会计档案的保管

会计档案所要求的保管条件与普通档案是一样的， 为对会计档案进行科学的管理，应建立会计档案登记保管制度，防止会计档案的散失。

(一) 电算化会计档案的保存

采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定， 并报财政部、国家档案局备案。

电算化会计档案存贮在磁性介质或光盘上，应根据这些信息载体的物理特性，在形成这些档案时采用“AB备份法”进行数据的备份，存放在两个不同的地点，以防止地震或火灾等意外情况引起整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复性。电算化会计档案的存放地点应远离磁场，注意防潮、防尘等，还应定期进行检查和复制，防止由于介质的损坏而使会计档案丢失，造成无法挽救的损失。

此外，还应注意电算化会计档案与对应的财务软件版本的致性。不同版本软件下形成的会计数据的结构有可能不同，这就有可能产生会计档案不能被调阅或者产生其他意外。因此，会计电算化档案除了保存各版本的备份财务数据外还应保存对应的会计电算化软件系统版本。

(二) 单位变更等情况下的会计档案保管

《会计档案管理办法》对单位变更情况下的会计档案归属和保管问题进行了具体规定:

(1) 单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管。法律、行政法规另有规定的，从其规定。

(2) 单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管， 其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案;单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或移交档案馆代管，各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。

(3) 单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解 散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管; 单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应由原各单位保管。

(4) 建设单位在项目建设期间形成的会计档案，应当在办理竣工决算后移交给建设项目的接受单位，并按规定办理交接手续。

(5) 单位之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册。交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。

此外，我国境内所有单位的会计档案不得携带出境。驻外机构和境内单位在境外设立的企业的会计档案，应当按照《会计档案管理办法》和国家有关规定管理。