一、档案门类的核心划分与属性
（一）按形成领域划分的核心门类
文书档案：最基础、应用最广泛的门类，指党政机关、企事业单位、社会组织在行政管理、公务活动中形成的各类公文及相关材料。核心属性是“公务性”，涵盖决议、决定、命令、指示、批复、报告、请示、函、会议纪要、通知、通报等法定公文，以及工作计划、总结、调查报告、述职报告、规章制度、合同协议、会议材料等辅助性公务文书。适用场景包括各级党政机关的日常办公、企事业单位的经营管理决策、社会组织的活动开展等，是记录机构职能运行的核心载体。
科技档案：形成于生产建设、科学研究、工程技术等技术性活动，具有保存价值的科技文件材料。核心属性是“技术性”和“专业性”，按具体领域可细分为工程档案（建设项目的立项、勘察、设计、施工、竣工验收等各阶段材料，如施工图、竣工图、监理报告、工程量清单等）、科研档案（科研项目的申报、立项、研究过程记录、实验数据、成果报告、鉴定材料等）、产品档案（产品设计、研发、生产、检验、销售等环节的技术文件，如设计图纸、工艺规程、产品说明书、检测报告等）、设备档案（设备采购合同、开箱验收记录、安装调试报告、使用说明书、维修保养记录、报废审批材料等）。适用场景集中在建筑施工、科研院所、制造业、设备运维等技术密集型领域。
会计档案：各单位在会计核算活动中形成的具有保存价值的会计资料，核心属性是“凭证性”和“专业性”，涵盖会计凭证（原始凭证、记账凭证、汇总凭证等）、会计账簿（总账、明细账、日记账、辅助账簿等）、财务会计报告（月度、季度、年度财务报表及附注、财务分析报告等）、其他会计资料（银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、保管清册、销毁清册等）。适用场景覆盖所有具备独立会计核算职能的单位，包括党政机关、企事业单位、社会团体等。
声像档案：以声音、图像为主要记录载体的档案，核心属性是“直观性”和“纪实性”，按载体形式可细分为照片档案（纸质照片、数码照片及对应的说明材料，需记录拍摄时间、地点、人物、事件等核心信息）、录音档案（磁带、光盘、数码音频文件，如会议录音、采访录音、重要活动现场录音等）、录像档案（磁带、光盘、数码视频文件，如会议录像、庆典活动录像、新闻报道录像、专题纪录片等）、影视档案。适用场景包括各类重大活动记录、新闻宣传、历史事件留存、个人重要纪念等。
实物档案：以实物为载体，具有保存价值的各类实体物品，核心属性是“实物性”和“纪念性”，常见类型包括荣誉档案（奖状、奖牌、奖章、锦旗、荣誉证书、先进集体/个人表彰文件等）、印章档案（单位公章、财务章、合同章、法人章等各类印章及印章启用、作废、移交记录）、礼品档案（对外交往中接收的具有纪念意义的礼品、纪念品，需记录赠送方、接收时间、场合、礼品名称及特征等）、标本档案（科研、教学活动中形成的动植物标本、矿物标本等，需附带采集时间、地点、采集人、鉴定报告等说明）。适用场景涉及单位荣誉管理、对外交流记录、科研教学存档等。
电子档案：以数字形式存在于计算机存储设备中，具有保存价值的电子文件及其配套metadata（元数据），核心属性是“数字化”和“可迁移性”，涵盖电子公文（Word、PDF等格式的党政机关公文）、电子图纸（CAD等格式的工程图纸、产品设计图）、电子数据（数据库文件、Excel数据表、统计报表等）、数码声像文件（前文提及的数码照片、音频、视频文件）、网页档案（单位官网页面、重要网络新闻报道的截图或归档文件）等。适用场景随着数字化转型普及，已覆盖所有领域，是当前档案管理的重点发展方向。
（二）其他辅助划分维度
除上述核心门类外，还可按档案的保管期限（永久、长期、短期）、保密等级（绝密、机密、秘密、公开）、形成单位等维度进行二次划分，形成更精细化的分类体系，如“党政机关永久保管文书档案”“企业机密级科技档案”等。
二、档案的收集范围：全领域覆盖与核心原则
