整理工作既是人事档案管理的基础工作，又是一项经常性的工作。人事档案的整理不同于文书档案的整理。文书档案只要分类、组卷、编目后就固定下来了，不允许轻易打乱重整。而人事档案整理后不能一成不变。人事档案具有动态性，随着个人经历的变化，人事档案材料也会不断变化，当这种变化达到一定程度时，已建立的人事档案由于补充新材料就需要重新整理。档案部门对人事档案的整理按工作范围分为以下三种类型：
（1）对新建档案的系统整理。主要指对那些新吸收人员的档案材料进行整理。这部分档案材料原来没有系统整理，或者没有进行有规则的整理，材料零乱、庞杂，整理起来工作量大，比较复杂。随着各行业各单位新老人员的交替，这部分档案的整理工作应该是连续不断的，因此，必须从思想上提高对这一工作的重视程度，将其列人议事日程，及时地做好新吸收人员人事档案的系统整理工作，以适应人事工作的需要。
（2）对已整理档案的重新调整（补充整理）。由于人事档案的动态性，人事档案的整理工作不可能是一劳永逸的，已整理好的人事档案有时需要增加或剔除一定数量的材料，这就有必要重新整理这部分档案材料，这种整理实际上是一种调整。对于那些零散材料的归档，只需随时补充，不必重新编写目录，只在原有目录上补登即可。
（3）对本单位管理的全部或批量人事档案的集中整理。例如，每年6月底7月初，高校学生档案管理部门会集中时间、集中人力对所有毕业生的人事档案进行集中整理。在新中国人事档案发展史上，因人事工作和人事档案工作自身发展的需要而进行的普遍整理有两次。第一次是1956年，在清理“无头档案”的基础上，针对干部档案杂乱、归档范围不清、未经整理和整理不规范等缺点，根据中共中央组织部颁发的《干部档案管理工作暂行规定》的要求，对干部档案进行了普遍整理，使其更加充实和规范。第二次是1980年，为了落实党的干部政策，清除历次政治运动对人事档案的影响，加强人事档案的管理和使用，对人事档案进行了一次全面清理和普遍整理。
整理工作的要求
按照《干部档案整理工作细则》（组通字[1991]11号）规定，干部档案整理工作的基本要求有以下几个方面：
第一，整理干部档案，须做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。通过整理，使每卷档案达到完整、真实、条理、精炼、实用的要求。
第二，整理干部档案，事先要收集好干部档案材料，并备齐卷皮、目录纸、衬纸、切纸刀、打孔机、缝纫机等必需的物品和设备。
第三，整理干部档案的人员，必须努力学习党的干部工作方针、政策和档案工作的专业知识，熟悉整理干部档案的有关规定，掌握整理工作的基本方法和技能，认真负责地做好整
以上要求不仅是对干部档案整理工作的基本要求，也对人事档案整理工作具有重要的理工作。指导意义。
1.人事档案整理应使每个相对人的档案达到完整、真实、条理、精炼、实用
（1）所谓完整，是指将一个人的材料全部集中在一起。每份档案内容完整、时间来源清楚、有头有尾、不缺张少页、手续完备，如果是系列材料，保持档案系列的完整。没有空白和断档现象，才能全面历史地反映一个人的德能勤绩和经历的来龙去脉。
（2）所谓真实，是指档案材料的内容符合本人的实际情况，是经过组织审查认可归档的材料。凡属于污蔑不实的冤假错案材料，似是而非、未经查实的材料，张冠李戴、错装错放的材料，涂抹勾画甚至伪造的材料，一经发现，都应从人事档案中剔除出去，使整理后的人事档案能够真实客观地反映一个人的本来面目。
（3）所谓条理，就是按照有关规定将人事档案材料分门别类、有序排列，并编制目录，使人事档案材料层次分明、有条不紊、井然有序。
（4）所谓精炼，就是在完整、真实的基础上去粗取精，清理出重复的材料、“一事多证、人多证”的材料、不属于人事档案的材料、丧失保存价值的材料，使人事档案的内容集中、简洁、精干。
（5）所谓实用，就是人事档案的整理要以方便利用为出发点，对档案内容的分类、排列和技术加工等都要以便于各项工作的开展为原则。
完整是基础，真实是核心，条理是方向，精炼是手段，实用是目的，以上五个方面是相辅相成的，不能只强调一个方面，而忽视其他方面。
2.人事档案的整理体系应分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐
（1）分类准确。分类在整理工作中占有十分重要的地位，分类是否准确，不仅直接影响整理工作的质量，而且影响利用工作的进行。分类准确是整理工作中的最基本要求，如果做不到分类准确，整理工作也就失去了意义。
（2）编排有序。在分类的基础上，根据不同类别材料的具体情况和实际需要，采用科学的排列顺序，使档案材料在排列上有规律可循，从而达到便于利用的目的。
（3）目录清楚。每份经过整理的人事档案都应编写目录。目录登记要字迹工整、项目齐全、内容规范、材料形成时间填写无误、材料份数与页码计算准确，目录登记情况与实际档案材料完全相符，目录本身无粘贴、涂改勾画和错别字。
（4）装订整齐。为了固定档案材料的分类和排列顺序，保护档案材料，整理后的档案要加封面和装订成册，达到表面平整、无脱页漏装、无损坏文字、材料整齐、外观洁净。 |
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