【导语】
档案分类方案是机关档案“三合一”制度的核心组成部分，是规范和指导文件材料形成与收集、整理与归档、鉴定与销毁等工作环节的一项基本制度。一个单位的分类方案是否科学、合理、规范，直接关系到档案整理的效率和质量，也影响着档案资源体系的完整性和检索利用的便捷性。然而在实际工作中，不少单位的分类方案存在门类不全、类目设置随意、分类标准不统一等问题。那么，如何判断一个具体单位的档案分类方案是否合理规范？本文从审查实务的角度，系统梳理判断的标准、方法和要点，供广大档案工作者参考。
一、判断分类方案合理规范的基本依据
（一）法规制度依据
判断分类方案是否合理规范，首先要看其是否依据了正确的法规制度。核心依据包括：
1.《机关档案管理规定》（国家档案局令第13号），规定了机关档案门类划分、分类方法和档号编制的基本要求。
2.国家档案局《关于全面推行机关档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表三合一制度的通知》（档函〔2022〕58号），明确了“科学制定档案分类方案”的具体要求。
3.《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015），规定了归档文件分类的基本方法和要求。
4.《档号编制规则》（DA/T 13—2022），规定了档号的结构、编制原则和编制方法。
（二）分类方案的基本构成
判断分类方案是否规范，还要看其内容是否完整。一个完整的档案分类方案应当包括三个方面：档案门类划分、分类方法及档号结构、编号规范。这三个方面缺一不可，但时常有单位在编制时漏掉“分类方法及档号结构”和“编号规范”。
（三）判断的核心维度
综合法规要求和审查实务，判断分类方案是否合理规范，可以从以下三个核心维度入手：
一是门类划分的完整性，看是否覆盖了本机关所有档案门类；
二是分类方法与档号编制的科学性，看分类标准是否统一、档号结构是否规范；
三是类目设置的实用性，看是否贴合本单位职能特点和档案管理实际。
此外，分类方案的格式规范性也是审查的基本前提。
二、审查门类划分的完整性
（一）一级门类是否齐全
一级门类是分类方案的顶层框架。判断一级门类是否齐全，关键是看它是否覆盖了本单位已有和应有的全部档案门类。在实际审查中，常见的问题主要有两类：
1.基础门类缺失。各级各类机关具备的基础档案门类包括文书、人事、会计、照片、录音、录像、实物等，但有些机关由于照片、录音、录像等门类未收集，在制定分类方案时参照以往做法未列出，导致门类设置不全。
2.不合理增设门类。国家档案局发布的编制样例列举的一级门类基本可以覆盖目前机关产生的档案类型，但部分机关会创设出光盘类、电子档案类等额外门类，这是不规范的，应严格按照国家档案局第8号令及《通知》要求划分，不能随意增设。
（二）二级门类是否科学
二级门类是在一级门类下的进一步细分。判断二级门类是否科学，主要看其是否符合客观性、逻辑性、实用性要求，且类目之间不能互相混淆、文件材料之间应保持有机联系。常见问题包括：
1.类目设置不符合逻辑原则。不同类目下内容设置不清晰，有互相混淆、重复的情况。
2.类目设置层次过于宽泛。有些门类和载体档案只设置到一级类目，无法实现更加清晰精确的划分。
3.二级门类划分随意化。如将本属于基建档案的信息化项目档案列为科技档案二级门类。
（三）门类划分是否体现“以我为主”
判断门类划分是否合理，还要看是否紧密结合了本单位的“三定”方案和职责特色。有些单位的分类方案仅仅是对参照样例、参考制度的生搬硬套，可操作性不强，不符合本单位实际情况；有些单位未结合自身职责特色拓宽门类设置，如未设置具有本单位业务特色的档案门类，忽略了“以我为主”的原则。
（四）专业档案划分是否准确
专业档案的判定和划分是门类划分中的重点和难点。判断专业档案划分是否准确，可以从以下四个方面把握：一是文书、科技等门类档案之外形成的，归档范围不交叉不遗漏；二是履行行业特有职责形成的；三是形成的档案数量特别大；四是各单位普遍开展行政许可、复议、信访等工作形成的档案原则上不作为专业档案。
三、审查分类方法与档号编制的科学性
（一）分类方法的选择是否合理
全宗内档案分类的方法很多，《归档文件整理规则》选择年度、机构（问题）和保管期限作为基本的、通用的分类方法，这是由于这三种分类方法在各地区、各部门档案部门使用率最高，并且反映了档案管理的基本规律和要求。
判断分类方法的选择是否合理，重点看以下几点：