档案收集是档案管理的起点，核心原则是“全面性、完整性、针对性”，即确保应归档的文件材料无遗漏、无缺失，且符合单位职能需求和历史留存价值。以下按不同领域细化收集范围：
（一）党政机关档案收集范围
上级机关下发的文件：上级党委、政府、主管部门发布的与本单位职能相关的决议、决定、命令、指示、批复、通知、通报等，以及上级领导视察、检查工作时的讲话记录、批示、题词等。
本机关形成的文件：
决策类：党组（党委）会议纪要、常务会议纪要、办公会议纪要、各类专题会议记录及会议材料；
执行类：本机关制发的上行文（报告、请示）、下行文（通知、通报、批复）、平行文（函、意见）；
管理类：工作计划、总结、述职报告、规章制度、机构设置与人员编制文件、人事任免通知、考核材料、财务预决算、审计报告、纪检监察材料、信访处理记录等；
活动类：本机关组织或参与的重大会议、庆典、调研、执法检查、应急处置等活动形成的各类材料（含文字、声像、实物等）。
下级机关报送的文件：下级单位上报的工作报告、请示、总结、统计报表、专题材料等。
同级机关及其他单位的文件：同级党政机关、社会团体、企事业单位发来的函、意见、合作协议、交流材料等。
其他相关材料：与本机关职能相关的法律法规、政策解读、外部评估报告、媒体报道等。
（二）企事业单位档案收集范围
行政管理类：企业章程、股东会/董事会/监事会会议记录及决议、组织机构设置文件、人事档案（员工入职登记表、劳动合同、薪酬福利记录、绩效考核材料、离职证明等）、行政管理制度（考勤、办公、后勤等）、对外公关材料、法律纠纷处理文件（合同、诉讼/仲裁材料、律师函等）。
经营管理类：市场调研报告、营销策划方案、销售合同、客户档案、采购合同、供应商档案、库存记录、产品定价策略、营收报表、成本分析报告等。
生产技术类：前文“科技档案”对应的工程、科研、产品、设备相关材料，以及生产工艺规程、质量检验标准、安全生产管理制度、事故处理报告等。
财务会计类：前文“会计档案”涵盖的所有会计凭证、账簿、报表及其他会计资料。
声像实物类：企业重大活动（开业庆典、周年纪念、新产品发布会等）的声像记录，获得的荣誉奖项、合作礼品、单位印章等实物档案。
电子类：所有数字化的公文、图纸、数据、声像文件及对应的元数据，计算机系统日志、数据备份记录等。
（三）社会组织/个人档案收集范围
社会组织（如协会、基金会、民办非企业单位）：登记注册文件、章程、理事会会议记录、年度工作报告、财务报表、项目实施方案及总结、捐赠协议及凭证、会员档案等。
个人档案：身份证明材料（身份证、户口本复印件等）、学历学位证书、职业资格证书、工作经历证明、奖惩记录、学术研究成果（论文、著作、专利证书等）、重要个人往来信件、家庭族谱、具有纪念意义的照片、音像资料等。
（四）档案收集的排除范围
并非所有文件材料都需归档，以下内容无需纳入收集范围：
重复文件（如同一文件的多个复印件，仅保留原件或一份清晰复印件）；
未生效的草稿、征求意见稿（除非有重要修改痕迹或决策参考价值）；
与本单位/个人职能无关的一般性宣传材料、广告邮件；
无保存价值的临时通知、便条、普通工作联系单；
已过期且无查考价值的文件（如已废止的规章制度、过期的合同副本）。
三、档案整理标准：原则、流程与核心规范
（一）档案整理的基本原则
来源原则：按档案形成的单位、部门或个人进行分类，保持同一来源的档案集中存放，便于反映该来源的工作活动全貌。
时间原则：按档案形成的时间顺序排列，同一来源、同一类别的档案，按年度、季度、月份依次排序，便于追溯事件发展的时间脉络。
问题原则：按档案内容所反映的主题或问题进行分类，适用于专题性档案。
电子档案特殊原则：遵循“真实性、完整性、可用性、安全性”原则，确保电子档案的内容不被篡改，元数据完整，可正常读取，且具备防泄露、防丢失的安全保障。
（二）档案整理的通用流程与规范
鉴定筛选：对收集到的文件材料进行鉴别，判断其是否具备归档价值（参考前文“收集范围”），剔除重复、无效、无价值的材料；同时确定每份档案的保管期限和保密等级，标注在文件首页或备考表中。
