在机关、企事业单位档案管理工作中，录音录像档案作为声像类核心档案，承载着单位履职、重大活动、重点工作、突发事件等珍贵原始凭证信息，兼具查考价值与史料价值。不同于传统纸质档案，录音录像档案存在载体特殊、格式多样、易损耗、数字化要求高等管理难点。
今天，我们依据国内录音录像档案管理的核心行业标准——DA/T 78-2019《录音录像档案管理规范》（以下简称《规范》），全面拆解录音录像档案管理实操流程、明确技术标准、细化落地细则，为档案工作人员提供可直接套用的工作指南。
一、规范总则：基本原则与部门职责
《规范》明确了录音录像档案管理的基本原则、主体职责、技术支撑和保密要求，是全流程工作的根本遵循，所有操作必须围绕真实性、完整性、可用性、安全性四大核心目标开展。
（一）基本原则
严格遵循集中管理、过程管理、便于利用、安全保密原则，从技术、制度双维度管控，杜绝档案分散存放、流程缺失、泄密损毁等问题。
（二）职责划分（实操核心）
《规范》清晰界定各部门权责，解决工作推诿、职责模糊问题，是日常工作落地的关键：
文件形成部门：负责录音录像文件的前期收集、整理、著录、初步归档，是档案源头质量把控主体；
档案管理部门：制定专项管理制度、指导前端工作，负责档案接收、保管、利用、统计、移交全后端管理；
信息化部门：提供技术支撑，保障电子档案管理系统运行、格式适配、数据存储备份；
保密部门：专项监督涉密录音录像档案的全流程保密管理。
（三）基础管理要求
所有录音录像档案必须依托电子档案管理系统开展全程管控，系统建设、安全防护严格对标GB/T 18894-2016标准；涉密档案严格遵守国家保密法规，分级管控、规范处置。
二、前端收集：明确范围+硬性实操标准
收集是档案质量的第一道关口，《规范》明确了必收范围、质量要求、格式标准、配套材料四大实操细则，杜绝漏收、错收、劣质归档。
（一）收集范围（全覆盖无遗漏）
凡是反映单位履职、具备凭证和查考价值的录音录像文件，均需全部收集归档，核心涵盖四大类：
1.单位核心工作：重要会议、履职活动、重点工程、外事活动、重大赛事及社会事业活动；
2.重要人物活动：上级领导视察调研、知名人物参与本单位相关重大活动影像资料；
3.重大突发事件：自然灾害、安全事故、应急处置等各类突发事件的音视频记录；
4.特色及专项资料：辖区地理风貌、城乡建设、民风民俗、执法司法履职影像、各类宣传纪实音视频。
（二）收集质量硬性要求
所有归档文件必须客观完整、画面端正、音画清晰，优先收录原始摄录成品文件；同一场景多份素材，择优留存画质、音质、构图最优版本，杜绝重复归档、劣质归档。
（三）归档格式技术标准（精准可落地）
《规范》明确音视频归档通用/开放格式，不符合标准的必须提前转码转换，是数字化归档核心技术指标：
录音文件：支持WAV、MP3、AAC格式，音频采样率不低于44.1kHz；
录像文件：常规归档MPG、MP4、FLV、AVI格式，视频比特率不低于8Mbps；珍贵影像可额外归档一套MXF格式备份文件。
（四）配套材料同步收集
重大活动音视频档案，需同步收集配套公文、活动日程、领导讲话稿、名册、座次表、宣传资料、场馆图纸、纪念实物等佐证材料，实现音视频+文字+实物一体化归档。
三、整理著录：标准化流程+规范字段
整理、著录是实现档案可检索、可利用、可溯源的核心环节，规范统一了整理规则、保管期限、分类方式、著录字段，彻底解决归档混乱、检索困难问题。
（一）整理核心规则
管理单元：以“件（自然件）”为最小管理单位，保持文件内在逻辑关联；
排序规则：按工作活动发生时间顺序排列载体及电子文件；
分类方式：采用「年度—保管期限」或「保管期限—年度」两种分类模式，二选一统一执行；
保管期限：统一划分为永久、定期30年、定期10年，行业有专项规定的从其规定。
（二）存储结构规范
