数字化档案馆是依托高速网络通信设施，利用数字化手段，对档案信息资源实现自动化收集、管理，存贮和利用，充分实现档案资源共享的分布式数字信息管理系统。
二、什么是档案数字化
档案数字化是将保存在纸质、录音录像带、缩微胶片等载体上的档案信息，通过计算机手段转换为数字格式存贮于计算机硬盘或光盘中，从而实现档案信息存贮的数字化，为数字化档案馆的建设和运行提供充沛的内容资源。
三、档案数字化的原则和目标
1、保证实体档案和电子档案的安全是档案数字化工作的基本原则。
2、保证数字化加工的质量和效率是档案数字化工作的首要目标。
四、纸质档案的特点
1、 数量巨大
在传统的档案存储介质中，纸质档案的数量最为巨大，约占总体档案量的98%以上。
2、状态复杂
纸质档案因为存续时间较长，大小、厚度、质地不一，很多档案都具有“薄、毛、黄、糙、脆、杂”的特点。
3、价值高昂
档案的唯一性决定了档案的珍贵性，尤其是一些历史档案，如古籍善本，更是需要以文物的视角来看待。
五、档案数字化加工的方式
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自行加工 |
外包加工 |
| 人员投入 |
需专门投入大量人员进行操作 |
不需投入专门扫描人员 |
| 用户工作强度 |
大 |
小 |
| 制作质量 |
难以保证 |
有保证 |
| 见效速度 |
慢 |
快 |
| 专业性 |
自己需培训和熟练 |
专业操作人员 |
| 投入的利用情况 |
增加固定资产投入会有设备闲置情况 |
无需投入设备不存在闲置 |
从上表中可看出，采用外包扫描加工已成趋势，除可节省总体费用外，在扫描质量、完成工期、售后服务等方面都能得到较好的保证，优势如下：
1、节省人员成本：档案扫描服务属于相对较简单的劳动密集型行业，而客户行业本身属于人才和资本密集型，客
户内部的人员成本比专业扫描服务公司的人员成本要高的多，组织客户工作人员来做档案扫描对客户来讲是
得不偿失的。
2、降低管理成本：在扫描过程中需要作大量的管理工作，包括：工作制度制定、人员培训、档案保存、绩效考核
等，这些工作会大量占用管理层的时间和精力。同时人员的培训成本也将是一笔不小的开销。
3、提高工作效率：经过实际测试比较，专业的扫描人员处理速度是一般人员的三倍、专业的录入人员处理速度
一般人员的五倍，而专业有效的组织管理更能充分提高整体工作的效率。
4、保证处理质量：专业的处理人员和处理过程可以大大减少重复、误扫的机会，提高扫描图像的质量，保证档案
扫描过程中资料的完整性。
5、可发挥技术、设备优势：专业公司会充分利用自身的技术优势，随时采用最新的处理软件和设备，而客户在一
次采购后很难保持技术和设备的及时更新。而扫描结束后，对未折旧完的设备利用也将是个负担。
6、保证原始档案安全：专业公司通过详细的制度规范、完善的监督机制保证客户档案资料的安全。
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