财产保险业务档案的整理

财产保险业务档案管理与存放

各公司可根据本单位的实际情况，对业务档案实行统一管理、集中存放或者统一指导、分散存放的原则。

（1）统一管理，集中存放。采取统一管理、集中存放的原则时，业务档案采取动态管理模式，即分段管理、专人负责、按时移交、定期检查。

一是分段管理：保险业务档案按照状态划分为形成中的业务材料和办理完毕的业务档案两个阶段。形成中的业务材料由业务部门负责收集、整理，在办理完毕后，在档案信息管理系统中整理立卷并按规定向办公室移交。办公室对形成中的文件资料的积累、整理、归档要及时给予指导。

二是专人负责：各机构出单中心、理赔部门、有关业务部门应设专（兼）职档案管理人员，负责本部门和本中心业务档案归档等日常管理。

三是按时移交：业务经办人员应随时负责各类业务材料的收集，并及时向有关部门（中心）专（兼）职档案员移交，由专（兼）职档案员按照本规定进行整理并向办公室移交。

四是定期检查：在保险业务档案形成和保管过程中，办公室和有关部门（中心）要定期对其进行检查和指导。

（2）统一指导，分散存放。采取统一指导、分散存放的原则时，业务档案由各机构出单中心、理赔部门、有关业务部门自行保管，不需要移交办公室，具体管理模式如下：

一是各级机构出单中心、理赔部门、有关业务部门应设专（兼）职人员，负责本部门（中心）业务档案的日常管理和立卷、归档、保管、利用等工作，相关的立卷整理工作需在档案信息管理系统中进行。

二是业务档案由出单中心、理赔部门或相关业务部门保管，并定期将业务档案目录向办公室移交备案，办公室负责对业务档案的归档管理等工作进行指导，并定期检查。

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财产保险业务档案收集

归保险业务档案的各类文件应是正本。如文件同属文书档案和业务档案归档范围，文书档案存正本，业务档案存副本。

（1）承保单证：

一是财产险、责任保险、航空航天保险、石油保险单证。包括：保单副本及附表，批单副本及批改申请书，保险凭证副本，投保单，保险费收，退费收及退保申请书，保险合同或协议，保费结算通知书，中途退保的有关单证、附表、合同、协议，分保单证，风险情况问讯表，客户身份资料和其他单证。

二是机动车辆保险单证。包括：保险单副本，保险费发票业务联，投保单，投保单附表，客户身份资料、行驶证复印件、发动机或车架号码拓印件、验车照片等（系统中有电子件的可以不出纸件），批单副本，批改申请书。

三是信用保险单证。包括：投保单及附件，风险情况问讯表，承保审批报告，上级公司批示，保险单或保险协议，批改申请书及批单，保险费收（存根联），中途退费的有关单证，退费收据（存根联），保险费结算通知书，信用限额申请单，信用限额审批单，信用交易申报表，分保单证，其他材料。

四是保证保险单证。包括：投保申请，保险单、保证函或协议，项目可行性报告、情况介绍及其他材料，企业相关材料（企业简介、信用等级证书、企业营业执照、法人或组织机构代码证、法定代表人简历及身份证、企业章程复印件、企业成立时（或变更时）验资报告、上年度经审计的财务报告及前三个月的资产负债表、损益表等），个人相关材料（身份证、投保人收入、经济状况证明等个人资信材料），《借款合同》投保人对借款合同提供抵押或质押的相关证明文件、担保人对借款合同提供担保的相关证明文件（如有），反担保合同和办理反担保的相关文件、单证、证明（如有），承保审批报告及授权书，其他材料。

五是船舶险单证。包括：投保查询单，投保单，保险单，批改申请书，批单，保费收据，保险协议书，保险业务日、月、季、半年、年度报表，续保通知书，保赔险状况检验报告、批注，船舶险船级证书等，客户身份资料，其他单证。

六是货物运输险单证。包括：投保单及附表，保险合同或协议，保单副本及附表，批单副本，附表及批改申请书，保费结算通知书，保费收据（存根联），退费收据（存根联），中途退保的有关单证、附表、合同、协议，预约保险起运通知书，预约保险起运投保清单，客户身份资料，其他单证。

七是短期健康险、意外险。包括：核保审批类文件，投保单，保险单副本、保险协议共保或联保协议、中标通知书，团体保险被保险人清单，风险评估报告，体检报告、健康问询表，客户身份类文件，收费凭证，申请书类文件（保险合同变更申请书、解除合同申请书、保险合同补发申请书等），保险合同原件（适用于根据业务处理规则需要收回保险合同原件的批改项目），清单类文件（增/减人数清单、工程施工量变化清单等），证明类文件（情况说明、单位证明等），退费收据，批单，其他材料。

