一、装订前的准备工作
（一）文件完整性检查
在装订前，务必对归档文件进行全面检查，确保文件齐全完整。检查内容包括文件的页码是否连续、有无缺页漏页、文件的附件是否齐全等。若发现文件存在破损、缺页等情况，需及时进行修复或补齐。例如，对于纸张有撕裂的文件，可使用无酸胶带进行粘贴修复；对于缺页的文件，应尽可能查找补齐，若确实无法补齐，需在备考表中注明情况。
（二）文件修整
纸张规格调整：若文件纸张大小不一，需进行调整。对于大于A4规格的纸张，如一些图纸、报表等，可采用折叠的方式使其与A4纸大小相近，折叠时要注意保持文件内容的完整性和阅读的便利性，一般沿文件的左侧和上侧进行折叠。对于小于A4规格的纸张，如一些便签纸、票据等，可采用粘贴衬纸的方式，将其粘贴在A4纸上，衬纸应选用质量较好、无酸的纸张，以确保文件的耐久性。
装订边处理：检查文件的装订边，若装订边过窄，可能导致装订后文件内容被遮挡，影响阅读和使用。对于装订边过窄的文件，可采用加宽装订边的方法，如粘贴纸条等。同时，要去除文件上的订书钉、回形针等易锈蚀、易氧化的金属装订用品，避免其对文件造成损害。
（三）文件排序
按照相关规定，对归档文件进行正确排序。一般情况下，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。对于一些特殊文件，如会议文件、统计报表等成套性文件，可集中排列，按照文件的重要程度或时间顺序进行排序，以便于查找和管理。
二、装订材料的选用
（一）线装材料
棉纱线：线装法中的直角装订、缝纫机轧边装订、三孔一线装订常采用棉纱线。棉纱线的规格、质量、检测应符合相关标准规定。
麻线：麻线也是一种可用于线装的材料，其强度较高，耐久性较好。在一些对档案保存要求较高的场合，可选用麻线进行装订。但麻线相对较硬，在装订操作时需注意避免损伤文件。
（二）金属装订材料
不锈钢订书钉：不锈钢订书钉可用于归档文件装订，但其材质应选用S30408不锈钢，在沿海地区等湿度较大、腐蚀性较强的环境中，应选用耐腐蚀性能更优的不锈钢。不锈钢订书钉适用于页数较少的归档文件装订，使用时要注意订书钉的装订位置和数量，避免装订过紧或过松对文件造成影响。
不锈钢夹：不锈钢夹仅适用于需要临时固定的归档文件，符合行业产品质量要求即可。其优点是使用方便，可随时拆卸和调整，但不适用于长期保存的文件装订。
（三）粘接材料
浆糊：浆糊作为一种粘接材料，在归档文件装订中也有应用。浆糊装订适用于一些纸张较薄、不宜使用订书钉或线装的文件，但要注意控制浆糊的用量，避免过多的浆糊导致文件粘连或发霉。
胶水：在选用胶水作为装订材料时，应选择无酸、无腐蚀性、粘性适中的胶水，以确保不会对文件造成损害。胶水装订操作相对简单，但同样要注意胶水的涂抹均匀性和用量，防止文件出现褶皱或变形。
（四）封套材料
封套法是用无酸纸制作成上方开口或上方、侧面开口的封套，将归档文件夹装其中。封套用纸应轻薄、结实，材质选择对归档文件不应有负面影响或潜在负面影响。封套适用于一些零散、易丢失的文件装订，可起到保护文件和便于管理的作用。
三、常见装订方法及操作要点
（一）线装法
直角装订：直角装订适用于页数较少的归档文件。操作时，自归档文件上边、侧边各2cm处入针，先在上方环绕后再在侧面环绕（或先在侧方环绕再在上方环绕），再在上方（或侧方）绕半圈后与入针线头打结。打结位置可以选择在上方（侧方），也可以选择在入针处。若缝线与归档文件结合紧密，也可以不打结，但入针、出针处应保留1.5cm左右的线头。装订时应选取较细的缝线针，以双线进行装订，确保装订牢固。
