归档文件保管期限鉴定，是档案业务中承上启下的关键一环。一份文件材料归档时定永久还是定期？定期是定30年还是10年？直接决定它将来是被长久妥善保存，还是到期后被鉴定销毁。实际工作中，不少单位在“重要”与“一般”之间拿捏不准，对不同门类档案各依什么标准、按什么方法鉴定也缺乏系统把握。本文依据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）、《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局令第10号）等现行规定，梳理各类归档文件保管期限的鉴定依据、基本方法和分门类鉴定要点，供档案同行参考。
一、归档文件保管期限鉴定的基本认识
（一）什么是保管期限鉴定
档案价值鉴定，是指按照一定的原则、标准和方法，鉴别判定档案的保存价值、确定其保管期限。通常所说的鉴定，特指价值鉴定：通过鉴定挑选出有保存价值的档案妥善留存，对确无保存价值的予以剔除。保管期限鉴定要回答两个基本问题——这份材料要不要归档，归档后又该保存多久。
（二）鉴定工作的主要类型
从鉴定时间和组织主体看，与保管期限相关的鉴定主要有三类：
1. 归档鉴定。即在文件材料归档时，确定其是否归档并划定保管期限。这是最基础、工作量最大的一次鉴定。
2. 存毁鉴定，又称期满鉴定。即对保管期限届满的档案再次鉴别，判定是否仍有继续保存价值，决定存或毁。
3. 进馆前复审。即档案向综合档案馆移交前，对永久和定期30年的档案价值进行复核，必要时调整保管期限。
（三）保管期限的基本框架
按现行规定，归档文件保管期限分为永久和定期两种，定期一般分为30年、10年，实行标时制。这一框架在机关（8号令）和企业（10号令）中基本一致。企业在满足法律法规最低保管期限要求的前提下，可结合实际自主设置更细的年限。
二、保管期限鉴定的依据
（一）法律法规与规章依据
开展鉴定首先要有据可依。主要依据包括《中华人民共和国档案法》及其实施办法，以及国家档案局专门规章：机关单位执行8号令，企业执行10号令；人事、会计、基建等专门文件材料，则按国家有关专门规定执行。
（二）本单位归档范围和保管期限表
这是日常鉴定最直接、最常用的依据。各单位应结合自身职能和部门工作实际，编制本单位《文件材料归档范围和档案保管期限表》，经同级档案行政管理部门审查同意后施行。表中逐项列明归档范围与对应保管期限，鉴定人员对照表格“对号入座“即可。
（三）各门类专门业务标准
不同门类档案还有专门规范：会计档案执行《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局令第79号），科研档案执行《科学技术研究档案管理规定》，基本建设档案执行《建设项目档案管理规范》（DA/T 28—2018），企业管理类档案还可参照《企业档案工作规范》（DA/T 42—2009）。
三、保管期限鉴定的基本方法
（一）直接鉴定法
逐件、逐卷审查文件材料的内容和外形特征，直接判定其价值和保管期限，而不是只看文件名或笼统归类。这是保管期限鉴定最基本、最可靠的方法。鉴定时不能仅凭标题或部门盖章下结论，必须打开文件看实际内容。
（二）职能鉴定法
看文件材料是否反映本单位主要职能活动和基本历史面貌。凡记录本单位核心职能、重要决策、重大活动的，从长从久保存；只反映一般性、事务性活动的，短期保存。
（三）来源鉴定法
看文件的形成者和行文关系。本单位制发的重要文件、机构演变和人事任免文件，期限从长；上级机关发来属于本单位主管业务的重要文件从长，普发性、参考性的从短；下级机关报送的重要材料从长，一般简报、情况反映从短。
（四）价值鉴定法
综合衡量文件的现实查考价值和历史凭证价值。既要考虑当前工作还要不要用，也要考虑将来对研究本单位历史、维护权益有无凭证作用。兼具现实与历史双重价值的定永久，仅有现实查考作用的定定期。
（五）“重要”与“一般”两分法
8号令、10号令在列举保管期限时反复使用“重要的”“一般的”两个层级，这实际上给了鉴定者一个简便抓手：同类文件材料中，涉及重要问题、重要事项、重要成果的归入永久或30年，涉及一般性、例行性事项的归入10年或更短。把握不准时，可按就高不就低处理。
四、各类归档文件保管期限鉴定要点
（一）文书档案
文书档案是保管期限鉴定的主体，直接对照8号令（机关）或10号令附件保管期限表执行。
