档案保管单位“卷”“件”的异同

在档案管理中，“卷”和“件”是两种不同的档案保管单位，只有弄清楚他们的概念和异同才能更好的管理档案，才能更规范的管理档案。

“卷”“件”相同点

1.遵循规律

“卷”和“件”的整理都需要遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，以便于后续的保管和利用。

2.目的一致

“卷”和“件”都是为了对档案进行科学的分类、规范的管理，实现档案的价值，便于档案的保管、检索和利用，确保档案的完整性和安全性。

“卷”“件”不同点

1.概念性质

“件”是归档文件的整理单位，强调每份文件的独立性，一份文件即为一件，如一份通知、一份报告等。

“卷”是由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位，是将相关的多个文件按照一定的规则组合在一起形成一个案卷。

2.整理原则

“件”更注重文件的个体性和计算机管理的便利性，在整理时需区分不同价值，符合文档一体化管理要求，保证纸质文件和电子文件整理协调统一。

“卷”更强调案卷内文件的有机联系和成套性、系统性，要求案卷内文件齐全、完整，签章手续完备，载体和书写印制材料符合档案保护要求。

3.构成形式

“件”的构成相对简单，一般以每份文件为一件。正文、附件为一件；文件正本与定稿为一件；转发文与被转发文为一件；来文与复文一般独立成件，也可为一件。

“卷”是由多个有联系的文件组成，通常有案卷封面、卷内文件目录、备考表等，通过这些要素对卷内文件进行详细的说明和记录。

4.整理特点

“件”以件为基本保管单位，通常在文件的首页顶部盖印归档章，便于实现计算机管理和快速检索，更适应现代办公自动化和信息化的需求。

“卷”的整理相对复杂，需要对文件进行分类、组合、编目等一系列操作，形成一个相对独立的档案保管单位，更注重文件之间的内容联系和系统关联。

5.适用范围

“件”主要适用于文书档案等，尤其是在办公自动化程度较高、文件数量较多且相对独立的情况下，便于档案的数字化管理和利用。文书档案、照片档案、录音档案、录像档案、实物档案一般以件为单位进行整理。

“卷”在科技档案和专业档案中应用较为广泛，如基建档案、科研档案、设备档案、土地确权档案、婚姻登记档案、诉讼档案、案件档案、人事档案、会计档案等，这些档案需要通过组卷来体现其专业性和系统性。