人事档案的转递之“无头档案”形成的原因及其处理方法

1. “无头档案”形成的原因

所以有“无头档案”主要是由于档案人员不稳定，制度不健全，档案工作与人员调动、任免工作脱节，转递不及时、不准确、不彻底等因素造成的。员工已经改变了主管单位没有及时转递人事档案做到档随人走，使人与档案脱节，时间久了，情况一变再变，人员去向不明，而形成了“无头档案”。转递时，对接收单位名称不清楚或书写不准确，接收单位收到后又未仔细查对，误收误存，久而久之，人档脱节，找不到档案当事人下落。人事档案材料的收集、归档不及时，或对收集来的零散材料没有及时整理，而转递人事档案时，只转走整理好的，余下的零散材料，时间一长就转不出去，形成了“无头档案”。新中国成立初期档案工作不正规，未建立转递制度，“文化大革命”中转递制度被废除，档案人员调动频繁，交接手续不完备，业务不熟悉，工作不够细致，也是形成“无头档案"的原因之一。

2. 对“无头档案”的处理

对“无头档案”处理的主要方法是:先对“无头档案”清理鉴别，分清有无价值。无价值的档案，造册登记，报领导审核批准后予以销毁。有价值的档案，详细登记，积极查询该人的主管单位。其方法可以先内后外，先近后远，内查外调，可以通过当事人的亲朋好友，查阅历年员工外调登记册，公安局的户口簿，以向原籍查询，必要时人事部门印发被查询员工基本情况名册，发至各地人事部门广为查找，经过多方查询实在无下落者，可将有价值的材料，转至当事人原籍的县一级组织、人事部门代为查找，或移交县档案馆保存。

3. 杜绝“无头档案”的再产生

(1) 人事档案部门要建立严格的管理制度并贯彻执行，发现未转递的档案材料及时予以处理。

(2) 人事档案部门要及时掌握人员录用、调动、任免及职务(职称)、军衔变动的信息。人员调动要坚持先调档后调人，新的主管单位一旦发现人到而档案未到时，应主动催要。

(3) 新收集的档案材料，及时归档、整理装订。转递时，坚持一个人的档案一次全部转出，不得分批转递。

(4) 保持档案人员的相对稳定，以便熟悉业务，更好地开展工作。档案人员调动时，应坚持“先配后调”，交接清楚后再调出。