档案整理之归档文件的排列

归档文件的排列，是指在档案整理过程中，将组件内的归档文件依据一定的原则和方法，进行系统、有序的编排过程。这是固定文件分类成果、确保文件间有机联系、实现快速精准检索利用的关键步骤。其质量直接决定了档案实体管理和后续检索的效率。

一、排列的目的与重要性

固化分类体系：将分类方案（如按机构、问题、年代等）在文件实体顺序上具体体现出来。

保持有机联系：通过科学的排列，维护文件之间在形成和处理过程中的历史联系，保证档案的真实性和完整性。

便于实体管理：有序的排列是编制页号、档号、装订、上架等后续工作的基础。

助力检索利用：清晰的排列逻辑与目录检索工具相结合，能极大提高查准率和查全率。

二、排列的基本原则

遵循形成规律原则：尊重文件在产生和处理过程中的自然顺序和内在联系，不可人为地、主观地打乱重组。

尊重原有基础原则：对于整理基础较好或有特殊价值的档案，应首先分析其原有顺序的合理性，尽量利用原有基础进行优化，而非推倒重来。

突出主要职能原则：排列应反映立档单位的主要职能活动，将重要的、反映核心业务的文件排在前面。

便于保管利用原则：排列方式应兼顾实体保管的便利性和检索利用的高效性。

三、排列的层次与方法

归档文件的排列需要在不同层次上进行，主要分为组件内文件的排列和组件之间的排列。

1.组件内文件的排列

这是最基础、最核心的排列层次，指在一个保管单位（如一件、一卷）内，有多份文件时，确定其先后顺序。

正本与定稿：正本（或签发稿）在前，定稿（或签发稿）在后。

正文与附件：正文在前，附件在后。如果附件数量多且独立，可单独组件，但应在目录中注明关联关系。

原件与复制件：原件在前，复制件在后。

转发文与被转发文：转发文（通知、批复）在前，被转发文在后。

不同语言文字文本：中文文本在前，外文文本在后；汉文文本在前，少数民族文字文本在后。有协议规定的除外。

文本与文件处理单：文件处理单（或发文稿纸）在前，正文在后。这是因为处理单记录了文件的流转过程，具有重要的凭证价值。

2.组件之间的排列

即在分类方案的最低一级类目内，对所有组件进行排序，这是编制档号的基础。

按事由（问题）结合时间排列：最常用、最推荐的方法。

操作：先将同一事由（如“关于XX项目的请示与批复”、“XX年度工作总结”）的文件集中在一起，然后按文件形成时间的先后顺序（从早到晚）或重要程度（结论性文件在前，依据性文件在后）进行排列。

优点：能最好地保持文件之间的有机联系，便于按内容检索。

按时间排列：

操作：完全按照文件形成日期的先后顺序排列组件。

适用：适用于文件数量大、事由分散且联系不紧密的情况，如会议记录、总结报告等。

按机构（责任者）排列：

操作：将同一形成机构（部门）的文件集中排列，再结合时间或事由进行细排。

适用：适用于内部机构分工明确、文件按机构特征分类清楚的立档单位。

注意：在实际操作中，通常是多种方法结合使用。例如，先按机构分，机构下再按问题分，问题下再按时间排列文件。

四、排列的具体实践与示例

案例：某公司行政部年度档案排列

分类方案：年度-机构-问题（即先分2023年，再分“行政部”，其下分“规章制度”、“会议记录”、“后勤管理”等问题）

在“会议记录”类目内进行组件排列：

组件1：2023年1月10日行政部年度工作计划会会议纪要

组件2：2023年4月15日行政部季度工作总结会会议纪要

组件3：2023年7月20日关于新办公楼搬迁的专题会会议纪要

...（按时间先后排列所有会议记录）

在“后勤管理-车辆维修”事由内进行单份文件排列：

这是一件（一个组件），内部包含多份文件：

文件1：《关于申请车辆维修经费的请示》（正文）

文件2：《公司领导批复意见》（附件）

文件3：XX汽修厂提供的维修报价单（附件）

文件4：维修费用发票复印件（附件）

排列顺序为：请示（正文）->批复（附件）->报价单（附件）->发票（附件）。

五、常见误区与注意事项

切忌按文种排列：不要简单地将所有“通知”放一起、所有“报告”放一起，这会彻底割裂文件的事由联系。

避免“一刀切”：不同门类、不同价值的档案可能适用不同的排列方法，应灵活运用。

与编号工作衔接：排列顺序确定后，页号、件号的编制必须严格按照此顺序进行，确保实体与目录一一对应。

电子文件排列：电子文件在系统中的排列逻辑应与其元数据中记录的实体排列信息保持一致，通过数据库关联实现高效检索。

归档文件的排列绝非简单的“排序”，而是一项基于科学原则、尊重历史原貌、服务于未来利用的专业性工作。它是连接档案分类与编目、保管与利用的桥梁。一个清晰、合理、有序的排列方案，是档案管理科学化、规范化的坚实基础，是档案价值得以充分发挥的重要保障。