档案业务管理

档案业务管理是指在遵循档案工作原则的基础上，利用来源原则、文件生命周期理论、档案鉴定等基本理论管理档案，满足利用者需求的工作。档案业务管理的主要内容包括对档案实体管理和档案信息资源开发两个方面，档案实体管理是档案信息资源开发的基础，信息资源开发工作则是档案基础工作的目的，两者是互相依存，辩证统一的关系，只有同时做好这两个方面的工作，才能科学合理的管理档案。

  （一）档案实体管理

档案实体管理是指针对处于实体状态的档案所进行的一系列管理工作。档案的分散、零乱、数量大等状况与社会利用档案的要求之间的矛盾要求档案工作者需要对档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计。其具体的各个工作环节是适应社会实践的需要和发展而产生和发展的，在管理方法上具有稳固、单一的特点和要求。档案管理水平的高低决定了社会对其实际需求的满足程度，因此，必须按照科学的原则和方法对各个部门形成的文件进行系统的、专门的管理。

1.档案的收集

各个机关、机关内部各个组织单位形成和使用的档案，往往是分散的，为满足社会利用者集中利用的需要，需要加以系统化。因此，各个档案机构要按照党和国家的规定，通过例行的接受制度和专门的征集办法，将分散在各机关、组织、个人手中和散失在社会其他地方的档案，有组织、计划的分别集中到各有关机关档案室和各级各类档案馆，及时的做好档案的收集工作。档案的收集工作是档案业务管理工作的首要环节，实现了档案的统一领导和分级管理，在档案管理中处于重要的地位。

2.档案的整理

各个部门形成的档案数量很大，收集起来的档案若不经过科学的整理，始终是处于零乱、无序的状态，这为档案的提供利用造成阻碍，不能很好的实现档案自身价值。为了更好的发挥档案的作用，同时为整个档案管理工作奠定基础，在遵循文件之间形成规律的基础上，对处于分散零乱状态的文件进行分类、组卷、排列、编目，保持文件之间的有机联系，从而使档案材料达到有序化和系统化。

3.档案的鉴定

    随着社会的发展和进步，新的档案在不断更新和补充，使档案的总量日益增长，而有些档案材料在保存一定的时间以后，有些还需要保存，有些不仅已不能满足社会的需要，反而给利用者造成诸多的不便。为适应社会的需要，就要根据一定的原则和标准，科学地判定档案历史与现实的价值，确定其保管期限；通过价值核查和质量核查，对失去保存价值，或者内容失真和不完整的档案，按照规定的手续进行处置。通过对档案的鉴定可以检验其他各环节的工作效果，同时有利于保护有价值的档案，解决库藏量与物质条件、库藏量与档案质量、工作量大与档案人员不足等之间的矛盾。

4.档案的保管

由于自然和社会的各种原因，档案总是处于潜在的渐进性的自毁过程中，而社会的需要则要求档案工作者在尊重客观实际的基础上，尽可能的发挥主观能动性，从表面的现象入手深入的研究和掌握档案损坏的规律。根据所得的规律，再通过专门的现代化技术措施和经常性的工作，减少和防止档案的损坏，最大限度的延长档案的寿命，维护档案的内容安全和实体安全，做好档案的保管工作，满足长远利用的需要。

5.档案的统计

科学的管理好档案还不足以满足社会实际的需求，在档案一系列的管理活动中,若想不断创新和提高档案的管理水平，就需要利用某种手段观察分析和研究档案工作中的诸多现象的发展过程。从具体的工作过程中了解档案工作的基本情况，再利用统计学原理，通过数字或数据反映档案工作状况和管理状况，揭示出档案管理工作活动的规律，从而提高档案的管理水平。档案统计工作是认识档案的重要手段，是档案事业建设的基础工作，其主要内容包括：对档案数量的统计、档案工作的统计、档案工作基本情况的统计。