八是农业种植，养殖业保险。包括：保单副本及附表，批单副本及批改申请书，保险凭证副本，投保单，保险费收据，退费收据及退保申请书，保险合同或协议，保费结算通知书，中途退保的有关单证、附表、合同、协议，分保单证，风险情况问讯表，客户身份资料，其他单证。

（2）理赔案卷：

一是是财产保险、责任保险、农业保险、石油保险、能源保险赔案。包括：损失清单，出证明材料，查账记录、事故查勘报，检验结果或技术鉴定报告估定损议修业议，医疗费、修理费、施救费、进口关税等原始单证，赔付协议书，有关费用单据，授权书权益转让书，撤销授权书的函，损失赔申请书，损失物资回收处理单，预赔款申请建销、拒赔案件报告书，赔案呈批报告副本及上级批复文件，行政执法部门或法院调解书决书或仲裁机关的仲裁书，现场照片，赔案说明或定损理算说明，关于赔案处理的来往函电，其他材料。

二是航空航天保险赔案。包括：出险通知书，损失清单，出险证明材料，保单抄件或复印件，批单抄件或复印件，事故查勘报告，检验结果或技术鉴定报告，赔偿协议，医疗费修理费、施救费、进口关税等原始单证，结案报告书，赔案审批单，赔款批单，赔款计算书及附表，赔款收据，授权书或权益转让书，撤销授权书的函，损失索赔申请书，损失物资回收处理单，预赔款申请书，注销、拒赔案件报告书，赔案呈批报告副本及上级批复文件，行政执法部门或法院调解书、判决书或仲裁机关的仲裁书，现场照片，赔款说明或定损理算说，航空适航证，航空器维修历，飞行员资格证明，其他材料。

三是机动车辆保险业务赔案。包括：索赔申请书，事故责任认定书、事故调解书、判决书或出险证明文件（小额赔案出险证明等可免），事故现场查勘询问笔录及附页，损失情兄确认书（包括零部件更换项目清单及清单附页、修理项目清单及清单附页），财产损失确认书，人员伤亡费用清单，伤残人员费用管理表，误工证明及收入情况证明，赔款票据粘贴用纸（有关原始单据），简易案件赔款协议书，权益转让书，拒赔通知书，机动车辆保险注销通知书，预付赔款申请书，损余物资回收处理单，其他有关证明材料。

四是信用保险赔案。包括：可能损失报告，索赔申请书，损失清单，出险证明，保单（批单）抄件，查勘报告，检验报告或技术鉴定报告，定损协议，赔款计算书，追偿委托书，赔款收据和权益转让书，结案报告，赔款批单，预付赔款申请书，注销、拒赔案件报告书，行政部门或法院调解书、法院判决书、仲裁机关仲裁裁决书，赔案说明或定损理算说明，其他材料。

五是保证保险赔案。包括：索赔函，赔款收据，检验报告或技术鉴定报告，赔偿协议，行政部门或法院调解书、法院判决书、仲裁机关仲裁书，赔案说明或定损理算说明，其他材料。

六是船舶险赔案。包括：出险通知书，船舶检验证书，海事报告，航海日志，船舶证书，轮机日志，船舶营运许可证，船员证书，运输合同或载货记录，事故调解书或裁决书，损失清单，保险单正本，赔款计算书，权益转让书，赔款收据，询问证人笔录，核批文件，照片其他单证。

七是货物运输险赔案。包括：保单正本（代保单），批单正本，统括合同，起运通知书，提单，空运单，运单，货单，租船合同，运输合同，发票，买卖合同，装箱单，海关证明，检验报告，商检报告，货损记录，登轮证明，化验结果，水分含量证明，溢短装证明文件，照片，索赔函，清单，出险通知书，报案记录，权益转让书，赔款计算书，赔款收据，理算材料，海事报告，海事声明，航海目志摘要，救助合同，担保函，涉及追偿、扣船、诉讼、仲裁案的相关法律文件，用于证明案件处理经过的全部往来函电，其他与案件有关的证明材料。

八是短期健康险、意外险。包括：赔案件审批表，理赔协议书，报案登记表，理赔申请书，理赔委托书，最近一次保险费交费凭证或复印件，赔计算书，理赔案件调查表，领款人身份及金额确认书，保险合同（原件），理赔案件抄件，资料交接凭证，各种资料及证明文书，理赔调查委托函，其他材料。

