特殊性，按照我国商标法律法规，注册商标的有效期为10年，商标专用权人可以通过申请续展不断延长有效期。另外，商标承载着企业的商誉，具有历史再现性，尤其是一些老商标，是当时社会发展的真实记录，其商标注册档案是研究当时经济文化发展的重要依据，对再现历史真实面貌具有重要意义和保存价值。
 

4. 将商标专用权确立过程中某环节产生的文件材料划为定期保存

比如，案件类证据材料是在商标专用权确立过程中产生的，短期内有调卷备查或应诉需要，将案件类证据材料保存5年、10年能够满足调卷和应诉需求。通过对商标局近两年案件类档案的调卷次数和利用目的进行摸底分析，将驳回复审案件证据材料保管期限划定为5年，将其他复杂案件证据材料保管期限划定为10年，能够满足调卷备查需要。按照《中华人民共和国商标法》规定，当事人对商评委的决定不服的，自收到通知之日起30日内可以向人民法院起诉，如果驳回复审等案件进入应诉环节，则需等到生效的法院判决才能作出最后裁定，商标业务经办部门在全部流程结束后将相关材料移交归档，5年、10年保管期限可以满足应诉需要，而且留有足够余量。
 

5. 商标注册档案工作的职责分工

1987年的《暂行办法》没有明确各环节的负责部门，不利于具体工作中商标注册文件材料的收集和整理。由于业务经办部门更加熟悉自己的工作业务和文件的形成、处理过程，清楚哪些材料需要归档，由他们进行收集归档更能确保文件材料的完整性和实效性。这次修订确立的“谁形成，谁整理”原则，明确了各环节责任主体，要求商标业务经办部门负责商标注册文件材料的收集、整理、归档工作，对商标注册档案的系统性、完整性、准确性负责。商标注册档案管理部门负责指导业务经办部门对文件材料进行收集、整理，同时负责商标注册档案接收、整理、保管、统计、利用等工作。这对企业和社会组织规范内部商标注册档案管理也具有重要指导意义。

《办法》还明确了收集整理要求、原则、方法、流程以及归档质量要求等。从档案管理工作实际来看，明确责任主体和工作要求有利于档案材料收集齐全完整，有利于提高档案案卷质量，有利于划定明确的责任界线，有利于档案管理部门集中精力更好地做好档案利用服务工作。
 

6. 电子商标注册档案的管理

《办法》适应了商标注册档案信息化发展需要，规范了电子商标注册文件的归档与管理，有利于确保电子商标注册档案真实、完整、可用和安全，有利于维护历史记录原貌，促进档案信息资源开发与利用。要特别把握以下几个方面：

一是商标注册档案定义规定的“各种形式和载体”包括电子商标注册档案。

二是《办法》规定了电子商标注册文件归档要求。电子文件、电子档案自身具有一定特殊性，包括电子数据容易被修改、格式转换需保持可读性、为保证存储安全需进行备份等，因此，前端控制是电子文件管理的重要环节。将电子文件归档要求前移到生命周期的最前端是实现电子档案真实性、可靠性、完整性和可用性的客观要求，是电子档案发挥法律凭证作用的有效保障。《办法》明确要求电子商标注册文件要按照要求的格式存储，以确保电子文件的有效读取。明确了存储要求，有助于确保电子商标注册文件的安全性。

三是《办法》规定了电子商标注册档案保管要求。《办法》对电子商标注册档案存储条件和方式提出具体要求。由于建立符合电子商标注册档案管理标准的计算机系统是实现电子商标注册档案规范化管理的前提条件，因而，电子商标注册档案管理应将技术控制手段和管理流程环节紧密结合，保障电子商标注册档案在迁移、动态管理、离线存储过程中操作的不可抵赖性、数据存储的完整性，保障电子商标注册档案信息不被非法篡改。
 

文章来源：《中国档案》2020年第9期