分类排序：
一级分类：按前文“档案门类”划分（文书、科技、会计等）；
二级分类：按形成部门、年度、问题等维度划分（如文书档案下按“办公室”“业务部”等部门分类，或按“综合管理”“业务工作”等问题分类）；
三级分类：按保管期限分类（永久、长期、短期）；
排序：同一分类下按时间顺序（年度→季度→月份）排列，会议材料、项目材料等成套文件按形成逻辑顺序排列（如会议通知→会议议程→会议记录→会议纪要→相关附件）。
组卷（或装订）：
文书档案、会计档案等纸质文件：将排序后的文件按“一卷（册）不超过200页”的原则组卷，剔除文件中的金属装订物（订书钉、回形针等），采用线装、胶装等方式装订，确保整齐牢固，便于翻阅；卷内文件按顺序编写页号（正面右上角、背面左上角），空白页不编页号。
声像档案：照片档案按“一组（若干张相关照片）”为单位整理，放入照片档案盒，附《照片档案说明表》（记录拍摄时间、地点、人物、事件、拍摄者等信息）；录音、录像档案按“一盘（一张光盘/一个文件）”为单位整理，标注档案名称、形成时间、载体类型，存储在专用档案盒中，避免磨损。
实物档案：按类别（荣誉、印章、礼品等）放入专用实物档案柜，较大物品单独存放，附《实物档案登记表》（记录名称、规格、形成时间、来源、保管人等信息），避免挤压、腐蚀。
电子档案：按分类建立文件夹目录（如“文书档案/2024年/办公室/永久”），文件命名规范，确保元数据完整（包含文件名称、形成时间、形成部门、文件格式、大小、保管期限等），定期进行数据备份（本地备份+异地备份），避免数据丢失或损坏。
编目著录：为整理好的档案编制目录，便于检索利用，核心目录类型包括：
案卷目录（适用于纸质档案）：记录案卷号、案卷名称、形成单位、形成时间、保管期限、卷内页数、归档日期、保管人等信息，按分类顺序编排。
卷内文件目录（适用于纸质档案）：记录卷内文件的顺序号、文件编号、文件名称、形成日期、页数、备注等信息，置于案卷首页。
声像档案目录：记录档案编号、档案名称、载体类型、形成时间、形成地点、主要内容、保管期限、存储位置等信息。
电子档案目录：除包含纸质档案目录的核心信息外，还需记录文件格式、文件大小、存储路径、备份情况、访问权限等电子档案特有的信息。
著录要求：信息准确完整，用词规范，字迹清晰（纸质目录手写需工整，优先采用电子目录），目录与档案一一对应，无错号、漏号。
归档移交：整理完成的档案按规定移交至档案管理部门，填写《档案移交清册》（记录移交档案的门类、数量、案卷号、移交单位、移交人、接收人、移交日期等信息），双方签字确认，明确责任。档案管理部门接收后，将档案存入专用档案库房（或电子档案服务器），落实保管措施（如控制温湿度、防火、防潮、防虫、防盗、防磁等）。
（三）不同门类档案的特殊整理规范
科技档案：工程档案需按建设项目的立项、勘察、设计、施工、竣工验收等阶段组卷，卷内文件按“批复在前、请示在后，正文在前、附件在后，印件在前、定稿在后”的顺序排列；科研档案按科研项目的申报、立项、研究、成果鉴定、推广应用等阶段组卷，确保成套性。
会计档案：会计凭证按“月→凭证号”顺序组卷，卷内附《会计凭证封面》；会计账簿按“年度→账簿类型”组卷，扉页填写《账簿启用表》（记录单位名称、账簿名称、启用日期、记账人员、会计主管人员等信息）。
电子档案：需符合《电子档案管理基本术语》、《电子文件归档与管理规范》等国家标准，采用符合长期保存要求的文件格式，定期进行格式迁移和有效性检测，确保档案长期可用。
声像档案：照片档案需保证图像清晰，无破损、褪色，数码照片分辨率不低于300dpi；录音、录像档案需保证声音、图像清晰，无杂音、无卡顿，载体无划痕、变形，定期进行播放检测，避免磁性载体消磁。 |
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