人事档案信息化建设实践案例

(一) 主要做法

(1) 信息系统为先导，构建数字化建设系统平台。

基于人事档案全生命周期管理理念，在档案数字化采集基础上，集成了库房管理、审核整理、查借阅管理、转递接收、零散材料收集等功能，建成了覆盖人事档案管理全流程的省、市、县三级集中部署的信息系统。通过系统应用，统一管理标准、固化业务流程，人事档案管理机制由原来省、市、县公司分层管理模式变革为国网山东省电力公司集约管控的多维立体管理模式，人事档案管理的规范性、高效性显著提升。

(2) 分步实施为途径，完成人事档案数字化建设。

制定人事档案三年规划，按照本部先行、分步实施的原则，分三年完成了省、市、县三级人事档案数字化创建工作。国网山东省电力公司本部在率先完成数字化创建工作后，于2014年全面启动市县公司数字化建设工作，按照国网山东省电力公司集中管控、市、县公司分级负责、区域联动的管理机制，国网山东省电力公司组织人员到各单位进行统一培训、项目咨询和过程管控，并按照行政区划将市、县公司划分为五个片区，实行区域一体化管理，确保各单位标准统一、整体推进。

(3) 规章制度为保障，固化数字化建设长效机制。

注重从制度上巩固创建成果，结合国网山东省电力公司本部实践经验，制定国网山东省电力公司《干部人事档案数字化管理工作暂行规定》《档案数字化工作安全保密管理办法》，整理编制了《干部人事档案审核整理规范》《干部人事档案数字化创建实施项目指导手册》等实务操作指南，明确管理职责、明晰管理流程，确保人事档案数字化建设工作有章可循、有制可查、有据可依，为省、市、县三级人事档案数字化创建实施工作提供有力管理保障。

(4) 队伍建设为支撑，形成信息化建设专家梯队。

将人事档案管理培训常态纳入公司培训计划，分层级、分类别开展专业培训和业务轮训，形成档案管理“明白人”培训机制，打造一支业务素质强、 作风能力优的人事档案管理队伍。建立递承机制，构建并实时丰富管理知识库，编制人事档案专业培训教材。通过项目实施锻炼人员，有针对性地开展储备人才培养，建设递承有序、层级清晰、素质优良的人事档案管理人才梯队。

(二) 主要成效

(1) 构建“大档案”管理格局，实现了人事档案集约管控

数字化人事档案创建工作完成后，统了工作标准和管理流程，人事档案管理机制由原来省、市、县公司分层管理模式变革为国网山东省电力公司集约管控的多维立体管理模式，国网山东省电力公司通过该体系的信息平台可实时在线监控和检查市、县公司的人事档案归集、转递、查询、统计和库房管理情况，可直接调阅各层各级人员人事档案，有效增强了人事档案管理的规范性、高效性。在全省范围统一人事档案编码和档案整理标准，各单位间档案转递，审核后可直接入库，不用更换档案盒或重新整理。省、市、县集约管控的“大档案”管理格局初步建成。

(2) 建立“全流程"管理模式，实现了人事档案全生命周期管理

系统上线后，实现零散材料收集、审核整理、查借阅管理、到转递等日常业务实现全流程在线管理，360°全景展示了档案卷宗从最初形成到最终永久保存的全生命周期过程。系统采用穿透式、引导式设计，设置查借阅、档案转递、材料转递和其他事项四类提醒，智能引导用户进入操作界面进行任务处理，系统可以对未进行数字化制作的档案、借阅超时未归还、转递回执未反馈、提前进行退休审核等信息进行实时提醒。通过科学缜密的功能设置和方便快捷的系统界面使档案管理业务流程环环相扣，解决了纸质人事档案管理过程中的离散化、碎片化及事后评价等问题，有效提升了人事档案数据的归集速度、利用率和服务效能，新生成材料做到了“随建随归”，确保了人事档案的准确性、全面性和实时性，有效提升了人事档案管理规范化水平。

(3) 建设“穿透式”业务体系，提高了人事档案管理效率

注重系统功能模块的业务关联，根据流程节点关系和工作要求，开发各模块间数据接口，通过模块间的数据推送关联，形成“穿透式”业务体系，实现人事档案管理的“一键式”操作。前端节点产生数据，后端节点即时产生相关工作内容和业务表单，管理人员只需进行审核操作，不需手工制作更新档案内容，有效提高事档案管理效率。如前端移交干部任免审批表，系统中自动产生相关人员档案目录信息，审核无误入档后即时生成目录，可直接打印入档，大大减轻了纸质档案重新制作目录的工作量。

(4) 实行“规范化”数据采集，提高了人事档案利用水平

人事档案数字化为公司人事管理提供了统一档案管理平台， 实现全省档案信息资源统一调度、 多点利用、一键查询、多维印证，最大限度地提高了人事档案信息查阅利用效率和审核准确性，为人事档案在干部选拔任用、考核评价、人员配置等具体业务中提供更加科学有效支撑服务发挥了重要作用。国网山东省电力公司还首创了关键信息采集功能，建立“三龄一历”“重大历史事件”“挂职挂岗”“援藏援疆”等八大类关键信息字库，破解了图像检索困难的难题，提高了人事档案的利用水平。