计算机端按分类类目逐级建立文件夹，同一活动、同一主题的音视频文件集中存放，依托系统自动排序；离线归档可采用一次写光盘、移动硬盘，按原有文件夹结构完整复制归档，统一编号标识。
（三）必备著录字段（全覆盖）
严格对标DA/T 63-2017元数据标准，每一件档案必须完整著录16项核心字段，杜绝字段缺失、信息错误，核心字段包括：计算机文件名、题名、责任者、摄录者、摄录日期、时间长度、文件大小、年度、工作活动名称及描述、保管期限代码、密级、原始载体编号、档案门类代码（录音LY/录像LX）、参见号、著录者。
其中日期统一采用著录格式为yyyy-mm-dd或yyyymmdd格式，时长统一采用hh:mm:ss格式，确保数据标准化、规范化。
四、归档流程：全步骤落地实操指南
《规范》明确了归档时间、方式、流程、编号规则，形成闭环管理，是日常归档工作的核心操作依据。
（一）归档时限（硬性时效）
文件形成后3个月内完成归档，最迟不得超过次年6月，杜绝超期归档、积压归档。
（二）两种归档方式
在线归档：已完成系统整理、著录的电子文件，通过电子档案管理系统直接线上归档；
离线归档：原始存储载体（光盘、硬盘等）通过人工核验、导入系统完成归档。
（三）四步标准归档流程
清点核实：核对文件、载体、目录数据、配套材料数量一致性，检查载体完好度；
检测鉴定：核查文件格式合规性、著录规范性，查杀病毒，验证档案四性（真实、完整、可用、安全）；
系统挂接：离线文件导入电子档案管理系统，建立文件与目录数据一一对应关系，生成唯一标识符；
登记办结：填写《录音录像文件归档登记表》，审核归档成果，系统自动编制档号、重命名文件，完成归档闭环。
（四）档号编制规则
统一两种规范格式，单位固定选用一种：
1.全宗号 档案门类代码·年度 保管期限代码 件号；
2.全宗号 档案门类代码·保管期限代码 年度 件号。
五、保管运维：载体养护+安全管控标准
录音录像档案载体易受温度、磁场、磨损影响，规范明确了精细化保管、备份、迁移、检测标准，保障档案长期可读、安全留存。
（一）载体存放硬性标准
防护要求：载体做防写处理，装盒竖立存放，避免挤压、划痕、触摸记录涂层；远离强磁场、强热源、有害气体；
温度管控：光盘17℃～20℃，磁性载体15℃～27℃，24小时温度变化分别不得超过±2℃、±3℃；
湿度管控：光盘20%～50%，磁性载体40%～60%，24小时湿度变化不得超过±5%。
（二）存储备份与迁移
实行在线存储+近线备份+离线备份三重防护；系统升级、载体超标、格式淘汰时，及时完成档案转换、迁移，全程留存运维台账。
（三）定期检测机制
定期抽检原始载体、离线备份载体，光盘参数超标、硬盘异常时，立即完成载体更新、数据迁移，台账归档留存。
六、利用与移交：合规化末端管理
（一）利用规范
严格实行权限管控，仅限授权范围内检索利用，未经许可不得擅自复制；含人物影像、处于版权保护期的档案，严格遵照国家版权及隐私规定使用。
（二）统计管理
按门类、年度、保管期限、件数、存储大小、时长等维度，常态化统计馆藏、利用、移交数据，形成完整统计台账。
（三）移交要求
需进馆的录音录像电子档案，自形成之日起5年内向同级国家综合档案馆移交，严格遵照电子档案移交接收相关规定执行。
七、落地总结：规范执行核心要点
录音录像档案管理落地工作中，需牢牢把握三个核心：
一是前端严控质量与格式，守住归档底线；
二是中端规范整理著录与归档流程，实现标准化管控；
三是后端精细化保管、合规利用移交，保障档案长期安全有效。
各单位可结合自身实际，对照《规范》细化内部管理制度，统一操作标准、补齐管理短板，全面提升声像档案规范化、数字化、专业化管理水平。 |
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