（二）档案信息资源开发

档案经过收集、整理、鉴定、保管、统计等工作已经有了科学化的管理，在此基础上，档案信息资源的开发成为了一项重要内容。档案信息资源开发，就是档案部门根据社会需要采用专业方法和现代化技术，发掘、采集、加工、存储、传输所收藏档案中的有用信息，方便利用者利用，以实现档案的价值和作用。它包括档案信息检索系统的建立、档案信息的编辑与研究和档案信息数字化等内容。

1.档案信息检索系统的建立

 档案信息检索系统是指根据特定的档案信息需求而建立起来的一种有关档案信息搜集、加工、存储和检索的程序化系统，其主要目的是为人们提供档案信息服务。档案信息检索系统主要包括两个方面的内容：档案信息的存储系统和档案信息的查找系统。

 档案信息的存储就是按照一定的方法，将档案原件的内容和形式特征转换成一条条简短的记录档案原件特征的条目，并且按照一定的规则，将这些条目组织起来形成有序的档案信息集合的过程。档案信息的著录和标引以及档案信息目录的建立都是其内容。

档案著录是指对档案内容和形式特征等进行分析、选择和记录的过程。档案标引是指对档案内容进行主题分析，赋予检索标识的过程。档案著录和标引的一般方法步骤是根据可视档案的实际情况采取文件级著录或者案卷级著录。同时进行分类标引和主题标引，以形成目录的不同条目。中国制定有统一的《档案著录规则》、《中国档案分类法》和《中国档案主题词表》提供了标准 。

档案信息目录是将档案的著录条目，按照一定次序编排而成的检索工具，分别组成分类目录、主题目录、人名目录及各种专题目录。以前，档案信息目录的编制都是手工完成的，现代随着电子计算机的应用，为档案信息目录的编制提供了便利。

2.档案信息的编辑与研究

     档案信息的编辑与研究工作就是档案工作人员以馆（室）藏档案为基础所进行的编辑、研究、输出档案信息，主动地向社会各方面提供科学、系统的档案信息服务的一项工作，是档案信息资源开发的重要组成部分。其内容主要包括两方面的内容：档案文献汇编和档案参考资料的编写。档案文献汇编包括一次文献的档案文件汇编和二次文献的档案文摘汇编。

档案文件汇编是指按照一定的作者、专题、时间或文种等特征，把档案材料选编成册，在一定范围内使用或公开出版。如重要文件汇编、政策法令汇编、各种专题档案史料汇编等。档案文件的汇编本着全面、完整、原始、时效性的要求进行，其程序是：确定汇编题目—划定选编范围—全面查找与复制有关档案文件—按一定体例统一格式—分类编排—审核—编印（出版或内部印发）

档案文摘汇编是将若干篇编写好的文摘按一定体例汇集成册，以出版或内部印发的形式来提供利用的一种编研成果。其特点是：篇幅小、信息密度高、忠于原文、快速灵活。根据国家标准局1986年发布的《文摘编写规则》（GB6447—86），档案文摘的编写有一定的方法和步骤和格式规范，大体上有四个步骤：精读全文，熟悉内容；把握主题，摘出要点；综合编述，写出文摘；对照原文，审核修改。

档案参考资料是是对档案内容加工的结果，它给利用者提供的是较为系统的“素材”（即三次文献），满足利用者的需要，或帮助他们找到所需要的档案的线索。档案参考资料的种类很多，名称不一，用途广泛，归纳起来大致可以分成四种类型：大事记、组织机构沿革、统计数据汇集和专题概要。档案参考资料的编写工作一般有三个阶段组成，首先是准备阶段（制定编写计划）；其次是收集材料阶段；最后是综合编写阶段。

3.档案信息数字化

档案信息数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。

   档案数字化是数字档案建设最基础的工作，传统载体的档案经高科技技术加工成数字档案形式，通过局域网、政务网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案，为迎接档案信息服务新环境的挑战，提高管理水平、提高效率，增强档案业务部门的服务水平，为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。

（三）档案信息提供服务

档案来源于实践，同时要复归于实践。档案工作是适应人类实践的需要而产生的和发展的，而我们从事档案工作的目的就是为了科学管理这些在人类实践过程中形成的档案，充分发挥其效用，实现其价值，为社会各项事业服务。随着现代社会信息化程度的提高，人们对档案信息提供服务要求原来越高。档案部门要根据本单位的实际情况和利用者的不同要求，采取相应的服务方式。

