档案保管期限表

一、档案保管期限表的作用

(一) 能够保证鉴定工作的质量和提高鉴定工作的效率

档案保管期限表是根据鉴定档案价值的原则，认真总结鉴定工作经验，经过反复讨论研究而形成的，实践证明是行之有效的。有了保管期限表，就有了一个明确的标准，档案鉴定工作人员可以根据档案保管期限表来统一进行档案鉴定工作，可以避免个人认识上的局限性和片面性，以致造成判定档案价值过宽或过严的倾向，确保准确地判定档案价值，提高鉴定工作的质量。同时，由于标准明确，认识一致，有利于推动鉴定工作的顺利开展，提高鉴定工作的效率。

(二) 能够有效地防止任意销毁文件

因为档案保管期限表明确规定了什么样的文件要保存，什么样的文件不保存，，标准明确，界限清楚，加上严格的制度，就能够有效地防止因有意或无意的错误而销毁文件。

二、档案保管期限表的类型

目前我国的档案保管期限表，归纳起来有以下几种类型:

(一) 通用档案保管期限表

它是由国家档案事业管理机关编制的，供全国各机关、团体、事业单位鉴定档案时通用的保管期限表。如2006年12月，国家档案局颁发的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，就是通用保管期限表。它的特点是:第一，概括了全国各机关、团体、事业单位普遍产生的文件及其保管期限，具有通用性，是确定全国各机关、团体、事业单位档案材料保管期限的标准和依据。第二，是制定其他各种保管期限表的依据。各个系统、各个部门、各个机关都可以根据通用保管期限表的原则精神，结合自己档案材料的具体情况，编制本系统、本部门、本机关的档案保管期限表。

(二) 专门档案保管期限表

它是由档案事业管理机关会同专业主管部门编制，供各机关、团体、企业、事业单位鉴定专门档案时使用的一种保管期限表。例如1998年财政部、国家档案局颁发的《财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表》，就是供全国各级财政机关、行政单位、事业单位和税收机关鉴定会计档案的统一标准 。

(三) 同系统机关档案保管期限表

它是由主管领导机关编制的，供同一系统各机关鉴定档案价值时的保管期限表。例如《中国人民解放军文书档案保管期限参考表》，它概括了军队系统各单位可能产生的文书档案及其保管期限，作为军队系统各单位鉴定文书档案价值的统一标准。

(四) 同类型机关档案保管期限表

它是由档案事业管理机关或主管机关编制的，供同一类型(如医院、工厂、学校、区、乡政府)各单位鉴定档案时的依据和标准。如某某市人民政府制定的《各区人民政府档案材料保管期限表》，X X地区《医院文书档案保管期限表》，X X县《乡人民政府档案保管期限表》，就属于同类型机关档案保管期限表。

(五) 机关档案保管期限表

它是根据各机关档案的具体情况，由本机关编制的，供本机关鉴定档案时使用。如(X X省人民政府档案材料保管期限表》、《中共X X县委会档案材料保管期限表》，就是(X X省人民政府档案材料保管期限表》、《中共X X县委会档案材料保管期限表》，就是保管期限，明确具体，使用起来很方便。

三、档案保管期限表的结构

档案保管期限表的结构，包括顺序号、条款、保管期限、附注以及说明等部分。对于条款较多的档案保管期限表，还可以加上类别。以上是档案保管期限表的一般结构，可以根据档案保管期限表的特点和实际需要，增加或减少某些项目，但条款与保管期限是最基本项目，任何档案保管期限表都必须有。

(一) 顺序号

档案保管期限表的各条款经过系统排列后，在各条款的前面编上统一的顺序号。编顺序号的目的，是固定条款的排列位置，作为鉴定工作人员使用档案保管期限表时引用条款的代号。因此，条款必须从头到尾，统一编流水号，不能有重号。

(二) 条款

条款是同一组类型相同的文件的名称或题名(档案部门习惯称标题)。拟制条款要求能反映出一组文件的来源、内容、名称和形式，文字要简明确切。在列举一组文件的来源、内容和形式时，可以指出具体的作者、问题，也可以概括出一组文件所反映的级别、问题和名称。如“会议文件”、“上级机关”、“下级机关”、“报表”等。必要时，还需要指出文件的作用和可靠程度，如“执行”、“批准”、“备案”、“参考”以及“定稿”、“草稿”、“正本”、“副本”等。每一条款应代表一组有内在联系的价值相同的文件，有时为了使条款简洁醒目，也可以将价值不同的而有联系的一组文件写成一个条款，在条款下面分别指出不同的保管期限。条款一般不宜拟制得过多过细，但也不能概括成文教、卫生等类别，以免使用时发生困难。

(三) 保管期限

保管期限的划分是鉴定档案价值的主要任务。保管期限划分得是否正确，是衡量档案价值鉴定工作做得好坏、质量高低的重要标准。所以，确定保管期限是编制档案保管期限表最核心的问题。

根据2006年12月国家档案局颁发的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，保管期限分为永久、定期两种。

1. 永久保管的文书档案

永久是指凡是反映机关主要职能活动、中心工作和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的文件材料，以及在维护国家、集体和个人权益等方面具有永久性凭证价值和文化价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文字材料，定为永久保管。2006年，国家档案局颁发的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，将一个机关应划为永久保管的文书档案分为八类: (1) 本机关制定的法规政策性文件材料: (2) 本机关召开重要会议、举办重要活动等形成的主要文件材料: (3) 本机关职能活动中形成的重婴业务文件材料; (4) 本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复和批示、重要的报告、总结、综合统计报表等; (5) 本机关的机构演变、人事任免等文件材料; (6) 本机关房屋买卖、土地征用、重要合同协议、资产登记等凭证性文件材料; (7)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料: (8)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复丽、批复等文件材料。

2. 定期保管的文书档案

定期保管的文书档案是指在一定时期内，本机关进行工作、总结经验有查考利用价值的材料。2006 年国家档案局颁发的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，将定期保管的文书档案分为九类: (1) 本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料;(2)本机关召开会议、举办活动形成的一般性文件材料; (3)本机关人事管理工作形成的一般性文件材料; (4)本机关一般性事务 管理文件材料; (5)本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等; (6)上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料; (7)上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料; (8) 同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料; (9)下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

(四) 附注

附注亦称注释，就是对某些条款及其保管期限所做的必要注释和说明。如“重要的”是指方针政策性或重大问题、具有科学历史价值的文件材料;“一般的”是指一般业务和事务性问题、科学历史价值不大的文件等等。

(五) 说明

说明一般应指出保管期限表的使用范围，制定保管期限表的依据，保管期限表的结构，保管期限的计算方法，保管期限表的批准机关以及其他有关事项。