档案移交的规定和要求

一、档案移交的规定和要求

档案移交是档案管理工作中的重要环节，其规定和要求涉及诸多方面，旨在确保档案的完整性、准确性、安全性以及有效利用。以下将从移交主体、时间要求、内容范围、质量标准、手续流程等方面详细阐述。

二、移交主体与接收单位

机关、团体、企业事业单位和其他组织：依据《中华人民共和国档案法》第十五条，这些主体应当按照国家有关规定，定期向档案馆移交档案，档案馆不得拒绝接收。这是法定的责任与义务，体现了档案资源国家管理的原则。

特定组织机构档案的接收：各级综合档案馆依法接收本级一系列组织机构的档案，包括中国共产党委员会及所属各部门、人民代表大会及其常设机构、人民政府及其所属各部门和单位、人民政协及其常设机构等。此外，各级综合档案馆可全部或部分接收以上机构的下属单位和临时机构的档案，乡镇机构形成的档案列入县级综合档案馆接收范围。

流动人员人事档案的管理：中共中央组织部、人力资源社会保障部等五部门印发的《流动人员人事档案管理服务规定》明确，流动人员人事档案在机关、国有企事业单位和档案管理服务机构之间可直接办理转档手续。机关、国有企事业单位必须凭档案管理服务机构开具的转档手续材料，方可接收流动人员人事档案。当流动人员死亡5年后，其人事档案按现行渠道移交或保管，对国家和社会有特殊贡献的英雄、模范人物等人事档案按规定向有关档案馆移交。

三、移交时间要求

一般档案移交时间：属于中央、省、市级档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满20年移交；属于县级档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满10年移交。这一规定为档案移交提供了明确的时间节点，有利于档案的有序管理与资源整合。

电子档案移交时间：一般自电子档案形成之日起5年内向同级国家综合档案馆移交。对于有特殊要求的电子档案，可以适当延长移交时间，涉密电子档案移交时间另行规定。这考虑到电子档案的特点及技术发展情况，给予了一定的灵活性。

特殊情况的移交时间：机关单位发生机构变动或者撤销、合并等情形时，应当按照规定立即向有关单位或者档案馆移交档案。

四、移交内容范围

各类档案实体：包括文书档案、业务（专门）档案、特种载体档案（如照片、声像、实物等）。

档案数字化成果：随着信息化发展，档案数字化成果也需一并移交。如义乌市档案馆要求移交单位将文书、业务档案及其数字化成果（硬盘保存）一同移交。数字化成果一般包括电子目录（按卷整理的须有案卷目录和卷内目录，按件整理的须有归档文件目录）、档案数字复制件（如双层OFD和双层PDF二种图片格式）等。这有助于提高档案利用效率，实现档案信息资源共享。

相关附属材料：除档案本身及数字化成果外，还需移交一些相关附属材料。如编制好的全宗介绍（内容包括组织机构变更情况，主要领导人变化情况，移交档案的内容概况，数量及数字化情况）、大事记、开放鉴定和解密鉴定意见等。这些材料有助于接收单位更好地了解档案背景、内容及管理情况。

五、移交质量标准

档案整理规范：档案应由有关单位收集齐全，并按规定进行系统整理。如学校档案移交时，要求统一牛皮纸封面封底，标准目录，标注页码（从目录结束后有字页右上角开始铅笔标），封底备考表标注归档责任人。企业档案整理也需遵循相应的行业标准和规范，确保档案分类准确、排列有序。

数字化成果质量达标：对所移交的档案数字化成果质量有严格要求。

电子档案格式及元数据要求：电子档案移交时，元数据应当与电子档案一起移交，一般采用基于XML的封装方式组织档案数据；电子档案的文件格式按照国家有关规定执行；电子档案有相应纸质、缩微制品等载体的，应当在元数据中著录相关信息；采用技术手段加密的电子档案应当解密后移交，压缩的电子档案应当解压缩后移交；特殊格式的电子档案应当与其读取平台一起移交。这些要求确保电子档案的长期可读性、完整性和真实性。