（3）再保险业务案卷：

包括：合同文本，合同分保业务续转条款，各种分保季度报表，各种分保月报表，各种分保账单及明细表，分保业务确认账单，超限额业务中报调查表，风险单位划分资料，上报分保业务请示，分保业务批复，各种分保业务通知单，保险单明细表、条款及其他相关资料，分保条，分保条确认单，系统内部分保业务往来文书、传真及其他材料，本公司与国内、国外其他保险公司关于分出，分入业务的往来文书、传真及其他材料，分保业务出险通知书，出险索赔通知书，查助记录，临分业务赔款通知单，检验报告，赔款计算书，公司与再保险人结算往来传真、电子邮件（打印件）及相关清单等材料，各种自然灾害、意外事故综合统计分析资料，各种分保业务统计分析资料，各种分保业务登记簿，现金赔款申请、批复及相关资料，现金赔款账单，其他有关再保险业务材料。

（4）各类保险业务的电子档案：

各类保险业务的电子档案也是重要的收集对象，具体可参照上述章节内容，此处不再另行展开。

省档案业务建设督导调研组赴十堰督导调研档案工作_地方动态_湖北档案信息网

确定保管期限

保险业务档案的保管期限，分别为水久、30年、20年、10年、5年。

档案分类组卷

（1）分类整理：按照年度一保管期限进行归档整理。即将归档的财产保险业务档案按年度分类，每个年度下再按保管期限分类。

①年度。档案形成或针对的年度；跨年度形成的文件，放入办结年度。

②保管期限。保险业务档案的保管期限，分别为永久、30年、20年、10年、5年。

（2）整理组卷：保险业务档案的整理，应以保持文件材料之间的有机联系，保证各类文件、凭证的齐全、完整、系统、真实为原则。

①承保单证。所有险种承保单证一般采用按件来管理的方式，即每份保单和附属的承保资料为一件，但装订可采用一件一装订或者数件一装订的方式。采用数件一装订的方式时需确保装订在一起的各件保单资料为同一险种、同一保管期限。各分支机构可根据本单位业务发展的实际情况选择具体的装订方式。批单需与保单一起装订。承保单证亦可按保险单（副本）顺序号每200页立为一卷。

② 理赔案卷。赔（给）付卷根据案情性质，案情繁简程度和文件的多寡，可一案一卷或一案数卷。案卷厚度一般不超过2厘米。理赔案卷也可以采用一案一装订或者数案一装订的方式。采用数案一装订的方式时需确保装订在一起的各案卷为一个保管期限。各分支机构可根据本单位业务发展的实际情况选择具体的装订方式，但理赔案卷的目录必须逐案进行编制。保险业务赔案应归入所属的业务年度，跨年度的赔案归入结案时的业务年度。

③ 再保险业务档案。法定分保和商业分保材料在一个业务年度结束后，要将全部材料进行系统整理，及时立卷；法定分保和商业分保形成的材料要分别组卷，商业分保的临分业务与合同分保业务要分别组卷，不得混装；法定分保和商业分保形成的材料按照业务年度和项目分别组卷；再保险结算按照再保险结算人，根据结算类型分别单独组卷。

（3）排列整理：

①承保单证的排列要求。每份承保单证按照承保工作程序依次排列单证的顺序。

②理赔案卷的卷内排列顺序。有批复的赔案，批复放在卷首；非诉讼赔案的结论、决定放在卷首。诉讼案件判决性材料放在卷首。卷内其他单证材料的排列按照理赔工作程序依次排列。

填写卷内文件目录和备考表

（1）填写卷内文件目录：卷内文件目录是揭示卷内文件的内容和成分的目录表，放在卷首。卷内文件目录的填写项目有顺序号、责任者、题名、日期、页号、备注等。卷内文件目录的格式按国家标准《文书档案案卷格式》的规定。

卷内文件目录各项内容的填写方法如下：

①顺序号：即件号，按卷内文件排列次序依次填写。

②责任者：填写该份文件的形成者或单位。

③题名：填写原文件的标题，对于原标题不能确切地反映原文件内容或原文件无标题的文件，在填写时应根据文件内容补拟后填写，并外加“[ ]”号以示后拟。

④日期：填写文件的成文日期。

⑤页号：填写每份文件的起始页号，最后一份文件填写起止两个页号。

⑥备注：作必要说明之用。

一份文件的不同稿本，只填一个顺序号，重要的草稿、修改稿可以分别各占一行登记。

卷内文件目录除一份放在案卷卷首之外，还可以将每卷的卷内文件目录复印后装订成册，作为一种检索工具来使用。

（2）填写备考表：财产保险业务档案盒内均应放置备考表，并认真填写有关内容。应列明以下内容：

① 卷内文件情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

② 整理人： 由立卷人员签名。

③ 检査人：由检查人员签名。

④ 时间：填写完成立卷的时间

文件的修整装订

（1）一般资料档案的装订处理：案卷原则上采用三孔一线的方法装订。永久、长期案卷内需要附贴的单证、照片等应粘贴在统一规格的附纸上，案卷所附单证尺寸大的应折叠整齐。在装订线外有文件内容时，要加宽边。装订前要去除金属物，使案卷保持结实、整齐并方便利用（可参考文书档案装订方法）。具体细则如下：

