人事档案的管理流程

人事档案的管理流程是一个贯穿档案“从产生到处置”全生命周期的系统性工程，需严格遵循《干部人事档案工作条例》等法规，确保每一个环节都规范、严谨。其核心流程可分为形成收集、整理归档、鉴定审核、保管保护、利用服务、转递流转、销毁处置七大环节，各环节环环相扣，共同保障人事档案的完整、安全与有效利用。

一、形成与收集：档案生命周期的起点

人事档案并非凭空产生，而是伴随个人在组织中的各类活动自然形成，收集环节则是将这些分散的材料“汇聚归档”的关键步骤。

材料形成的触发场景

档案材料的产生与组织的人事管理活动直接关联，例如：

招聘入职时，形成《应聘登记表》《录用审批表》；

年度考核后，生成《年度考核登记表》；

职称晋升时，产生《职称评审表》《资格证书》；

受到奖惩时，形成《奖励审批表》或《处分决定》。

这些材料均需由组织部门在活动结束后及时制作或收集，确保原始性和时效性。

收集的核心要求

及时性：材料形成后1个月内必须归档（如离职证明需在员工离职后15天内归入档案），避免遗漏或丢失；

完整性：确保同一事件的材料齐全（如一份奖励材料需包含“表彰通知+审批表+荣誉证书复印件”）；

真实性：审核材料是否经组织盖章确认（如复印件需注明“与原件核对无误”并加盖公章），杜绝伪造、涂改材料；

规范性：材料需使用蓝黑墨水或碳素墨水书写，字迹清晰，不得使用圆珠笔、铅笔等易褪色工具，电子材料需符合《电子文件归档与电子档案管理规范》。

二、整理与归档：让档案“有序可循”

收集后的材料需经过系统化整理，使其从“零散状态”转变为“有序体系”，便于后续管理和利用。

整理的核心步骤

分类：按照前文所述的“八大类”（身份信息、政治历史、职业经历等）对材料进行归类，同一类材料再按时间顺序排列；

排序：同一人的档案材料遵循“时间先后”与“逻辑关联”双重原则（如“学历材料”按小学→中学→大学的时间排序，“考核材料”按年度先后排列）；

编目：为每份材料编写页码，填写《档案材料目录》，注明材料名称、形成时间、页码范围，方便检索；

装订：去除材料中的金属物（如订书钉），采用线装或专用档案装订机固定，避免损坏纸张；

装盒：将整理好的材料放入标准档案盒，盒面标注姓名、编号、起止时间等信息，盒内放置备考表（记录材料变动情况）。

电子档案的特殊整理

电子人事档案需进行“元数据著录”（记录文件格式、形成时间、制作人等信息），采用加密存储，并生成与纸质档案对应的“电子索引”，确保“纸质与电子”双套制管理的一致性。

三、鉴定与审核：筛选“有价值”的档案

并非所有材料都需永久保存，鉴定环节通过评估价值确定保管期限，剔除无保存价值的材料，优化档案资源。

鉴定的依据与标准

依据《干部人事档案材料收集归档规定》，将材料分为三类保管期限：

永久保存：涉及个人身份、政治历史、重大奖惩等核心材料（如入党志愿书、学历证书、退休审批表）；

长期保存（50年）：反映职业发展的重要材料（如年度考核表、职称评审表）；

短期保存（10-30年）：临时性材料（如短期培训证书、借调函）。

审核的重点内容

材料是否重复（如同一证书的多份复印件仅保留1份）；

内容是否矛盾（如出生日期在不同材料中是否一致，发现问题需退回原形成单位核实）；

手续是否齐全（如处分材料需有本人签字确认或送达记录）。

四、保管与保护：守护档案的“物理与信息安全”

