公文学习之通知

第一，适应性强。这里有三个含义：一是从行文主体上说，不仅国家机关使用，企事业单位及社会团体、各个部门也都可以使用；二是从公文内容上看，它既可以传达行政法规等带有指令性的内容，也可以传达工作任务、召开会议等一般内容；三是从隶属关系来看，既用于下行文，也可以用于平行文。

第二，准确具体。通知属于传达告知性公文，特别要求忠实于被传达的内容，不能遗漏，也不能走样，要求极为准确。同时，通知的内容-一般都具有执行性或周知性，必须具体明白，决不能含糊其辞。

第三，结构灵活。根据通知所传达内容的繁简，通知的结构有时是多段的，有时是独段的；或分项，或篇段合一，均酌情而定。在内容层次安排上也较灵活。

二、通知与命令（令）、 决定的区别

第一，通知固然有“传达要求下级机关办理的事项”的用途，但在强制力、约束力、权威性、指挥性和针对性上，与命令（令）、决定有所区别，通知的强制力、约束力、指挥性和权威性弱于命令（令）、决定。通知自身不创造规范而只是传达应办应知事项；通知的事项更加具体细微，用途广泛，作用明显。除了指示性通知可取代指示的部分功能，知照性通知可用于使有关各方周知情况和问题外，其他几类通知还可以使其他有关文件履行生效程序或使其升格，扩大效力范围。

第二，在应当用其他下行文种行文时，使用“通知”，会混淆文种，降低行文效率，达不到行文的目的。各级各类机关在需要对下级行文时，应当根据本机关的职责权限，以及行文的目的和公文所要表达的主题，选择适当的文种，应当使用命令（令）、决定的，就不应当用通知。

三、通知与通告的区别

第一，通知适用于发布行政法规和规章，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项，任免或聘用干部。通告适用于公布社会各方面应当遵守或周知的事项。

第二，通知的对象一般只限于某些人或某些单位；通告的对象比较广泛，一般是社会公众，不专指某些人或单位。

第三，通知的事项一般需要办理或执行;通告的事项一般只需要遵守和知晓。

第四，通知的内容不一定完全公布于众，通告的内容一般要公之于众。

四、通知的种类

(一)   会议通知

这类通知是以通知召开一个会议的有关事项为内容的。其形式有两种：一种是简单的会议通知，只需明确开会的目的、时间、地点、出席人员等；另一种是较为复杂的会议通知，它的内容事关重大，参加人员较多，行文时不仅要明确会议名称、会议内容、开会地点、开会时间（包括会议起止时间，以便与会人员提早安排好自己的工作），而且应把会议的目的、要求、会议的议程及具体事项、应准备的会议材料、会议安排等各项工作均写得具体清楚。如《全国人民代表大会第X届X次会议通知》即属于后类的会议通知。

(二) 批转性通知

这类通知是用于上级机关根据工作需要和本机关的职权范围批准并转发下级机关的公文。上级机关所批转的公文必须是来自所属的下级机关的。同时，通知本身就是一个批示，可以对所批转的公文加以评价或者对公文中所涉及的事实加以说明、分析，还可以对如何执行和落实所批转的公文要求、措施和落实方法做出规定，或者对批转公文中的不足方面提出补充意见。被批转的公文成为通知的附件，如果在通知中明确要求受文者执行被批转公文的内容，那么，被批转的公文实际上已成为该通知的正式内容。如《国务院批转〈国家林业局关于各省、自治区、直辖市“十五”期间年森林采伐限额审核意见报告〉的通知》、《国务院批转国家计委、国家经贸委、国家体改委〈关于深化大型企业集团试点工作意见〉的通知》、《国务院批转〈国家计委等部门关于进一步加强汽车工业项目管理意见〉的通知》、《卫生部关于印发〈消毒产品标签说明书管理规范〉的通知》即属批转性通知。

(三) 转发性通知

它用于上级机关根据工作需要，向所属下级机关转发上级机关、平级机关和不相隶属机关的公文。转发性通知使被转发公文的权威性得到证实，用以指导所属下级机关结合实际情况，正确执行公文内容或者从中学习借鉴有关经验教训。被转发的公文成为通知的附件。如《国务院办公厅转发〈财政部科技部关于改进和加强中央财政科技经费管理若干意见〉的通知》、《北京市人民政府转发〈国务院关于搞好人口普查的决定〉的通知》，其附件就是《国务院关于搞好人口普查的决定》;《国务院办公厅转发测绘局等部门〈关于整顿和规范地图市场秩序的意见〉的通知》、《北京市人民政府转发〈国务院关于进一步加强药品管理工作的紧急通知〉的通知》都属于转发性通知。

(四) 指示性通知

用于上级机关根据工作需要和本机关的权限范围，传达要求下级机关办理和有关单位共同执行的事项。指示性通知与指示有相类似的作用，可以用于结合实际情况传达上级指示、布置有关工作、规定有关政策，让下级机关或其他单位办理或者共同执行。如《中共中央关于进一步加强和改进国有企业党的建设工作的通知》、《国务院关于落实〈中华人民共和国国民经济和社会发展第十一个五年规划纲要〉主要目标和任务工作分工的通知》、《国务院关于开展第一次全国农业普查的通知》、《国家邮政局关于对外邮政业务合作有关问题的通知》、《民政部、司法部关于去台人员与其留在大陆的配偶之间婚姻关系问题处理意见的通知》。

