人事档案材料收集基本要求

一是要将记载本人德、能、勤、绩、廉的材料都收集齐全，使人事档案能够反映本人的基本面貌。二是收集到的每份档案材料要齐全。系列材料要系统成套，特别是结论性的材料、主要证据或过程性关键材料，都必须全部收集、有头有尾，单份材料不缺页、无损坏。三是收集归档材料数量要适当。凡是正、副本均要求收集的材料，需收集2份，不建副本的只需要收集1份，既不要多也不要少。

2. 内容准确真实

档案材料由法定作者形成、材料内容符合客观实际、档案材料无涂改造假。归档材料上的姓名、出生时间、参加工作时间、入党时间、民族、籍贯等自然情况应当与档案记载一致。 凡经鉴别确认不真实的材料以及未经组织查证核实的材料，要清出处理。

3. 整理归档及时

“及时” 是指在各项工作过程中，要有时间观念，随时注意收集需要归档的材料，做到随办、随收、随审、随归。《收集归档规定》要求:“在材料形成之日起一个月内按要求送交人事档案管理部门归档并履行移交手续。符合归档要求的材料，必须在接收之日起一个月内放入本人档案，一年内整理归档。”

4. 工作执行规范

规范是指要保证档案材料工作质量:

(1) 归档材料必须是属于同一立卷对象，避免张冠李戴归入他人档案。

(2) 归档材料必须是《收集归档规定》范围内的材料。对无须归档或重复多余的材料，应进行清理。对清理出来的有保存价值的材料，可转有关部门保存；组织不需要保存的，可退给本人；不适合退回本人的，应进行登记，经主管领导审批后销毁。错装入其他人档案材料的应剔除。未办理完毕或术经查证核实的材料、无时间的材料，应退回材料形成部门处理。

(3) 归档材料必须是办理完毕的正式材料。

(4) 归档材料手续要完备。凡规定由组织审查盖章的归档材料，须有组织印章。审(复)查结论、处分决定等材料应当与本人见面并由本人签字；本人见面后未签字的，由组织注明。

(5) 人事档案的载体和记录材料符合档案保护要求。载体使用国际标准A4型(长297mm,宽210mm)的公文用纸，左侧留出20～25mm装订边。

(6) 归档材料一般不得使用复制件。但是各类证书、证件，全国统考科目成绩单，补充收集的历史久远的材料除外。复印件必须注明出处、复制时间，并加盖材料出具单位或人事关系所在单位组织人事部门的印章，以确保复制材料的真实、有效。