社区居委会文书档案的整理方法

薃    有利于规范社区档案管理，提高社区工作效率，保证文件材料的齐全与完整，更好地保管和利用档案。

袂二、归档原则

蒈    遵循文件的自然形成规律，保持文件的原貌和完整，准确判定文件的保管期限，便于保管和利用。

螅三、归档要求

莀    1、做好文件材料的收集，收集的范围按照《社区居委会文书档案归档范围及保管期限表》的规定，凡应归档的文件都必须齐全完整。

肀    2、凡是永久保存的文件有生锈的金属物，归档时都必须去掉，并用对纸张无损害的粘合剂（乳胶）将文件重新粘合。长期、短期保存的文件保持文件的原貌归档。

袈    3、归档文件统一采用A4纸规格，大于A4规格的要折叠或裁剪，小于A4规格及破损的要托裱。如果整本（册）文件为16开规格的，不用托裱，但必须保持整齐划一。

薆四、归档整理方法

蒂    1、总的方法：顺其自然，单件归档。即顺应文件形成的本来状况，以自然件为归档单位，逐件整理归档。

膈    2、“件”含义

芇    （1）单份文件，一份文件为一件；

芆    （2）正件与附件合为一件；

蒃    （3）来文与复文（请示与批复、函与复函）合为一件；

蒁    （4）会议记录每次为一件；

螆    （5）各种报表、名册、图册等，一册（本）为一件。

肆    3、编制页码：原则上保留归档文件本身的页码，如文件本身没编页码的应编制页码，或者文件有增加的，应补充页码，用打码机或黑色的墨水笔填写都可以。

芁    4、分类

虿    按年度——类别（党务工作、行政工作等）——保管期限（永久、长期、短期）由各线专职人员进行分类，整理归档，交社区居委会档案室集中统一管理。

膆    5、编号

螇    （1）归档文件应按分类方法逐件在首页上方的空白处加盖档案章，并填写档案章有关栏目的内容。

莂档案章格式：

羄   （2）档案章的项目及填写内容：

膁    全宗名称：填写社区居委会名称；

膈    类别号：一个建档单位不同门类档案的代号。如：文书档案：A

蚈    机构或内容：填写类别名称。如：党务、行政。

螄    件号：文件的顺序号。按类别（党务工作、行政工作）、保管期限（永久、长期、短期）编制1 个流水号，每年断号。

节    年度：填写文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注。如：“2000”

薁    保管期限：归档文件保管期限的名称。如：“永久”

膇    在每年归档工作结束后，如发现有其它文件没及时归档的，可将该文件排在已归档文件之后编号归档。

蒄    档案章用黑色签字笔填写。

芄    6、装盒及填写盒内备考表

虿    （1）归档文件编号后。按照年度、类别、保管期限、编号顺序装入档案盒，不同类别的档案不能装入同一个盒中，并按要求在盒的脊背上填上各项内容（用红色的印章盖印，机构一栏用色红色签字笔填写）。盒号暂不要编。

薇    （2）填写盒内备考表

芅    盒内情况说明：主要填写本盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等需要说明的情况，如无上述情况，可不用填写；

肁    整理人：负责整理归档文件的人员姓名；

肁    检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名；

羆    日期：归档文件整理完毕的日期。

羅7、填写归档文件目录

膂    （1）按类别（党务、行政、民政工作）保管期限——年度编制的流水号；

膀（2）责任者：文件的署名者或发文机关；

虿（3）文号：文件的发文字号（没有文号的不用填写）

螅（4）题名：即文件的标题，一般应照实抄录。原文没有标题的应加拟标题，原文标题不能说明内容的，应重拟标题。凡加拟的标题都外加“[]”号；

芄（5）日期：指文件形成的日期；

芈（6）页数：指每一份归档文件本身的有效页数；

聿（7）备注：用以标注归档文件的变化情况或参见标号；

蒆（8）归档文件目录一式二份，一份放入目录夹装订，一份放入档案盒。

肁8、编写归档说明

蚁归档说明的内容包括：

薈（1）社区 居委会的名称；

膆（2）社区居委会主任人员名单及任免时间；

肂（3）当年的主要工作情况

蝿（4）当年档案归档情况。

羈9、档案目录夹的整理

羇    按归档说明——归档目录——年度排列的顺序用目录夹（红色档案目录夹）装订成检索目录册，逐年增加，将目录夹装满为止。