会计档案收集的一般要求

会计档案必须集中统一管理， 不能分散存放，这是会计档案收集工作的最基本的要求。以个体形式形成的会计文件(资料)、会计记录(资料)，只有通过会计人员和会计档案管理人员的创造性劳动，按照会计记录(资料)的形成规律加以集中和系统化，才能成为以有机体形式存在的会计档案。残缺不全的会计档案，往往会因为其赖以生存和发挥作用的有机体受到致命的损伤，而使其现实证据价值和历史研究价值大打折扣，甚至丧失其本应具有的利用价值。

其次，会计档案的收集活动必须自觉地遵循会计档案的形成规律。

会计档案作为社会的一种重要的信息资源，其所承载的信息也同样要经历信息作用的活跃期、半活跃期和不活跃的保存期或死亡期等几个基本的运动阶段。为此，我国应当根据会计档案信息的存在和运动规律，合理地确定会计记录(资料)的集中工作方案或工作计划，选择恰当的时机、合理的人员、适当的机构来完成该项任务。一般来说，在会计信息的活跃期和半活跃期，由于会计部门和会计人员、审计机构和审计人员都需要较为频繁地查阅使用所形成的会计记录(资料)或会计档案，所以将会计记录(资料)的最初收集和保管工作交由会计人员或会计机构来完成，而由会计档案人员履行业务监督和指导等方面的职责，常常会实现较好的管理效果。因为这样做既可以充分发挥会计部门和会计人员熟悉业务及会计记录(资料)来龙去脉的优势，以及档案人员熟悉档案管理要求和相关管理制度、管理规范的优势，同时也可以为现实的会计工作和审计工作对档案的频繁利用，创造就近查找、随时使用的方便条件。

改革开放以来，我国的会计核算工作已经摆脱了过去的那种事后记录、计算和反映范围狭隘的局面，形成了一个包括预测、计划、控制、计算、考核、分析等环节的较为完整的经济核算体系。会计档案正是在各种经济管理、生产管理、经营销售、预算决策的会计活动中逐件积累形成的，具有一定的形成规律和特点。这就要求会计档案的管理人员，包括会计人员和档案人员认真研究会计档案的形成过程和规律、特点，并自觉地遵循所洞悉到的规律性认识结果，科学地、及时地、有效地组织会计记录(资料)的集中、收集归类、整理立卷、适时移交等工作。

再次，会计档案的收集工作必须保证会计档案的齐全完整、信息准确。

我国经济建设的发展需要客观、系统、准确的信息服务，如果各立档单位的会计档案信息内容不完整、不系统、不准确，就会给有关的经济管理决策及科学合理的经济与社会发展计划的制订等工作造成障碍，同时也会使有关企业、事业单位的“愿景”的实现成为泡影。为此，会计档案的收集就显得格外重要，因为只有齐全、完整、系统、准确的会计信息，才能确保各项经济管理工作、事业管理工作健康有序地进行。

最后，会计档案的收集工作要注意质量优化、成分充实。

会计档案收集工作不仅要注意归档会计档案的数量是否齐全完整，而且也要注意所接收或集中的会计档案的质量是否优化，成分是否充实。只讲数量不讲质量、不讲成分的做法，常常会出现“有文必档”的现象，造成会计档案体积的膨胀，浪费国家有限的管理经费，同时也会造成人力资源的空耗。为此，必须通过收集工作把好会计档案的入口关，对不具有档案价值的会计文件、会计记录、会计资料等及时加以处置。另外，质量优化还体现在维护会计记录(资料)之间的有机的历史联系方面。如果收集来的会计档案之间缺乏一定的历史有机关联性，就会给日后的保管和利用带来一定的混乱。