1.阅览服务

阅览服务，是指档案部门直接提供档案原件、档案复制件和档案编研成品等档案实体的服务方式。

档案是人类社会实践过程中形成并保存下来的原始记录，在数量上一般以单份存在，有的内容有一定的机密性，这些特点决定了档案一般情况下是不予外借的，主要采用在档案馆（室）阅览的方法。从方便利用角度来看，阅览服务有利于利用者直接查阅档案原件，充分发挥档案信息的作用。从档案保护角度来看，阅览服务有利于保护档案原件，减轻损毁速度延长其寿命。从利用效果反馈角度来看，档案人员在阅览室有较多机会接近利用者，及时了解利用需求和利用效果，有针对性的展开工作。可以说，档案阅览服务是档案馆（室）一种不可替代的档案提供服务方式。

2.出借服务

出借服务，是指档案部门按照相关制度，允许利用者办理一定的审批手续，将档案带回工作场所利用一段时间，并按时归还的服务方式。

出借服务允许利用者不受时间限制深入地利用档案，提高了利用效果，同时也远离了档案人员的视线，难以实行控制，存在一定风险。档案外借必须有严格的制度和审批程序，借用单位或人员要对档案的完整和安全负责，并按时归还，档案人员对归还档案要做好签收注销工作。

3.复制供应

复制供应，是指档案部门根据利用者的需求提供档案复制本的服务方式。

提供档案复制本不仅为利用者不受时空限制直接利用档案信息提供了条件，同时减少了档案原件的使用，有利于延长其寿命。但是档案复制本的印发不利于保密，档案部门不易控制，在制发范围和批准权限方面应妥善处理。

4.咨询服务

咨询服务，是指档案部门以档案信息为依据，通过个别解答问题的方式，向利用者提供档案、档案专业知识、档案检索途径的服务方式。

在档案利用过程中利用者由于对档案馆藏内容和检索方式不够了解，只能提出所要解决问题或提供一些简单的检索线索，档案咨询服务作为档案利用者和档案信息之间的一座桥梁，可以充分利用档案人员丰富的专业知识和对馆藏的了解，针对利用者对档案检索、调卷等工作中遇到的问题，进行辅导和提供利用建议，提高档案信息的利用效果。同时档案人员要把那些重要和一时解决不了的问题记录下来，建立完整的档案，以便定期统计和总结工作，提高咨询水平。

5.交流服务

档案信息交流服务，是指档案部门以档案信心产品作为交流媒介，以推介或交换的方式促进档案信息的社会传播，充分实现其价值的主动服务方式。

档案部门通过档案信息资源开发形成的档案信息产品，变被动服务为主动服务，突破了原先的服务范围，一方面使档案信息得到了充分的利用，另一方面适应了信息时代的客观要求，是档案从实体管理向信息管理方向发展，进一步提升了档案信息的价值。

6.出借档案证明

出借档案证明，是指档案部门根据机关、团体或个人的询问和申请，为了证实某种事实在档案部门保存的档案内有无记载和如何记载而摘抄的书面证明材料的一种服务方式。

制发档案证明是一项具有政治性的工作，档案人员在根据档案的正本或副本编写证明时，务必要保证客观性、真实性和准确性。不擅自对档案信息进行解释或作出结论，编写好的证明要仔细核对无误后方可加盖公章。

7.档案展览

档案展览，是指档案馆（室）根据一定的主题，以展出档案原件或复制品的形式，系统地介绍和揭示档案馆（室）中有关档案内容和成分的一种具体利用方式。

档案展览是档案部门开展爱国主义、革命传统教育，发挥档案社会教育的基本形式之一，从时间上分为短期和长期展览；从内容上可分为综合性和专题性展览。档案部门根据自己的馆藏并结合一定的主题，以定期举行档案展览作为服务的方式，可以有效起到宣传教育的作用，扩大档案的社会影响。举办档案展览时，必须重视对展出档案的保护和保密，展出机密档案时须经领导同意并限定参观者的范围。