档案工作中经常听到“归档”“接收”“保管”“利用”等词语，“归档”是不是归集保管为档案的意思呢？
“归”一般作动词，字面意思为归还、返回、趋向或集中于某一个地方，如：归还、归来、完璧归赵、落叶归根等。“当”的繁体字为“當”，上尚下田，有被屋顶遮挡意思。木与当结合成为“档”，“档”一般作名词，表示分类、保存之意。
《档案工作基本术语》中定义，归档（filing）指办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室或档案馆保存的过程。
一、归档的对象
1.文件
依据《档案工作基本术语》（DA/T1 - 2000），文件是国际机构、社会组织或个人在履行法定职责、处理事务进程中，所形成的各类形式的信息记录。这些记录的形式丰富多样，既可以是纸质文档，也可以是电子数据，或是音像资料等。
2.机关文件材料
根据第 8 号国家档案局令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，机关文件材料是机关在开展工作活动时，所产生的涵盖各种门类、载体的历史记录。这意味着机关工作中，无论是常规的行政办公文档，还是特殊载体的记录，只要是在工作活动中形成的，都属于机关文件材料范畴。
3.归档文件
按照《归档文件整理规则》（DA/T22 - 2015）的界定，归档文件是立档单位在职能活动里形成，且已办理完毕、应当作为文书档案留存的文件材料，包含纸质与电子两种形式 。这强调了归档文件的三个关键要素：职能活动形成、办理完毕以及具备文书档案保存价值。
用更通俗的表述来讲，文件材料的范围十分广泛。常见的带有红头的正式公文，是机关单位传达政策、部署工作的重要工具；加盖公章的介绍信，承载着人员身份与事务办理的凭证功能；报送的统计表格，记录着业务数据与工作成果；此外，拍摄录制的照片、录像等，更是以直观的形式记录活动现场、重要事件等，这些都属于归档的文件材料范畴。
二、什么是“办理完毕 保存价值 系统整理”？
1.办理完毕
指文件所涉及的事务已处理完结，各项手续完备，不再需要在本单位进行进一步的办理或处理。这里的 “办理完毕” 并非仅指文件的签署、审批等流程结束，更重要的是文件所关联的实际业务事项已全部落实到位。
2.保存价值
是指文件材料对本单位和社会在历史、文化、业务等方面具有的保存意义和作用。具有保存价值的文件通常能够反映单位的职能活动、历史发展、工作成果等重要信息，或者对日后的工作查考、经验总结、研究借鉴等有参考价值。判断文件是否具有保存价值，需要综合考虑文件的内容、形成背景、来源、时间等多种因素。
3.系统整理
是将办理完毕且具有保存价值的文件材料，按照一定的原则和方法进行分类、组合、排列和编目等工作，使其成为一个有序的体系，便于保管和利用。系统整理有助于提高档案管理的效率和质量，方便档案的查找、检索和利用。
三、机关单位文件材料的归属
1.凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。
2.机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。
3.机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。
4.机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本进行归档。
5.机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。
四、不归档会怎么样？
《中华人民共和国档案法》规定，应当归档的材料，按照国家有关规定定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得拒绝归档或者据为己有。
《机关档案管理规定》规定，任何部门和人员不得将应归档文件材料据为己有或拒绝归档。
如果因为个人原因拒绝归档或者据为己有，会怎么样呢？
中华人民共和国档案法（中华人民共和国主席令第47号）规定，不按规定归档或者不按期移交档案，被责令改正而拒不改正的，由县级以上档案主管部门、有关机关对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任；造成财产损失或者其他损害的，依法承担民事责任。
第13号国家档案局令《机关档案管理规定》规定，将机关应当归档的文件材料据为己有，拒绝移交机关档案部门的，由县级以上档案行政管理部门责令限期改正；情节严重的，由有关主管部门对机关直接负责的主管人员和直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。
第30号国家档案局令《档案管理违法违纪行为处分规定》规定，将公务活动中形成的应当归档的文件材料、资料据为己有，拒绝交档案机构、档案工作人员归档的，对有关责任人员，给予警告处分；情节较重的，给予记过或者记大过处分；情节严重的，给予降级或者撤职处分。 |
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