导语
在档案工作实践中，照片、录音、录像等以声像为主要呈现方式的材料，因其载体特殊、形成方式多样、管理要求与纸质档案不同，常被统称为“特殊载体档案”或“音像档案”。这类材料直观、生动、凭证性强，是还原单位历史面貌、记录重大活动的重要载体。但在实际工作中，哪些该归、哪些不该归、按什么标准归，不少单位把握不准。本文依据《机关档案管理规定》（国家档案局令第13号）、GB/T 11821《照片档案管理规范》、DA/T 50《数码照片归档与管理规范》、DA/T 78《录音录像档案管理规范》等现行有效规范，对特殊载体档案的归档范围作系统梳理，供各单位对照执行。
一、特殊载体档案的范畴与管理依据
（一）特殊载体档案的主要类型
根据《机关档案管理规定》第二十三条，机关档案除文书、科技、人事、会计等门类外，还包括照片、录音、录像等音像档案，以及印章、题词、奖牌、奖章、证书、公务礼品等实物档案，业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体等电子档案。其中，照片、录音、录像因其载体形态与纸质文件差异显著，是典型的特殊载体档案。企业单位则应按照《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局令第10号），结合本企业实际确定各类特殊载体材料的归档范围。
（二）管理的主要规范依据
照片档案的收集范围应当符合GB/T 11821《照片档案管理规范》和DA/T 50《数码照片归档与管理规范》的规定。
录音录像档案的收集、整理、著录与归档，应当符合DA/T 78《录音录像档案管理规范》的规定。
电子文件类材料的归档与管理，还应符合GB/T 18894《电子文件归档与电子档案管理规范》的要求。
涉密特殊载体档案的管理，同时遵循国家保密管理有关规定。
二、照片档案的归档范围
照片档案包括传统感光照片档案和数码照片档案两类，二者归档范围的基本口径一致，但在技术要求上各有规定。
（一）传统照片档案的归档范围（依据GB/T 11821）
1.记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片。
(1)领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片。
(2)本单位组织或参加的重要外事活动的照片。
(3)记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片。
2.记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片。
3.其他具有保存价值的照片。
（二）数码照片档案的归档范围（依据DA/T 50）
DA/T 50在GB/T 11821基础上，结合数码照片形成特点进一步细化为四类：
1.记录本单位主要职能活动和重要工作成果的数码照片。
(1)本单位主办或承办的重点工作、重大活动、重要会议的数码照片。
(2)本单位重点建设项目、重点科研项目的数码照片。
(3)领导人、著名人物和国际友人参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的数码照片。
(4)本单位劳动模范、先进人物及其典型活动的数码照片。
(5)本单位历届领导班子成员的数码证件照片。
2.记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的数码照片。
3.记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的数码照片。
4.其他具有保存价值的数码照片。
（三）照片档案归档的技术要求
归档的数码照片应当是用数字成像设备直接拍摄形成的原始图像文件，不得对照片内容和EXIF信息进行修改和处理。
对反映同一内容的若干张数码照片，应当选择具有代表性和典型性的照片归档，要求主题鲜明、影像清晰、完整；反映同一场景的数码照片一般只归档一张。
归档的数码照片格式为JPEG、TIFF或RAW，推荐采用JPEG格式。
归档的照片应当附加文字说明，综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示照片反映的主要内容。
照片档案一般不应跨年度，摄影者或承办单位应当及时整理向档案室归档。
三、录音录像档案的归档范围
