导语
整理、装订，往往被视为按卷整理工作的“主体工程”。但装订完成并不等于整理结束。案卷从“一卷一卷的实体”变成“可检索、可识别、可管理的档案单元”，靠的正是接下来的两道工序：排列与填写。排列决定案卷之间的秩序，填写把这种秩序固定为档号、目录和备考记录。两者一旦脱节，前面组卷、装订的功夫就会在检索利用环节大打折扣。本文依据GB/T 9705、DA/T 13—2022及DA/T 111—2026等现行规范，梳理案卷排列与事项填写的操作要点与常见误区。
一、案卷排列：先定“谁在前、谁在后”
案卷排列，解决的是装订好的案卷在分类体系最低一级类目内的先后顺序问题。排列不是随意的物理摆放，而是为后续档号编制提供唯一、稳定的顺序依据。
（一）排列的基本依据：分类方案的最低一级类目
案卷排列不能脱离分类方案另行一套。排列应在分类方案确定的最低一级类目之内进行，不同类目之间的案卷不交叉排序。以文书档案常用的“年度—机构（问题）—保管期限”分类为例，最低一级类目可能是某个机构下的某个保管期限，案卷就在这一层内排列。跨类目“混排”，会直接导致档号中的类别号失去区分意义。
（二）排列的核心规则：时间结合事由，而非简单按日期堆叠
在最低一级类目内，案卷排列的基本方法是“按时间结合事由”。具体而言：同一事由形成的案卷，按事由办结时间或文件形成时间的先后排列；不同事由的案卷之间，一般按事由办结时间的先后顺序排列。不能简单地按发文字号或收文编号排序，也不能把同一事由的案卷拆散插入不同位置。事由的完整性优先于日期的机械先后，这是排列环节最容易被忽视的一条。
（三）不同门类的差异化处理
科技档案、重大科技基础设施档案等专门门类，排列规则存在针对性调整。以DA/T 111—2026为例：综合管理类文件按事由结合时间、重要程度排列；工艺设备文件按设备研制或购置流程排列；施工文件则按单项工程、单位工程、分部（分项）工程的层级依次排列。文书档案的“时间—事由”框架是通用底座，但具体到专门档案，应以对应门类的专门规范为准。
（四）排列完成后才赋予案卷号
案卷号是案卷排列顺序号，而不是组卷时预先设定的编号。排列顺序确定之后，在最低一级类目内从“0001”起依次赋予案卷号，用四位阿拉伯数字标识，不足四位的补“0”。排列在前，编号在后；顺序变，编号才变。先编号后排列，或者排列调整后不修改编号，都会造成档号与实体秩序的错位。
二、填写事项之一：档号的结构与案卷级档号
案卷排列的直接产出，是案卷在类目内的位置。档号的任务，是把这一位置转化为可书写、可检索的唯一代码。
（一）按卷整理的档号结构
DA/T 13—2022规定，按卷整理的档号结构为：全宗号-类别号-案卷号/组号/册号-件号/页号。其中，全宗号、一级类别号（档案门类代码）、案卷号/组号/册号为必选项，不应省略；年度、保管期限代码、机构/问题代码等作为类别号的构成元素，依分类方案选用。档号各层级之间用连接号“-”相连，类别号内部各同级元素之间用间隔号“·”相隔。
（二）案卷级档号的边界
填写案卷封面或案卷目录中的“档号”时，填写的是案卷级档号，即“全宗号-类别号-案卷号/组号/册号”，不延伸至件号或页号。件号/页号属于文件级档号的范畴，应在卷内文件目录或具体文件著录中使用。把案卷级档号误写为包含件号的全串，是封面填写中的常见错误。
（三）档号编制应遵循的底线原则
档号一经确定，不应随意改变（稳定性原则）；不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象（唯一性原则）；档号结构应与整理分类体系保持一致（一致性原则）。排列阶段如果发现类目归属有误，应在排列环节调整并重新编号，而不是在档号已填写后再做“补丁式”修改。
三、填写事项之二：卷内备考表的项目与填写要求
备考表是案卷的“自述文件”，记录的是这一卷在整理完成时的状态，以及日后发生的变化。它不参与检索，但决定了案卷在长期保存中是否“说得清”。
（一）备考表的位置与基本构成
卷内备考表排列在卷内文件材料的尾页之后，每卷一份。其核心项目通常包括：档号、互见号、本卷情况说明、立卷人、立卷时间、检查人、检查时间。备考表的格式尺寸不得擅自改变。
（二）“说明”栏：必须写“实”，不能写“空”
“说明”栏是备考表的信息重心，应填写卷内文件材料的总件数、总页数，以及组卷和保管利用中需要说明的问题，包括文件材料的缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。常用的表述格式为“本卷共×件，总计×××页，其中图纸×张，照片×张”。即使没有异常情况，也应在说明栏中如实注明页数构成；备考表的“空”不等于“没有问题”，而是放弃了日后追溯的依据。
（三）互见号：跨载体关联的“接口”
互见号用于填写反映同一内容而载体不同、且另行保管的档案档号，并注明载体形式。例如，同一项目的纸质案卷与照片档案、电子档案分别保管时，互见号在两个案卷之间建立指向关系。这一栏在单纯纸质环境中容易被忽略，但在多载体并行管理的场景下，是保持档案之间内容关联的关键字段。
（四）签字与日期：责任的可追溯标记
立卷人由负责立卷者签字，立卷时间填写立卷完成日期；检查人由案卷审核者签名，检查时间填写审核日期。签字不是形式，而是将“谁整理、谁检查”固定在案卷上。缺少签字的备考表，在质量检查和交接环节不具备完整的凭证效力。
四、填写事项之三：案卷目录的编制
案卷目录是案卷排列结果在检索工具层面的集中呈现。排列决定顺序，目录把顺序“固化”为可供查找的条目集合。
（一）案卷目录的核心字段
案卷目录通常包括：序号、档号、案卷题名、总页数、保管期限、备注等字段。其中，档号填写案卷级档号，案卷题名应与封面题名一致，总页数填写卷内文件页数之和，保管期限按案卷内最长的保管期限填写（卷内有不同保管期限文件的，从长）。
（二）序号与档号的关系
序号是案卷在目录中的流水顺序号，档号是案卷在分类体系中的唯一代码。二者可以对应，但功能不同：序号用于目录内部的顺序定位，档号用于全宗范围内的唯一标识。填写时不应以序号代替档号，也不应在档号中省略必选的类别号和案卷号。
（三）备注栏的灵活运用
备注栏可根据管理需要填写案卷的密级、互见号或存放位置等信息。它不是必填项，但在库房调整、载体转换或跨全宗关联时，备注栏往往是第一个需要回查的位置。有意识地保持备注栏的简洁与规范，比填满备注更有实际价值。
（四）目录的份数与载体
案卷目录通常一式三份：随案卷、归全宗卷、作为检索工具各一份，同时应保留电子文档。目录编制完成后，应与案卷实体逐一核对档号和题名，避免“目录有了、卷对不上”。
结语
案卷排列与事项填写，在按卷整理的全流程中位于装订之后，却决定了整批档案能否被“找得到、说得清、管得住”。排列给案卷以秩序，档号把秩序编码化，备考表记录秩序背后的状态变化，案卷目录则把秩序交付给检索。四者环环相扣，任何一个环节的简化或错位，都会在后续管理和利用中显现出来。规范的价值不在于条文本身，而在于让每一卷档案在离开整理者之手以后，仍然能够自我说明、自我定位。 |
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