1.是否尽可能使用年度、保管期限、机构（问题）、类别这4个常用分类项统一档案分类。这是分类方案编制的基本要求。
2.不同门类、载体或形式档案的分类方法是否相对统一、相互呼应。不能各门类各搞一套，缺乏协调性。
3.分类体系是否具有逻辑性。一次分类只能使用一个分类标准，不能同时使用两个或两个以上的标准。选择复式分类法要严格按逻辑规则设置类目，同一分类层次只能采用一种分类方法，遵循同一分类标准，否则就会违背分类的原则，影响档案的科学管理和检索利用。
4.分类层次是否简明。类目不宜过细、过多，以免造成类目空设、文件无处归入等问题。
（二）档号编制是否规范
档号是分类方案的落地体现。判断档号编制是否规范，重点审查以下方面：
1.档号结构是否统一。建议尽可能使用由全宗号、档案门类代码、保管期限、机构问题、件号顺序组成的“五段式”通用档号结构统一档号编制。
2.字段是否指代清晰、位数是否统一。常见问题包括档号结构混乱、字段指代不清、字段位数不一等。
3.是否做到“三个统一”。统一卷件编制、统一档号位数、统一编制规则。
4.是否导向明确、有限适度。档号编制要符合简化整理要求，能够满足电子档案管理需要，选择必要信息，不必把所有信息都体现在档号上。
（三）分类项的设置是否科学
分类项是分类方法的具体体现。判断分类项设置是否科学，主要看是否存在以下常见问题：
（1）把照片档案使用载体类型作为分类项。
（2）人事档案缺少年度分类项。
（3）会计档案除使用年度、保管期限外，还以会计资料类别进行分类等。
这些问题的根源在于对各门类档案没有形成相对一致的整理思路。科学合理的分类项设置，应当根据各门类档案的特点，选择最能反映档案本质特征的分类标准。
四、审查类目设置的实用性
（一）类目设置是否贴合本单位实际
判断分类方案的实用性和科学性，核心原则可以概括为三个“符合”：
一是符合客观性，分类要从客观实际出发，保持文件材料之间原有的历史联系，应根据全宗内档案形成的特点和档案成分的实际情况来设置类目；
二是符合逻辑性，每一级分类只能使用一个分类标准，并且其标准必须保持一致性；
三是符合实用性，分类是管理档案的一种手段，必须符合实用原则，便于管理和查找利用。
在审查中，需要特别注意分类方案是否紧密结合了本单位的“三定”方案和职责特点，而不是简单照搬照抄上级或参考方案。
（二）类目名称是否含义明确
类目名称应含义明确，具有系统性，有合理的排列顺序。判断时，要看类目名称是否能够准确反映该类档案的内容和范围，类与类之间是否界限清晰、不应有交叉重叠。
（三）分类方案是否保持相对稳定
分类方案是分类工作的依据，应保持相对稳定，以保持分类体系的连续性，便于查找利用。判断时，要关注分类方案是否一经确定就保持一致，是否存在随意变动的情况。同时也要注意，随着工作的发展，机关各方面情况可能发生变化，整理归档文件时也可以对分类方案的不合理之处加以调整，但需要经过一定的审批程序。
（四）机构变动时分类方案是否及时调整
机构改革是分类方案调整的重要触发点。判断时需关注以下情形：
1.新组建的单位应当结合新的“三定”职能，重新编制并报审机关档案分类方案。
2.保留机构或单位名称的、优化职责或部分职责发生变化的，应沿用原档案全宗，分类方案相应调整即可。
3.不再保留、纳入重新组建机构的，自变动之日起档案全宗终止，需要按照档案处置方案做好分类方案的调整。
（五）审查的实操方法
在审查实务中，一些地方档案部门已经探索出行之有效的审查方法。例如，深圳市档案局采取“三必核、三必看”的方法，即单位的“三定”规定、政务服务事项、职责划入划出情况必核，档案门类齐不齐、归档范围全不全、保管期限划分准不准必看。三明市设计了“初审表”和“复审表”2个审查工具，从“门类划分”“分类方法”“档号结构”“编号规范”“归档范围和保管期限表”5个方面进行审查。这些方法都值得借鉴和参考。
【结语】
判断一个具体单位的档案分类方案是否合理规范，核心把握三条：
一看门类划分是否完整，是否覆盖了本机关已有和应有的全部档案门类；
二看分类方法与档号编制是否科学，分类标准是否统一、档号结构是否规范；
三看类目设置是否实用，是否贴合本单位职能特点和档案管理实际。
在实际工作中，还要注意分类方案格式的规范性和内容的完整性，关注机构变动等特殊情形下分类方案的及时调整。科学规范的分类方案，不仅是档案整理的基础依据，也是推动档案工作标准化、规范化的关键一步。建议各单位在编制和审查分类方案时，充分对照法规标准和本单位“三定”方案，广泛征求意见，确保分类方案经得起实践检验。 |
您现在的位置：