人事档案的历史变迁

（一）古代时期

殷商的甲骨刻辞中有殷官制的记载，在金文档案中还有商王对官员的册命、诰命、赏赐等记述，是目前可见的最早的人事档案。而西周“荐书”、春秋战国时期的“计书”等均是当时重要的官员考核材料。

秦汉时期废除了以血缘关系为基础的世卿世禄制度，地方行政管理实行郡县制，中央设立了“三公九卿”，官员任免权集于皇帝手中，就形成了各种不同身份、不同爵位的官吏名籍和官籍。在人才的选拔任用过程中形成了“令甲“功令状"“铁券”、考课和画像等不同种类和内容的人事档案。汉高祖刘邦在起义时，对官兵将领建立个人册籍，将他们的表现和功绩记录下来，作为以后论功行赏的依据。个人档案的建立调动了官兵将领的积极性，对两汉的建立发挥了巨大的作用。刘邦即位后选拔人才时重视选人的经历、德才，并重视积累这方面的材料。凡备选的“贤士大夫”要署“行" (品行)、“义" (仪表)、“年”(年龄)，详细地登记选拔对象的个人经历、品行、年龄、相貌等相关材料并报送相国府。这种登记了“行”“义”“年”的材料，是我国最早的人事档案。

魏晋南北朝时期，由于豪强势力和门阀制度逐步形成与崛起，九品中正制就成为这一历史时期选配官吏的主要制度。汉代选官制度中的考试、试用、考察等传统和行之有效的方法完全被抛弃。人事档案的职能和作用在许多方面又被谱牒所代替，这是人事档案发展历程中的一段弯路。

唐朝在选官用人方面发展了隋的科举制度并有一套新的制度和办法。 入仕的官员都要将名籍、履历、考绩、授官、政绩等情况详细记录归档，这种档案就叫“甲历”，也称“官甲”或“甲敕”，并建有甲库，专门保管甲历，还建立了甲历副本和分库保管的制度，这是我国古代最早的、专门的人事档案库。其中规定的要对甲历“常加检点收拾”、违者“条例处分”（《唐会要.甲库》）等做法，对于现在的人事档案管理仍有重要的借鉴意义。五代时甲历的做法仍在沿用。“所有选人受官，黄甲备录”（《五代会要》），凡选拔人才或升降官职，都要在甲历档案中详细记载。

宋代皇帝设有“人才簿”，作为选拔人才之用。宋代的人事档案主要有：一是家状材料，科举或保举首先要上“家状”，尤如今天的个人履历，有固定的格式；二是保举材料，高级官吏推荐可以为官的人，都要形成必要的文字材科作为证据，谓之“举状”；三是引见材料，即面呈皇帝的材料，同时皇帝要面试；四是磨勘材料，即考核材料，宋代设审官院、考课院，掌握官员的考核。

元代在考核官员时建立了“考功历制度"，即发给每级官吏印纸历子一卷。卷首写明姓名、出身，调动时由上级官吏注明任职时间，记载任期内功过情况，吏部根据“考功历"定优劣，决定任命。这种“考功历”与现在的履历表及干部档案有相似之处。

明代的人事文书称“贴黄"，即官员的履历表，是考核、任用、封赠官员的依据。贴黄分为吏部贴黄和兵部贴黄两种，它们随着官员职位的变动而相应发生变化。

清代时的官员档案材料主要有履历材料、考课材料、投供材料、给凭材料、奖励材料(称作“功牌")、退休材料等。到了清末，照片已开始作为人事档案材料归档。宣统三年谕旨规定：凡内阁派遣官员，应一律废除以前所采用的填写履历、核对笔迹的办法，改用查对照片。人事档案的内容和制作材料有了新的发展。

（二）近代时期

建党初期，出于保证入党、入团人员的政治忠诚和道德纯洁性，以及保护党员、团员的目的，党组织要求各区执委会开始对党员、团员进行登记和统计。这在1940年7月15日中央发布的《关于审查干部问题的指示》（简称《指示》）一文中可以查证。《指示》开宗明义：干部的品质是否纯洁，干部的工作是否分配恰当，对于保障党的路线之执行具有决定意义。不过，那个阶段尽管中央意识到了人事档案的重要性，但迫于当时革命战争的严峻形势，正规的人事档案制度始终未能完全建立。此外，即便是最初形成的小部分党团员登记和干部基本情况簿册，也在转移过程中受到损毁，造成失散。

抗日战争时期，根据地不断得以巩固和发展，人事管理工作才逐步走向正轨，人事档案材料才大量产生。1940年7月，中央要求各中央局、省委、地县委和各部队政治部、组织部之下“设立健全而有能力之干部科”，干部科的任务之一，就是管理干部的表格、履历、证明书等人事文件材料。实际上，早期干部档案几乎就是人事档案的代名词。一个月后，中共中央组织部又要求各地方、各部队应将属于中央管理的干部的档案材料，“陆续送交中央组织部汇存”。从此，无论是中央还是地方都普遍建立起了干部档案，并开始形成按照干部管理权限向上级报送干部档案的制度。当时的人事档案，大小、式样并不统一，项目也有多有少，主要涉及登记者的基本信息，以及对党、团与政治形势的看法等。据资料记载，当时的档案整理多采取按人集中，再将档案材料分成表格、考核、反省、自传、鉴定、信件等类别，每类材料按时间顺序排列，然后将一个人的材料用细绳或鞋带装订成册，放入档案袋中。“一般是一人袋，材料多者，一人数袋，在档案袋上写上姓名、编号，袋内有目录，登记每份文件名称与内容。档案袋依干部的姓氏笔画排列，放置在木箱内"。至于档案的转移，则是“档随人走”，人到哪里，档案材料也由本人带到哪里。“如果人事档案材料没有携带至新的单位，则无法分配到新的工作。”

