| 该类定义主要是从学术研究的需求出发探讨企业档案的概念，其定义与法规类的定义相比较而言，具有简洁、更加抽象、对企业档案本质的揭示更为深刻等特点。
鉴于本文主要是针对企业档案管理实务的需要而撰写，所以较倾向于可操作性强、指导性强的法规类定义。从通俗易懂、可操作的角度讲，企业档案就是企业在经营管理、生产制造、科学研究等各项职能活动中直接形成的、办理完毕并保存备查的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。我们需要掌握以下几个要点:
1. 企业档案是记录企业各项职能活动的
企业档案的形成领域是企业的各项职能活动，它不仅能够呈现企业相关职能活动的成果，而且还能再现企业相关职能活动的全过程。其构成内容涉及管理、财务、宣传、人事等多个方面，具有复杂性和多样性。企业档案所反映的是已经完成的某项活动，而非现行或未来的活动。
2. 企业档案是企业直接形成的
企业档案是在企业各项职能活动中直接形成的记录，也就是说企业档案是第一手资料、是原始记录，事后撰写的材料不属于档案的范畴。这是企业档案与图书、情报等相区别的重要特点，同时也决定了企业档案具有凭证价值。
3. 企业档案是保存备查的
从文件转化为档案是需要条件的，并非所有的企业文件在办理完毕后都能通过归档转化为企业档案，只有具有保存备查价值的文件才能转化为档案，这也是企业档案区别于其他企业文件的重要特征。
4. 企业档案是多种载体形式的
企业档案的载体形式是多种多样的，除了最常见的纸质档案外，照片、缩微胶片、录音录像、光盘等各种特殊载体形式的记录同样具备转化为企业档案的可能性。另外，证书、印章、奖杯等实物形式的材料也应纳人企业档案的范畴。 |
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