缝纫机轧边装订：对于一定厚度且页数相对较多的文件，可采用缝纫机轧边装订。使用缝纫机时，要调整好针距和线的松紧度，一般针距保持在1cm左右较为合适。从文件的一侧开始，沿着装订边进行缝纫，缝纫过程中要确保文件平整，避免出现褶皱。缝纫机轧边装订速度较快，效率高，但要注意选择质量好的棉线，以保证装订的耐久性。
三孔一线装订：三孔一线装订适用于文件较厚的情况。首先，在文件的左侧均匀打上三个装订孔，孔距一般为4cm～5cm。然后，用棉线从中间孔开始穿入，依次穿过上下两个孔，再进行打结固定。棉线的长度要适中，一般以能在三个孔之间来回穿梭并留出足够的打结长度为宜。三孔一线装订牢固性强，能有效保证文件的完整性，是永久保管和长期保管文件常用的装订方法之一。
（二）变形材料装订法
不锈钢订书钉装订：选择合适规格的不锈钢订书钉，将其装入订书机中。对于页数较少的文件，在文件的左上角或右上角进行装订，一般装订1～2个订书钉即可。装订时要注意订书钉的位置，避免订到文件内容。对于页数较多的文件，可适当增加订书钉的数量或采用多个订书钉交错装订的方式，以确保文件装订牢固。
不锈钢夹装订：将不锈钢夹打开，把需要装订的文件整齐放入夹中，然后夹紧不锈钢夹。不锈钢夹装订方便快捷，可随时打开和关闭，便于对文件进行补充或调整。但要注意选择质量好、夹紧力适中的不锈钢夹，防止文件脱落。
（三）粘接法
浆糊装订：将适量的浆糊均匀涂抹在文件的装订边，涂抹宽度一般为1cm～2cm。然后，将文件整齐对齐，轻轻按压，使文件粘接牢固。涂抹浆糊时要注意用量，避免过多的浆糊溢出污染文件。对于多张文件的装订，可逐张涂抹浆糊后依次粘贴。
胶水装订：使用胶水装订时，可将胶水挤在文件装订边，然后用工具（如小刷子）将胶水涂抹均匀。同样，要注意胶水的用量和涂抹的均匀性，确保文件粘接牢固且不会因胶水过多而产生褶皱或变形。
（四）封套法
将制作好的无酸纸封套准备好，根据文件的大小选择合适尺寸的封套。把整理好的归档文件整齐放入封套中，确保文件在封套内平整无褶皱。对于上方开口的封套，可在文件放入后，用胶水或订书钉将封套的开口处进行简单固定；对于上方、侧面开口的封套，可将文件从侧面开口处插入，然后将侧面开口进行密封处理，如使用胶水粘贴或粘贴密封条等。
四、装订后的检查与整理
（一）装订质量检查
装订完成后，要对装订质量进行全面检查。检查文件是否装订牢固，有无松动、掉页现象；文件是否平整，有无褶皱、歪斜；装订位置是否合适，有无订到文件内容或装订边过宽过窄等情况。若发现装订质量问题，应及时进行返工处理，确保每一份归档文件的装订质量都符合要求。
（二）文件标记与编号
按照档案管理的相关规定，对装订好的归档文件进行标记与编号。编号应准确、清晰，便于后续的档案管理和查找利用。
（三）文件装盒
将装订好并完成编号的归档文件按室编件号顺序装入档案盒。档案盒应采用无酸纸制作，以保护文件不受酸性物质侵蚀。在装盒过程中，要注意文件的排列顺序，确保同一盒内的文件属于同一类别或保管期限。同时，要填写档案盒封面、盒脊及备考表项目，档案盒封面应标明全宗名称，盒脊应设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项，备考表应填写盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期等内容，以便对档案盒内的文件进行详细记录和管理。 |
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