(五) 发布性通知

这类通知是上级机关发布行政规定、条例、章则、办法等规章制度和其他重要文件时使用的通知。如《国务院办公厅关于发布(国家行政机关公文处理办法)的通知》、《国务院办公厅关于印发安全生产“十一五”规划的通知》、《关于发布（放开经营的电信业务市场管理暂行规定）的通知》、《中共中央、国务院关于印发(关于实行党内廉政建设责任制的规定〉的通知》、《山东省人民政府办公厅关于完善在济省直机关住房制度的通知》。

(六) 任免通知

它是上级机关任免和聘用干部时对所属下级机关下达的一种较为特殊的知照性通知。如《XXXX大学关于免去XX X同志职务的通知》、《XX公司关于聘XXX为公共部主任的通知》、《关于王大为等四人任职的通知》。

(七) 一般事项通知

它是要求下级机关办理、执行或需要周知的事项。常见的类型有三种：

(1) 要求下级机关办理事项的通知。这主要是对所属机关的某项工作做出具体安排，提出办理事项的要求，并明确任务。如《关于年终财务检查的通知》、《文化部关于协助中国历史博物馆修改通史陈列调用文物的通知》。

(2) 需要周知事项的通知。这类通知也称知照性通知，它是发布需要下级机关或者有关人员周知，但不必直接办理或者执行事项的通知。例如，成立或者撤销机构或组织，启用或废止公章，变更组织机构或者刊物的名称，出版发行刊物等。知照性通知的功能主要是使受文者了解有关事项的具体情况，要求清晰明确地反映事项的性质、状态。如《国务院关于成立经济贸易办公室的通知》。

(3) 执行事项的通知。它主要是领导机关的公文，结合实际情况向下级机关提出具体执行意见的通知。如《卫生部关于认真贯彻实施〈中华人民共和国传染病防治法〉的通知》。这种通知的时效性、政策性均较强，提出的执行意见也比较具体。

五、通知的写法

(一) 标题

标题常用的写法有两种: 一种是发文机关、事由、文种三要素俱全，如《中共北京市委、北京市人民政府关于贯彻〈中共中央、国务院关于加强科学技术普及工作的若干意见〉的通知》、《国务院关于严格控制农业生产资料价格的通知》、《公安部关于印发〈交通警察道路执勤执法工作规范〉的通知》，这种标题使人一目了然。另一种是只有发文事由和文种两要素，如《关于发布〈保税区外汇管理暂行办法〉的通知》、《关于春节放假的通知》。正式行文的通知，其标题不能只用“通知”二字。

与其他公文标题相比，通知的标题一般语句长、 字数多，特别是发布(印发、颁发)、批转、转发性通知，标题要体现其不同通知的性质，因而标题比较难定，需要认真推敲，如《北京市国有资产管理局转发〈国家国有资产管理局关于做好境外国有资产产权年检登记工作的通知〉的通知》。另外，如属于紧急事项的通知，要在“通知”前冠以“紧急字样，如《国务院办公厅关于切实加强当前森林防火工作的紧急通知》。有的标题在“通知”前加上“重要”字样，其目的是让被通知单位尽快知道通知内容是重要事项。有的通知是几个单位联合发出，因而在标题中有“XXXX、XXXX联合通知”。

(二) 受文单位

即被通知对象或主送单位，一般是单位，有时也可是个人。

(三) 正文

通知的正文是通知的主体，即通知的内容。它有的长，有的短;有的简单，有的复杂。

(1) 一般事项性通知的正文，要写清什么事情，如何处理等。任免通知，要写任免与聘任人员的具体职务。有些不涉及本单位的任免通知，只是知照性，并无执行要求，不需要办理和执行。

(2) 指示性通知的正文，一般由三部分组成，即发文缘由(或目的)、 通知事项和执行要求。发文缘由(或目的)，--般来自，上级或本单位的领导部门的指示或决定，也就是说明为什么要发该通知，或因存在什么问题，为达到什么目的等，在与通知事项之间常用“现通知如下”、“特作如下通知”、“现将有关事项通知如后”、“望按以下通知执行”等承启语，其后用冒号。通知事项，是通知的主要部分，一般是分段或分条叙述，因为是要执行或办理的，所以务必写得明确、具体、切实可行，不能模棱两可、含糊不清，条理要清楚，便于受文对象迅速理解和执行。执行要求，这是通知正文的结尾，-般多是 “以上通知，望认真贯彻执行”，“特此通知，望认真贯彻执行”，“本通知自下发之日起实行”等结束语，也有些通知的执行要求不用上述结束词语，对如何执行提得非常具体有力。执行要求，除了篇段合一结构的通知外，一般在撰写时均须另起一行写出，或作为具体事项中的最后一项，单独列项写出。

(3) 批转、转发性通知的正文，即对被批转、转发的公文所写的按语。这种按语，旨在表达上级机关的意图，体现方针政策，具有很高的权威性和指令性。按语大体可分为三种:第一种是说明性按语，即对原文的材料来源、行文目的、印发范围等加以说明。第二种是指示性按语。即对原文内容进行概括、分析，提示基本精神，阐明重要意义。这种按语往往较长，主要作用是帮助读者抓住重点、掌握实质。第三种是批示性按语，即对某一种重要意义的文字材料，表示意见、态度以及提出措施和办法。这种按语具有较强的权威性和指令性，对其所批示的公文持有鲜明的态度，对下级机关的执行有具体的要求和措施。

(4) 发布性通知的正文，一般由通知的根据和对所发布的行政法规、规章的贯彻实施要求组成。这类通知的正文较简短。

通知的正文多用祈使语句，适当配以说明语句，而且口气坚定，不容置疑。

(四) 签署和日期

通知的正文结束后要写上发文机关名称，然后再写成文日期，最后要加盖公章。