档案管理的基本流程

档案管理的基本流程是对档案从形成到最终处置的全生命周期进行规范化管理的一系列环节，每个环节既相互独立又紧密衔接，共同保障档案的完整、安全和有效利用。

一、档案的收集

收集是档案管理的起点，是确保档案资源齐全的基础环节。

定义：将分散在各部门、个人手中或形成过程中的有保存价值的文件材料，按照规定集中起来的过程。

核心要求：

全面性：确保应归档的文件材料（包括正文、附件、定稿、底稿、电子版本等）全部收集，不遗漏关键内容。

及时性：按照规定时间（如年度结束后、项目完成后）完成收集，避免文件材料因拖延而丢失或损坏。

主要来源：

本单位在日常工作中形成的文件（如决议、报告、合同、会议记录等）；

外部接收的具有保存价值的文件（如上级批复、下级请示、合作单位函件等）；

电子文件（如邮件、系统生成的数据、扫描件等，需同步收集元数据）。

二、档案的整理

整理是对收集的文件材料进行系统化分类、排列和编目，使其条理清晰、便于检索的过程。

核心目标：保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于后续管理和利用。

主要步骤：

区分全宗：以形成单位为基础，将同一单位的档案集中，不同单位的档案分开（如“XX公司全宗”“XX学校全宗”）。

分类：按档案内容、形式或形成规律划分类别，常见分类方式包括：

文书档案：按年度、机构、问题（如“行政管理类”“业务工作类”）分类；

科技档案：按项目、产品、工艺分类；

电子档案：按文件格式、形成部门或业务流程分类。

组卷/件：将同一类别的文件按逻辑关系（如时间顺序、重要程度）组合成案卷（传统纸质档案常用）或单件（现代档案多以“件”为单位）。

排列：在案卷/件内按顺序排列文件，确保前后逻辑连贯（如按时间先后、上下级关系）。

编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录、全引目录等，标注档案的名称、编号、日期、页码等信息，形成检索工具。

三、档案的鉴定

鉴定是判断档案价值、确定保管期限的环节，目的是筛选出有长期保存意义的档案，剔除无价值的文件，优化档案资源。

核心依据：《档案保管期限表》（国家或行业统一规定，如文书档案分为“永久”“30年”“10年”）。

主要内容：

价值判断：从档案的历史价值（反映历史事件、政策演变）、现实价值（对当前工作的参考作用）、凭证价值（法律或行政证明）等维度评估。

确定保管期限：

永久保管：对国家和社会有重大历史、科研、凭证价值的档案（如法律法规、重大项目审批文件）；

长期保管（如30年）：对本单位重要工作有长期参考价值的档案（如年度总结、重要合同）；

短期保管（如10年）：仅在一定时期内有参考价值的档案（如临时性通知、日常考勤记录）。

二次鉴定：对已到保管期限的档案重新评估，确定是否继续保存或销毁。

四、档案的保管

保管是保障档案实体和信息安全的关键环节，贯穿档案管理的全过程。

核心任务：防止档案因自然因素（如温湿度、虫害、火灾）或人为因素（如篡改、丢失）受损。

主要措施：

实体保管：

库房环境控制：保持适宜温湿度（如纸质档案温度14-24℃，相对湿度45-60%），安装防火、防潮、防虫、防盗设备；

载体保护：纸质档案需装订整齐、避免折叠，照片档案需避光存放，磁带、光盘等电子载体需防磁、防刮擦。

信息安全：

涉密档案单独存放，严格借阅审批；

电子档案定期备份（至少3份，异地异质保存），采用加密、权限控制等技术防止篡改或泄露。

日常维护：定期检查档案状况，对破损档案进行修复（如纸张加固、字迹恢复），对电子档案进行格式转换以适应技术更新。

五、档案的利用

利用是档案管理的最终目的，通过提供档案信息服务满足各类需求。

核心要求：在遵守保密规定的前提下，方便用户获取档案信息。

主要方式：

查阅服务：用户到档案馆（室）查阅原件或复制件，需登记身份信息并遵守利用规则（如不得涂改、勾画）。

复制与摘录：为用户提供档案复印件、扫描件或内容摘录（涉密档案需审批）。

数字化利用：通过线上平台（如档案管理系统、网站）提供电子档案检索和下载服务，提升利用效率。

编研服务：对档案信息进行加工整理，形成专题汇编（如《年度重要文件汇编》）、史料研究等，主动提供利用。

六、档案的移交与销毁

这是档案生命周期的最终环节，根据档案价值和保管期限进行不同处置。

档案移交：

基层单位向本级档案馆移交永久保管的档案（通常在形成后满一定年限，如20年）；

移交时需办理交接手续，附档案目录，确保交接双方对档案数量和质量确认无误。

档案销毁：

对已到保管期限且无继续保存价值的档案，经严格鉴定和审批（需单位负责人签字）后，由两人以上监销，确保档案信息彻底销毁（纸质档案可粉碎，电子档案需彻底删除并清除存储介质数据）；

销毁过程需记录存档，严禁擅自销毁档案。

档案管理的基本流程可概括为：“收集→整理→鉴定→保管→利用→移交/销毁”。每个环节都以“确保档案价值”为核心，既需要严格的制度规范，也需要结合技术手段（如数字化管理系统）提升效率，最终实现档案“存史、资政、育人”的功能。