依据DA/T 78—2019，各单位在履行职能活动中形成的、具有保存价值的录音录像文件应当及时归档。具体收集范围包括：
（一）录音录像档案的收集范围
1.记录本单位主要职能和基本历史面貌的、具有保存价值的录音录像文件。
(1)工作活动、重要会议、外事活动、重点工程、重要人物等方面的录音录像文件。
(2)主办或承办的本地区政治、经济、文化、体育与社会事业等重大活动的录音录像文件。
(3)上级领导和著名人物来本单位进行检查、视察、调研等工作，或参加与本单位、本地区有关的重大活动的录音录像文件。
(4)组织或参与处置的重大事件，包括重大自然灾害、重大事故、突发事件等的录音录像文件。
2.记录本地区地理概貌、城乡建设、名胜古迹、自然风光、民风民俗和人物宣传的录音录像文件。
3.执法部门或司法部门职能活动形成的录音录像文件。
4.其他具有保存价值的录音录像文件。
（二）录音录像档案归档的技术要求
录音录像文件应当客观、系统地反映主题内容，画面完整、端正，声音和影像清晰。
录像电子文件应当是音频、视频封装为一体的音视频文件；以摄录设备直接形成的文件为素材，遵循活动时序与客观事实编辑制作的录音录像文件也应当收集、保存。
录音电子文件归档格式为WAV、MP3、AAC等，音频采样率不低于44.1kHz；录像电子文件归档格式为MPG、MP4、FLV、AVI等，视频比特率不低于8Mbps；珍贵的录像电子文件可同时归档一套MXF格式文件。
有多件录音录像电子文件反映相同场景或主题内容的，应当挑选一件影像清晰、人物端正、声音清楚、画面构图平衡的文件归档。
模拟信号录音录像文件（录音带、录像带等）应当进行数字化转换，形成数字副本，并按规范著录、建立目录数据库。
四、其他常见特殊载体材料的归档范围
（一）实物档案
依据《机关档案管理规定》第二十三条，印章、题词、奖牌、奖章、证书、公务礼品等实物档案属于机关档案范畴。各单位在职能活动中形成的、具有保存价值的实物，应当随相关文字材料一并归档，重点包括：单位机构印章及作废印章、上级领导题词与手迹、获得的奖牌奖章与荣誉证书、重要公务往来礼品等。
（二）电子文件类特殊载体
业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体信息等，虽然载体形态上属于电子文件，但其形成方式和管理要求不同于一般文书，也应当按照GB/T 18894及相关行业规范确定归档范围、及时归档。
五、归档工作中需要把握的几个关键问题
（一）归档时间
照片档案：具有归档价值的照片应当及时整理归档，一般不应跨年度；数码照片最迟在第二年6月底前完成归档。
录音录像档案：自文件形成起3个月内向档案部门提交归档，最迟不能超过形成后的次年6月。
属于国家综合档案馆接收范围的录音录像电子档案，自形成之日起5年内向同级国家综合档案馆移交。
（二）保管期限
照片档案、数码照片档案、录音录像档案的保管期限均划分为永久、定期30年、定期10年三档。国家或行业主管部门有专门规定的，从其规定。具体保管期限的划定，应当结合所记录活动的重要程度、历史价值和查考需要，参照本单位文件材料归档范围和保管期限表执行。
（三）同源材料一并归档
重大活动筹备、实施过程中形成的文字材料、重要实物，应当与相应的照片、录音录像文件一并收集、归档。具体包括公文、活动日程、领导讲话、交流发言材料、名册、签名册、座次表、宣传册、活动标志、临时机构印章、证件、纪念章、场馆设计图等。这一要求的目的，是保持声像档案与纸质档案之间的有机联系，避免声像材料“孤立无据”。
（四）保密管理
涉密照片、录音录像档案的管理，应当遵循国家保密管理的有关规定，在收集、整理、存储、利用、移交各环节落实保密措施。记录了人物影像、在版权保护期内的录音录像档案，其利用还应当符合国家有关著作权、肖像权的规定。
结语
特殊载体档案的归档范围，核心是把握两条线：
一是“什么该归”——本单位主要职能活动、重要工作成果、重大事件与异常情况、本地区地理风貌与人物宣传，以及执法司法等专业职能活动中形成的照片、录音、录像；
二是“怎么归才规范”——原始文件不修改、同场景择优归档、格式符合标准、文字说明要素齐全、同源材料一并归档、按时限移交。
各单位应当以此为基础，结合行业主管部门的专门规定和本单位实际，编制本单位特殊载体档案的归档范围和保管期限表，做到范围清晰、责任到人、归档及时，真正把声像档案这一“看得见、听得着”的历史财富管好用好。 |
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