一是永久、10年以上（不含10年，下同）保管的业务赔案，卷内不符合A4纸型标准的单证、照片等应粘贴在统一规格（A4）的附纸上，案卷所附单证尺寸大的应折叠整齐，并去除卷内的金属物。

二是永久、10年以上保管期限业务档案案卷的装订需选用无毒，无害、简便，牢固，可的装订办法。

三是10年及以下保管期限的业务档案案卷，各省级分公司可制定本单位的短期业务案装订实施细则，并报备总公司档案管理部门。

（2）特殊资料档案的装订处理：

一是除单独归档的交接清单等资料外，对于其他所有小于A4规格用纸的文件、单证、图表和单据等文件资料（批单除外），在装订前，均要将这些资料按要求粘贴在“客户资料粘贴纸”上，并加盖骑缝印章。资料粘贴的具体要求是从下向上阶梯式粘贴，版心尺寸为155 mmX190 mm，并留有装订线。理赔材料中如有热敏纸，不能直接归档，应复印后将复印件归档。

二是对于大于 A4规格用纸的文件、图表等归档资料，在装订前，业务档案管理人要将这些资料按A4纸的规格和要求折叠压平。资料折叠的具体要求为：与A4规格用纸一样宽，但比较长的文件、图表等资料，要上对齐，从下向上折；与 A4规格用纸-样长，但比较宽的文件、图表等资料，要左对齐，从右向左折：既比 A4 规格用纸宽、又比A4规格用纸长的文件、图表等资料，要分别左、上对齐，先从下向上折、再从右向左折。

单独归档的交接清单等资料，在装订时不予粘贴，由档案管理人员以200页为单位直接装订成册，统一保存备查。

填写案卷封面

装订完成后，应填写案卷封面。要根据不同的案卷，在封面列明以下内容：

（1）全宗号：填写立档单位代码。

（2）分类号：填写类目的标识符号，用以表示类目在分类体系中的位置和排列顺序。一级类目使用各类目名称大写拼音首字母标识，二级类目及二级以下类目使用01-99标识。各级类目标识之间用“.”隔开。

（3）年度：填写立卷年度，保险业务赔案应归入所属的业务年度，跨年度的赔案归入结案时的业务年度。

（4）保管期限：填写保险业务档案的保管期限，分别为永久、30年、20年、10年、5年。

（5）件号：填写案卷件号。

（6）单证起止号：填写卷内承保单证的起号和止号。

（7）赔案编号：填写理赔案卷的编号。

（8）分保账单号：填写分保账单编号。

档案编目装盒

（1）编制归档目录：各类保险业务档案均应设置目录，此目录兼做移交清单。

承保单证目录应列明以下内容：件号、保单号、被保险人、单证流水号、页数、备注。

理赔案卷目录应列明以下内容；件号、赔案编号、被保险人、保单号、赔款金额、结案间、页数、备注。

再保险档案目录应列明以下内容：件号、题名、分保账单号、分保时间、页数、备注。

（2）装盒：各类保险业务档案采用统一的档案盒。同时还需要填写档案盒盒脊信息。

档案移交归档

（1）移交：采取统一指导、集中存放管理原则的单位，承保单证在保单签发的第三年理赔档案在结案的次年、再保险档案在形成后的次年由有关部门（中心）向本公司档案部门移交归档。档案部门检查验收后，双方办理交接手续。对不符合要求的案卷，档案部门有权要求其完善后再行移交。移交目录应一式两份，有关部门（中心）留存一份，档案部门留存一份。

（2）档号编制：档案部门对接收的档案要编制档号，作为档案部门的管理标识。保险业务档案的档号设置，一般为：全宗号-分类号-年度-保管期限-件号。

同一全宗下的保险业务档案，按照分类号-年度-保管期限进行归档整理，即将归档的保险业务档案按年度分类，每个年度下再按保管期限分类，从000001开始顺编流水件号。

①全宗号：立档单位代码

②分类号：整理时分到三级类目。

③年度：档案形成或针对的年度；跨年度形成的文件，放入办结年度。

④保管期限：保险业务档案的保管期限，分别为永久、30年、20年、10年、5年。

⑤件号：六位，从000001开始顺序编流水件号。