工程档案的管理要求

工程档案的管理是确保其真实性、完整性、系统性和可用性的关键，需遵循严格的规范和流程，贯穿于档案的形成、收集、整理、保管、利用及移交等全生命周期。具体管理要求如下：

一、全过程同步管理：与工程进度“无缝衔接”

工程档案的管理需与工程项目建设进度同步开展，做到“边建设、边形成、边整理”，避免后期补录导致的信息遗漏或失真。

责任明确：建设单位是工程档案管理的总负责方，需协调设计、施工、监理等参建单位明确各自的档案职责（如施工单位负责收集施工阶段文件，监理单位负责整理监理档案）。

节点控制：在关键环节（如隐蔽工程验收、分部分项验收、竣工验收）设置档案检查节点，确保该阶段档案齐全后再进入下一工序（例如：隐蔽工程验收前，需先核查影像记录、验收单等文件的完整性）。

二、收集：全面覆盖，不缺不漏

档案收集需贯穿项目各阶段，确保所有有保存价值的文件均被纳入管理范围：

范围完整：涵盖立项、勘察、设计、施工、监理、验收等各阶段的文件，包括纸质文件（合同、图纸、报告）、电子文件（CAD图纸、影像资料、邮件记录）、声像资料（施工过程照片、验收视频）等。

来源全面：需收集参建各方（建设、设计、施工、监理、勘察、材料供应商等）形成的文件，例如：施工单位需提交材料合格证，监理单位需提交旁站记录，设计单位需提交变更图纸。

及时收集：文件形成后需及时移交档案管理人员，避免拖延导致丢失（如施工日志需每日整理，每周移交；设计变更需在签发后3个工作日内归档）。

三、整理：规范有序，便于检索

档案整理需按照统一标准进行分类、编号、组卷，确保系统性和可查性：

分类标准：通常按“项目阶段—专业类别—文件类型”分级分类，例如：

一级分类：立项审批类、勘察设计类、施工类、监理类、验收类；

二级分类（施工类下）：施工准备、质量控制、进度管理、安全管理等；

三级分类（质量控制下）：材料检验报告、隐蔽工程记录、试验报告等。

组卷要求：同一事项的文件需组合成卷（如一个隐蔽工程的验收单、影像资料、监理签认记录需放在同一案卷），卷内文件按形成时间或逻辑顺序排列（如先批复文件、后执行记录）。

编号规则：采用唯一编号标识案卷和文件（如“XX项目-施工-质量-001”），并同步建立卷内目录、案卷目录，方便检索。

格式规范：纸质文件需字迹清晰、签字盖章完整（复印件需注明原件存放处）；电子文件需采用通用格式（如PDF、CAD），并进行病毒查杀；声像资料需标注时间、地点、内容（如“2023.10.153号楼基础浇筑监理验收”）。

四、保管：安全可靠，长期保存

档案保管需满足防盗、防火、防潮、防虫、防磁等要求，确保档案物理安全和信息长期可读：

库房条件：

专用档案库房需保持恒温（14-24℃）、恒湿（45%-60%），配备防火灭火器、防潮除湿机、防虫药剂（如樟脑丸）、防磁柜（存放磁带、硬盘等）；

库房需设置门禁、监控，非档案人员未经许可不得进入；纸质档案需存放于防压、防光的档案柜中，避免堆叠受压。

电子档案管理：

电子文件需异地备份（如同时存储在本地服务器和云端），定期（如每半年）检查存储介质（硬盘、U盘）的有效性，防止数据丢失；

重要电子档案需转换为不可修改的格式（如PDF/A），并与纸质档案关联对应（如电子图纸需标注对应的纸质图纸编号）。

保管期限：根据《建设工程文件归档规范》，工程档案分为“永久保存”（如竣工验收报告、竣工图纸）和“定期保存”（如施工日志、监理月报，定期通常为30年或10年），需按期限分类存放，到期需经审批后销毁。

五、利用：规范借阅，保护机密

档案利用需在保证安全的前提下，满足合理需求，同时保护涉密信息：

借阅制度：建立借阅登记流程，明确借阅人、借阅文件、用途、期限，借阅纸质档案需签字确认，电子档案需设置访问权限（如只读、水印标识），避免擅自复制或修改。

保密管理：涉及国家秘密（如军事工程图纸）、商业秘密（如工程造价数据）的档案，需按涉密文件管理，借阅需经单位负责人审批，严禁携带出境或泄露给无关方。

利用方式：可提供原件查阅（仅限库房内）、复印件（需加盖档案证明章）、电子文件在线阅览（非涉密文件）等，确保档案不被损坏或丢失。

六、移交：合规交接，责任明确

工程竣工验收后，档案需按规定移交至建设单位或城建档案馆（城市建设档案管理机构）：

移交时间：通常在工程竣工验收后3个月内完成移交，特殊项目可协商延期，但需有书面约定。

移交要求：移交前需由建设单位组织档案专项验收（核查完整性、规范性），验收合格后编制《档案移交清册》，列明文件名称、数量、载体类型等，交接双方签字盖章，明确责任。

移交范围：向城建档案馆移交的档案需符合当地规定（通常为永久保存的核心档案，如立项批复、竣工图纸、验收报告）；建设单位需留存全套档案，以备后期查阅。

工程档案管理的核心要求是“及时收集、规范整理、安全保管、合规利用、按时移交”，其目标是确保档案的真实性、完整性和可用性，为工程建设、质量追溯、后期运维及行业管理提供可靠支撑。各参建单位需严格遵循国家规范（如《建设工程文件归档规范》GB/T50328）和项目所在地的具体要求，建立专人负责的档案管理制度，避免因管理疏漏导致档案失效或丢失。