1. 永久保管的主要范围。本单位制定的法规政策性文件；重要会议和重大活动形成的主要文件；重要业务文件；重要问题的请示与上级批复、重要报告总结和综合统计；机构演变、人事任免；房产土地、重要合同、资产登记等凭证性材料；上级机关制发属于本单位主管业务的重要文件。
2. 定期保管的主要范围。一般性业务文件、一般性会议活动材料、一般性人事管理材料、一般性事务管理材料；一般性问题的请示与批复；上级和同级机关非本单位主管业务但需贯彻执行的文件；下级机关报送的年度计划总结、统计、重要专题报告等。
（二）人事档案
职工录用、转正、聘用、调资、职称评定、考核、任免、离退休、抚恤等直接涉及职工个人权益和组织管理的材料，一般从长保存；受县级以上表彰奖励、受到警告以上处分等重要奖惩材料保管期限较长；一般性情况反映、工作简报类材料期限较短。
（三）会计档案
会计凭证、会计账簿、财务报告等按《会计档案管理办法》划定期限。典型如原始凭证、记账凭证、会计账簿一般保管30年，年度财务报告（决算）永久保管，银行存款余额调节表、银行对账单等保管10年。具体以最新修订的会计档案保管期限表为准。
（四）基本建设档案
建设项目从立项、设计、施工到竣工验收形成的全套文件，是日后工程维修、改建、确权的重要依据。项目建设有关的审批、竣工验收、隐蔽工程、竣工图等核心凭证性文件一般永久或长期保存；施工过程中的一般性往来函件、进度报表等可适当缩短。具体执行DA/T 28—2018及项目档案专项验收要求。
（五）科研与科技档案
科研项目立项、成果鉴定、获奖、知识产权等形成的重要文件材料从长保存；项目的阶段性、一般性过程材料可短期保存。重点课题、获奖成果、形成自主知识产权的材料期限从长，一般协作、例行性材料从短。
（六）设备仪器档案
关键设备、进口设备、大型成套设备的随机文件、安装调试、运行维修记录等随机技术资料，对设备全生命周期管理意义较大，一般长期保存；一般低值易耗品、日常维修的临时性单据期限较短。
（七）声像与电子档案
重要会议、重大活动、重大成果形成的照片、录音录像，以及新闻媒体对本单位重要活动的宣传报道，反映本单位历史面貌，一般从长保存。电子档案鉴定时，除正文外，其元数据、背景信息必须同步归档，并随正文一并划定保管期限，不能只归正文不顾元数据。
五、鉴定工作的组织实施
（一）归档鉴定的实施
归档鉴定分两步走：第一步在文件收集时确定归档范围，第二步在整理时对归档文件划分保管期限。归档鉴定原则上由本单位文书或业务部门负责实施，档案部门进行监督指导并对鉴定结果检查确认；不符合要求的要重新鉴定。
（二）到期存毁鉴定的实施
对保管期限届满的档案，应在档案工作协调机制下，由办公室负责人主持，档案部门会同相关业务部门组成鉴定小组共同开展，必要时邀请专家参加。鉴定要按件、按卷形成鉴定工作表，记录鉴定结果；鉴定结束后形成鉴定工作报告，写明调整和销毁档案的数量、内容。
（三）进馆前的价值复审
档案移交综合档案馆前，档案部门应配合做好进馆鉴定，重点复审保管期限为永久和30年的档案，确需调整期限的及时调整。
（四）销毁的基本要求
经鉴定确无保存价值需销毁的，应编制档案销毁清册，经单位分管负责人审批，由档案部门会同业务部门共同监销，在指定场所彻底销毁，不得私自留存或作废品出售。销毁清册永久保存。
六、鉴定中应把握的原则
（一）从宽从长原则
当不同规章对同一类文件的归档范围或保管期限要求不一致时，归档范围取较宽者，保管期限取较长者；效力层级不同的，以效力高者为准。
（二）就高不就低原则
同类文件在永久与定期之间难以判断时，宜先从高划定，宁可保留一段时期后再到期鉴定，也不要轻易定为短期而过早销毁。档案销毁不可逆，审慎为先。
（三）动态修订原则
本单位机构、职能、主营业务发生重大变化，或距上次修订满一定年限时，应及时修订保管期限表，把新业务、新系统形成的文件材料纳入归档范围，做到应归尽归。
（四）电子文件同步鉴定
业务信息系统批量和零散形成的电子文件、业务数据，凡属归档范围的都应及时归档鉴定，并在保管期限表中尽量标注来源业务系统，保证来源清晰、路径可溯。
结语
保管期限鉴定是一项“今天定线、明天见效”的基础性工作。鉴定得准，档案资源才能结构合理、保管经济、利用方便；鉴定得松，会造成库房膨胀、重复保存；鉴定得严，又可能误毁具有长远价值的历史记录。实际操作中，关键是把本单位保管期限表用足用好，坚持直接鉴定、逐件把关，按照“重要从长、一般从短、把握不准就高”的思路稳步推进，并随职能变化动态修订，才能让每一份归档文件都得到恰如其分的对待。 |
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