六、移交手续与流程

申请与计划：当地的综合档案馆一般会在年初下达本年度的档案接收计划，接收计划中所罗列的移交单位根据时间节点安排，向档案馆递交档案的移交申请，然后再按照相应的流程进行移交和接收档案。对于没有列入档案馆档案接收计划的，立档单位的档案达到应移交的年限，应当主动征求档案馆意见，保留书面凭证，确定是立即移交还是暂缓移交。

档案实体与数字化成果移交步骤：以义乌市为例，首先移交以硬盘形式保存的数字化成果一式两套（含硬盘两套）及纸质《档案移交接收流程单》1份，其中涉密档案目录和全文须按保密规定通过涉密载体移交。然后由档案馆对数字复制件质量、字段著录规范等进行检查，如存在问题的，将硬盘退回移交单位整改，整改完成后重新移交。档案数字化成果检查通过后，移交单位将档案实体装箱打包，向档案馆移交，同时移交档案目录、全宗介绍、大事记、开放鉴定和解密审核鉴定意见及附件、档案数字化加工质量检查单、交接文据等材料。

流动人员人事档案转递流程：根据流动人员或存档单位申请，拟接收的档案管理服务机构向原档案管理服务机构或原工作单位开具转档手续材料。原档案管理服务机构或原工作单位接到转档手续材料后，应当按规定审核档案，对符合转递规定的，填写材料目录清单后严密包封，并填写档案转递通知单，于15个工作日内进行转递。流动人员人事档案转递应当通过机要通信、专人送取或邮政特快专递等给据邮件方式进行。对曾属于党政领导干部、机关公务员、参照公务员法管理的机关（单位）工作人员（工勤人员除外），国有企事业单位领导人员、管理人员和专业技术人员，军队文职人员人事档案的，应当通过机要通信或专人送取方式进行转递，严禁个人自带档案。接收流动人员人事档案时实行告知承诺制，拟接收的档案管理服务机构应当对照材料目录清单认真审核甄别，对缺少关键材料的，一次性告知所缺材料及其可能造成的影响，经本人作出书面知情说明、承诺补充材料后予以接收，或与原工作单位协商退回并补充材料；对缺少非关键材料的，应当采取先存后补方式予以接收，并督促指导流动人员补充相关缺失材料。接收流动人员人事档案的管理服务机构应当及时将档案转递通知单回执退回原管理服务机构或原工作单位。

电子档案移交与接收流程：电子档案移交的主要流程是组织和迁移转换电子档案数据、检验电子档案数据、移交电子档案数据等步骤，可采用离线或在线方式进行。离线移交一般采用光盘，需满足一系列要求，如光盘符合归档要求、单个装盒、按要求刻录及检测、标注标签等。在线移交单位应当通过与管理要求相适应的网络传输电子档案，传输的数据应当包含符合要求的电子档案及其元数据。档案移交单位在向国家综合档案馆移交电子档案之前，应当对电子档案数据的准确性、完整性、可用性和安全性进行检验，合格后方可移交。国家综合档案馆接收电子档案时，同样要对数据进行检验，合格后办理交接手续，填写《电子档案移交与接收登记表》，进行迁移和转换电子档案数据、存储电子档案数据等后续工作，并将电子档案交接、迁移、转换、存储等信息补充到电子档案元数据中，对电子档案数据迁移和转换前后的一致性进行校验，对接收的电子档案载体保存5年以上。

交接手续完备性：无论何种档案移交，交接双方必须根据移交目录清点核对无误，并在交接文据上签字盖章，一式两份分别由双方单位保存。这是确保档案移交准确性和责任明确性的重要措施，任何一方都需严格履行这一手续。

违反档案移交规定将面临相应处罚。《中华人民共和国档案法》规定“不按规定归档或者不按期移交档案，被责令改正而拒不改正的，由县级以上档案主管部门、有关机关对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分”；《档案管理违法违纪行为处分规定》规定，拒不按照国家规定向指定的国家档案馆移交档案的，对有关责任人员，给予警告或者记过处分；情节较重的，给予记大过或者降级处分；情节严重的，给予撤职处分。这些处罚措施旨在强化档案移交工作的严肃性，保障档案工作依法依规开展。