新中国成立后，人事档案工作一度进展缓慢，问题颇多，主要表现在人事档案残缺不全等方面。据资料记载，1952 年5月，一家单位档案室保存的干部档案，只占本单位应管干部总数的36.9%。 即便是有档案的干部，其档案本身也是材料贫乏。为了改变这种状况，组织人事部门提出，应把整理和充实档案的工作放在重要位置，有计划地将所管职务名单内的干部档案全部收集齐全。“如遇档案或档案内容极不充实者，应从速收集或本人填写基本材料。”这一阶段，人事档案材料的收集范围也开始丰富起来，除了此前需要提供的基本信息、背景、出身等材料外，发明创造、学术著作、理论学习笔记、毕业证书等，都成为必须存档的材料。此外，对于人事档案材料的转递也有了新规定，比如干部调动一般不自带档案材料，如必须自带时须附转递档案材料信，将档案材料密封并在介绍信上注明携带有干部档案材料，以便查对等。

1956年8月，第一次全国干部档案座谈会召开，这次会议制定了我国第一部全国性的干部档案工作的法规----《干部档案管理工作暂行规定》（简称《暂行规定》）。《暂行规定》的诞生，标志着我国人事档案工作开始向正规化方向迈进。可以说，相比以往的人事档案制度，《暂行规定》非常细致，比如在人事档案材料的转递方面规定：干部工作变动时，档案正本一律不可本人自带， 须由机要交通转递；干部成批调动时，可指派专人携带；而对于档案材料的副本，可由机要交通转递，也可装封加盖密封章由本人自带；转递干部材料时，需办理严格的手续，发出机关填写“干部档案转递单”，收到档案的机关清点查收，将回执盖章后退回转出单位。在第一次全国干部档案工作座谈会的推动下，1956~ 1966年的干部档案工作取得了巨大的成绩。这10年里，甚至还按照干部档案管理的方法先后建立了工人档案和学生档案。极其可惜的是，人事档案工作历经这10年建设黄金期后，在“文化大革命"期间毁于一旦。据文献记载，当时档案馆遭受冲击，人事档案受到隐匿和销毁，大批工作人员被调离、撒换。

1980年2月，第二次全国干部档案工作座谈会召开，人事档案工作再度迎来春天。在这次会议上，《关于加强干部档案工作的意见》 《干部档案工作条例》《干部档案整理办法》等文件得以讨论和制定，并提出了今后的工作任务：收集和补充新材料，改变档案材料老、乱、散、缺的现状；对干部档案普遍进行一次清理和整理；把必需的各种规章制度加以恢复、建立和健全起来，使干部档案工作有章可循、有法可依等。这期间，人事档案建设亮点不断，学历和专业培训材料，任免、工资待遇材料，出国工作、考察、学习材料等内容都写入了人事档案。

1990年12月，第三次全国干部档案工作座谈会召开。会议召开以后的15年中，各级组织人事部门认真落实《干部档案工作条例》，健全和完善了有关规章制度，开展了干部人事档案目标管理工作，人事档案管理水平不断提高，干部档案工作方法和手段得到改进，进一步夯实了干部人事档案工作基础。

2005年11月，第四次全国干部档案工作座谈会召开。会议提出要以领导干部档案和公务员档案为重点，大力推进干部档案工作的创新，加强干部档案工作的制度化、规范化和信息化建设，充分发挥干部档案在公道正派地选人用人上的重要作用。我国传统人事档案制度存在重“政治”轻“能力"、重“历史”轻“现实"、重“身份”轻“契约”、重“凭证"轻“信用”、重“控制”轻“服务”的问题。借鉴发达国家的先进经验，重视人事档案社会服务功能，加强信用档案建设，在人事档案中增加个人信用情况的记录，对于充分发挥人事档案对经济社会发展的促进作用具有积极意义。近年来，为适应人事档案数字化管理发展方向和要求，采用计算机、扫描仪、数码相机等信息设备，对各类介质载体的档案内容进行数字信息转化，使其成为能被计算机识别的数字图像或数字文本，人事档案实现数字化管理。

纵观历史，当今的人事档案是在新中国成立以来，依据新的国家档案体系在人事管理活动中形成，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。在历史的长河中，人事档案以档案最基本的特征，即原始记录性和社会服务性，起着其他文化形式不可替代的作用。人事档案忠实记录了干部的德、能、勤、绩、廉情况，记录了干部的历史情况和现实表现，是选人用人的重要依据。人事档案的完整、准确、安全，对全面、准确地考察干部具有重要意义。人事档案管理在人事管理中具有结果性和前端性的双重属性，一切管理实施产生的结果最终均要在人事档案中予以记录和保存，一切管理手段的实施均要以人事档案的记录为基础信息。人事档案管理是贯穿整个管理链条的唯一专业，是人事工作的核心组成部分和关键环节，起着重要的承上启下和信息支撑作用。