人事档案的保管需同时保障实体安全（防止损坏）和信息安全（防止泄露），是管理流程中最具技术性的环节。

实体安全管理

库房要求：

温度控制在14-24℃（夏季不超过24℃，冬季不低于14℃），相对湿度45-60%，配备温湿度计和空调、除湿机；

防火：安装烟感报警器、灭火器，禁止明火，电线穿管保护；

防潮防虫：地面铺防潮垫，定期投放防虫药剂（如樟脑丸），每年检查一次档案是否霉变、虫蛀；

防盗：库房安装防盗门、监控设备，非档案管理人员不得入内。

载体保护：

纸质档案：定期翻晾（每年至少1次），对破损纸张进行托裱修复；

电子档案：存储在专用服务器或光盘中，每3年复制一次（防止介质老化），采用“异地备份”（如本地+云端双存储）。

信息安全管理

保密制度：档案管理人员签订《保密承诺书》，严禁私自复制、传播档案内容；

权限控制：电子档案系统设置分级权限（如“查阅权限”“修改权限”“删除权限”），仅授权人员可操作；

查阅记录：任何单位或个人查阅档案，需填写《人事档案查阅登记表》，记录查阅人、事由、时间、查阅内容。

五、利用与服务：让档案“发挥价值”

人事档案的最终目的是服务于组织管理和个人权益保障，利用环节需在“安全”与“便捷”之间找到平衡。

利用的主要场景

组织内部：干部选拔、职称评定、工资调整、退休审批等（如提拔干部时需查阅“考核材料”“奖惩材料”）；

个人需求：工龄认定、社保补缴、学历证明、政审证明等（如个人办理退休时，档案中的《工作履历表》是计算工龄的依据）；

外部单位：司法机关办案、纪检监察调查、军队政审等（需持单位介绍信和办案人员证件）。

利用的严格规范

审批流程：查阅档案需经单位人事部门负责人批准，查阅涉密内容（如处分材料）需单位主要领导签字；

查阅限制：

不得带出档案库房（确需复制的，需经审批并由档案人员操作）；

严禁涂改、勾画、抽取档案材料；

个人不得查阅本人档案（特殊情况需单位出具证明并由他人陪同）；

结果反馈：根据档案内容出具证明时，需注明“仅供XX用途使用”，并加盖档案管理部门公章。

六、转递与流转：档案“跟着人走”

当个人因工作调动、辞职、升学等原因离开原单位时，人事档案需随其转移至新的管理单位，转递环节是防止档案“流失”的关键。

转递的核心流程

发起：原单位填写《干部人事档案转递通知单》（注明材料份数、页数、转递原因），与档案一同密封；

运输：通过机要交通或派专人送取（严禁个人自带档案），电子档案通过加密网络传输；

接收：新单位核对档案材料与《转递通知单》是否一致，确认无误后在回执上签字盖章，退回原单位；

登记：原单位和新单位均需在《人事档案转递台账》中记录转递信息，确保可追溯。

特殊情况处理

个人辞职后未就业的，档案转至户籍地人才服务中心；

跨省调动的，档案需经省级档案管理部门中转（如从北京某单位调至上海某单位，需先转至上海市人才服务中心）。

七、销毁与处置：档案的“最终归宿”

对于已过保管期限且无保存价值的档案，需按法定程序销毁，避免资源浪费。

销毁的严格程序

鉴定：由档案管理部门会同纪检、人事部门组成“销毁鉴定小组”，对到期档案进行评估，确定是否符合销毁条件；

审批：形成《人事档案销毁清册》，报单位主要领导批准；

监销：销毁时需有2名以上监销人在场（通常为纪检人员+档案人员），采用碎纸机粉碎或指定地点焚烧，防止信息泄露；

备案：《销毁清册》和审批文件需永久保存，作为档案处置的历史记录。

禁止销毁的情形

涉及未了结的案件或纠纷的档案；

虽过保管期限但仍有凭证价值的材料（如工龄认定相关记录）；

具有历史研究价值的档案（如老党员、劳动模范的档案）需移交档案馆保存。

人事档案的管理流程是一个“环环相扣、全程可控”的系统工程，从材料形成到最终销毁，每个环节都体现了“原始性、安全性、规范性”的核心要求。随着数字化技术的应用，未来流程将更加高效（如电子材料自动归档、AI辅助审核），但“确保档案真实、安全”的本质原则不会改变，这也是人事档案作为“官方记录”的生命线所在。