档案整理之归档文件的编页

在档案整理工作中，归档文件的编页看似简单，实则是一项严谨且重要的基础工作。规范的编页能够确保归档文件的完整性、系统性，为后续的档案管理和利用提供有力支持。​

一、编页的必要性与原则​

归档文件编页是对文件的每一页赋予唯一编号的过程，其必要性不言而喻。首先，编号能够清晰界定文件的页数，避免在档案流转、查阅过程中出现页面缺失或错漏难以察觉的情况。其次，有序的编号是建立档案检索体系的基础，方便工作人员快速定位所需内容。​

编页需遵循一定原则。其一为完整性原则，必须确保归档文件的每一页，包括正文、附件、空白页（若有特殊要求）等都进行编号，不遗漏任何页面。其二是准确性原则，编号要准确无误，不能重复或跳号，保证编号与实际页面一一对应。其三是规范性原则，采用统一的编号方式和标识位置，使整个档案的编页具有一致性和规范性。​

二、编页的具体方法​

（一）确定编号位置​

编号位置通常选择在文件页面的右上角或右下角。对于横排文件，编号一般在页面的右上角；竖排文件，编号则位于页面的右下角。这样的位置既不影响文件内容的阅读，又便于快速识别和记录。但在一些特殊情况下，如页面边缘有重要文字或图案时，可根据实际情况适当调整编号位置，但需保持同一案卷内编号位置的统一。​

（二）选择编号形式​

常见的编号形式有阿拉伯数字编号和汉字数字编号。阿拉伯数字编号简洁明了，便于统计和检索，是最常用的编号形式，如 “1”“2”“3” 等依次编排。汉字数字编号在一些具有传统风格或特殊要求的档案中使用，如 “一”“二”“三” ，但相对阿拉伯数字编号，其在统计和检索效率上稍低。​

（三）实施编号操作​

在实施编号操作时，可根据文件数量和实际情况选择合适的工具。对于少量文件，可使用黑色中性笔、圆珠笔等直接书写编号，但要注意书写工整，避免字迹模糊或涂改。若文件数量较多，使用打号机进行编号更为高效，打号机打出的编号清晰、规范且速度快。在编号过程中，要逐页进行，每编完一份文件，需检查一遍编号是否连续、准确，确保无遗漏和错误。​

三、特殊情况处理​

（一）破损文件​

对于破损文件，在编页前应先进行修复，如使用胶水粘贴、托裱等方法，确保文件完整后再进行编号。若文件破损严重，部分页面缺失，需在相应位置注明 “此页缺失” 字样，并在档案备考表中详细记录缺失情况。​

（二）超大尺寸文件​

超大尺寸文件无法直接装订编页时，可采用折叠的方式使其大小与其他文件一致，但要注意折叠的方式不能损坏文件内容，且要保证折叠后的文件平整、便于翻阅。折叠后再按照正常流程进行编号。若文件实在不宜折叠，也可单独存放，并在相应案卷目录和备考表中注明存放位置和文件情况。​

（三）图文混排文件​

图文混排文件中，若图片、图表等占据较大页面空间，编号应统一标注在页面空白处，避免覆盖文字、图片等重要信息。若文件中存在多页连排的图表，可将其视为一个整体进行编号，如 “5 - 1”“5 - 2” 等，表示第 5 组图表的第 1 页、第 2 页。​

四、编页后的检查与记录​

完成归档文件编页后，要进行全面检查。检查内容包括编号是否连续、有无遗漏或重复编号的情况，编号位置是否统一规范，特殊情况处理是否合理等。经检查无误后，需在档案案卷目录或备考表中记录文件的总页数，以便后续统计和管理。若在后续档案管理过程中发现编页存在问题，要及时进行修正，并在备考表中注明修正情况。​

归档文件的编页是档案整理中不可或缺的一环，它为档案的规范化管理和高效利用奠定了坚实基础。只有严格遵循编页原则，掌握正确的编页方法，妥善处理特殊情况，并做好编页后的检查与记录工作，才能确保归档文件编页工作的质量，使档案更好地服务于各项工作。