2023年5月29日，国家档案局发布DA/T 98-2023《商业银行业务档案管理规范》（以下简称《规范》），自2023年12月1日起正式实施。这份标准由国家档案局经济科技档案业务指导司牵头，联合中国建设银行、中国工商银行、中国民生银行、中国银行等多家机构共同起草。对于商业银行档案工作者来说，这不仅仅是一份标准文件，更是一份可落地的操作手册。
一、这个标准管什么？
简单说，《规范》覆盖了商业银行业务档案的全生命周期——从业务文件的产生、收集、整理、归档，到档案的保管、利用、鉴定、处置，再到电子文件的归档与电子档案管理，全流程都给出了明确要求。
适用范围不仅限于商业银行，政策性银行、城市信用合作社、农村信用合作社等也可参照执行。
业务档案包括哪些？《规范》明确列举了：对公信贷业务档案、个人信贷业务档案、金融市场业务档案、信用卡业务档案、国际结算业务档案、资产管理业务档案、资产托管业务档案、投资银行业务档案、同业业务档案、养老金业务档案、业务会计档案等。
二、总体原则：四条红线不能碰
《规范》第4章提出了总体原则和要求，其中有几条实操中特别需要注意：
第一，归档必须“三纳入”。业务文件归档要纳入业务工作计划、纳入业务部门职责和岗位责任制、纳入考核和奖惩制度。说白了，归档不是档案部门“求着”业务部门做的事，而是业务人员的分内职责。
第二，保密红线不能碰。涉密档案和涉及敏感个人信息的业务档案，必须严格遵循《保守国家秘密法》《个人信息保护法》等法律法规。
第三，电子档案要“前端控制”。业务电子文件归档和电子档案管理要纳入信息化建设规划，从系统设计阶段就考虑归档需求。
第四，经费要有保障。基础设施、日常管理、信息化建设等经费要列入年度财务预算。
三、谁该干什么？——管理职责分工
《规范》第5章明确了各部门职责，实操中关键是各司其职、分工协作。
档案部门是“总指挥”：负责统筹规划、制定制度、监督指导、接收保管、鉴定处置，还要参与业务信息系统建设，提出电子文件归档要求。
业务部门是“第一责任人”：负责本部门业务文件的收集、整理、保管和归档，对归档文件的齐全、完整、准确和质量负责。这是很多银行容易忽视的一点——归档质量的第一责任人是业务部门，不是档案部门。
保密部门负责保密管理的指导、监督和检查。
信息技术部门配合做好系统对接和技术保障。
四、业务文件怎么收集？——实操要点
《规范》第6章对业务文件收集提出了具体要求：
1.对照清单，应归尽归。按照本单位制定的业务文件归档范围和保管期限表，逐项核对，确保不漏不缺。
2.保证质量。业务文件的制作质量有明确要求——内容要完整、准确，载体要规范，签字盖章要齐全。
3.同步收集。纸质文件和电子文件要同步收集，不能只收纸质不收电子，也不能只收电子不要纸质（除非有明确规定）。
实操建议：建议各业务部门建立归档台账，每办结一笔业务，及时登记归档情况，避免年底突击补归档。
五、怎么整理与归档？——分类与期限
《规范》第7章规定了整理与归档的要求。
关于保管期限，《规范》附录A给出了各类业务档案的具体保管期限，且给出的期限为最低期限。
关于起算时间：
信贷业务档案：从贷款结清或业务执行完毕的次年1月1日开始计算
其他业务档案：从业务执行完毕的次年1月1日或会计年度终了后的第一天开始计算
关于分类方法，不同业务类型有不同的分类逻辑。例如对公信贷可按“业务类型年度保管期限”分类，信用卡业务可按“年度机构业务类型”分类。
实操建议：
1.建议在归档前就明确分类方案，做到分类标准统一、类目设置清晰；
2.档号编制要遵循DA/T 13《档号编制规则》；
3.纸质归档文件的装订要符合DA/T 69的要求。
六、档案怎么保管？——基础设施要跟上
《规范》第8章对保管提出了要求。
库房条件要符合JGJ 25《档案馆建筑设计规范》。照片档案按GB/T11821-2002管理，录音录像档案按DA/T 78管理，数码照片按DA/T 50管理。
纸质档案数字化要参照DA/T 31执行。
档案修裱参照DA/T 25。
实操建议：
1.库房要定期检查温湿度，做好防火、防潮、防虫、防光等“八防”工作；
2.定期盘点库存，账物相符。
七、怎么利用？——规范便捷是核心
《规范》第9章规定了利用要求。
总体原则是“规范便捷”——既要保证利用效率，又要确保档案安全。
实操要点：
1.建立完善的借阅审批制度；
2.涉密档案和涉及个人敏感信息的档案，利用要格外谨慎；
3.电子档案利用要设置权限管理，做到“最小够用”。
八、怎么鉴定与处置？——到期要“体检”
《规范》第10章规定了鉴定与处置要求。
鉴定：保管期满的档案要进行价值鉴定，由档案部门会同业务部门共同开展。
处置：经鉴定确无保存价值的，按程序销毁。销毁要全程监销，确保不留隐患。
实操建议：建议建立定期鉴定机制，不要等到保管期满才想起这件事。每年可以集中开展一次到期档案的鉴定工作。
九、电子档案怎么管？——数字化转型的关键
这是《规范》第11章的重点，也是很多银行最关心的部分。
核心要求：
业务电子文件归档和电子档案管理要纳入信息化建设规划，实施前端控制和全生命周期管理。
系统功能要求：
1.四性保障：具备真实性、完整性、可用性、安全性的检测机制；
2.元数据管理：自动捕获58项核心元数据；
3.系统对接：与核心业务系统实现归档接口标准化；
4.备份与检测：要制定电子档案备份方案和策略，对业务电子档案、管理系统、配置数据、日志数据等进行备份管理，要定期实施可读性检测并形成检测报告，如出现不可读取风险，要采取措施及时处理。
实操建议：
建议在业务系统升级或新建时，同步考虑归档功能，不要等系统上线了再“补课”。
建立电子档案“四性”检测的常态化机制，而不是应付检查时临时做一次。
结语
《规范》的出台，让商业银行业务档案管理从“凭经验”走向“有标准”。这份标准共11个章节和6个附录，从原则到职责、从收集到处置、从纸质到电子，给出了完整的操作框架。
对于档案工作者来说，落地实施的关键在于三点：
一是制度要跟上，把标准要求转化为本行的规章制度；
二是责任要落实，让业务部门真正承担起归档第一责任；
三是技术要配套，把电子档案管理要求嵌入信息系统。
档案工作做得好不好，不在于档案部门有多忙，而在于业务部门的归档习惯有没有养成，信息系统的归档功能有没有到位，全行的档案意识有没有提升。这才是《规范》想要达到的终极目标。 |
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