企业档案信息化建设的实施

(一) 企业档案信息化建设的方式

根据企业档案管理工作现状，档案信息化工作应采用以下循序渐进的工作方式:

1. 实现档案业务工作的信息化，即先建设覆盖企业及所属单位的档案业务管理模块，再建设侧重于档案资源利用的模块。

2. 采用目录集中、电子文件存储分布的架构，尽快满足当前的业务需求，通过档案目录实现资源共享。

3. 针对企业档案管理系统建设，建设数据型档案管理系统，实现资源集中共享利用，解决档案数据资源的长期存储和安全存储问题，并逐步建成数字档案室(馆)。 在建设初期，还应先试点、再推广，积极稳妥推进。

(二) 企业档案信息化建设的过程

企业档案信息化建设分为基础建设、深化应用和信息资源管理三个阶段，每个阶段都有不同的工作内容和工作方式，整体看是一个循序渐进的过程。

1. 基础建设阶段

该阶段主要落实档案管理信息化基础工作，以企业本部为起点，开展档案管理系统开发工作，完成企业本部档案管理系统建设和试点单位建设工作。开展企业本部和试点单位数字档案资源建设，形成企业级档案目录中心，提供企业及所属单位档案信息服务。实现共有的通用档案门类和专业档案门类的规范化管理。以OA系统为试点完成业务系统集成规范的制定，并完成与OA系统的集成。

2. 深化应用阶段

总结企业和试点单位档案信息化建设工作的经验和教训，完善档案管理系统，按所属单位有序向下推广应用，形成自上而下、规范统的系统架构。企业及所属单位分阶段有序地开展档案信息资源数字化建设，实现对企业及所属单位特有(专有)档案的管理功能。依照企业信息化规划，逐步开展各类业务系统、基础服务与档案管理系统的集成，优化完善业务系统集成规范，实现各业务系统与档案管理系统的数据融合及业务融合。

3. 信息资源管理阶段

全面建设面向档案资源的、企业统一的档案 管理系统，实现企业档案各项业务管理的信息化，积极探索实现电子文件永久真实性保障体系，建立异地容灾备份中心，研究开发多种档案开发利用手段，对数字资源和实体资源进行数据挖掘，实现知识管理和知识服务。