企业档案管理员与档案室

1、企业档案人员管理要求

企业应当根据规模和管理模式设置档案部门（机构）或者确定负责档案工作的部门（机构），配备与企业规模相适应的专职档案工作人员，满足档案保管利用和业务监督指导的需要。其中档案保管利用人员数量可以根据馆（室）藏档案数量及年度档案增量等确定，档案业务监督指导人员数量可以根据内设部门数量、所属单位数量、项目数量等确定。

中央企业、地方国有大型企业应当在总部设立负责档案工作的职能部门。

企业可以根据需要按照规定设立档案馆。

企业应当确定分管档案工作负责人、档案部门负责人。企业可以根据需要设置档案专业负责人（档案总监），履行建立档案工作体系、审核专业技术标准、组织实施专项工作、服务主营业务等职责。

企业档案部门履行下列职责：

（一）贯彻执行党和国家有关档案工作法律法规和方针政策，制定档案管理制度和业务标准规范；

（二）组织制定并实施本企业档案工作中长期发展规划、年度计划；

（三）监督和指导各部门文件材料的形成、积累、鉴定、整理及归档工作；

（四）负责档案的收集、整理、保管、保护、鉴定、处置、利用、开发、统计等工作，并按照规定移交档案；

（五）组织协调建设项目、科研项目、产品（业务）等档案验收工作；

（六）监督和指导所属单位的档案工作；

（七）组织实施档案信息化工作；

（八）组织开展档案科学研究、技术创新、宣传培训和业务交流等活动。

企业各部门（含项目，下同）应当确定档案工作负责人，配备专（兼）职档案工作人员。

企业各部门负责本部门文件材料的形成、积累、鉴定、整理、归档，确保其真实、完整、准确。

企业应当加强档案工作人才培养和队伍建设，提高档案工作人员业务素质，为其评聘职称创造条件。

档案工作人员应当忠于职守、遵纪守法，具备相应的专业知识与技能。

档案工作人员调离岗位或退休的，应当在离岗前办好交接手续。涉密档案工作人员的调离应当按照国家有关保密法律法规执行。

2、企业档案室设施设备

企业应当分别设置档案办公用房、阅览用房和档案库房，可以根据需要设置展览（陈列）室、服务器机房、档案接收、整理、修复、消毒、数字化、缩微、安全监控等用房（以下统称业务和技术用房）。

档案库房应当根据载体类型分别设置，不具备条件的应当根据载体类型分区设置。

档案办公用房、业务和技术用房等面积应当满足业务开展需要。

阅览用房面积应当满足不同载体类型档案阅览需求，适应涉密与非涉密档案分区阅览的需要。

档案库房面积应当满足企业档案法定存放年限需要，新建档案库房面积应当满足未来至少10年档案存放需要。

档案阅览用房、库房、业务和技术用房选址应当利于档案保护，远离易燃、易爆物品和污染源，宜符合《档案馆建筑设计规范》（JGJ 25）规定。

档案库房如无特殊保护，一般不宜设置在地下或顶层，地处湿润地区的还不宜设置在首层。档案库房不得毗邻水房、食堂（厨房）、变配电室、锅炉房、车库等存在安全隐患的场所。

档案阅览用房、库房、业务和技术用房建筑设计宜符合《档案馆建筑设计规范》（JGJ 25）规定。

档案库房内不得设置其他用房和明火设施，不应设置除消防以外的给水点，其他给水排水管道不应穿越库房。

档案阅览用房、业务和技术用房应当安装视频监控等设施设备。

档案库房应当安装防盗门窗、视频监控、防光窗帘等设施设备，可以选择智能门禁识别、自动报警、出入口控制、电子巡查等安全防范系统。

档案办公用房、阅览用房、业务和技术用房均应当配备消防设施并按照规定通过验收。

档案库房应当配备消防系统和火灾自动报警设备。根据档案重要程度和载体类型的不同，选择采用洁净气体、高压细水雾等灭火效率高且对档案无二次损害的灭火设备。

档案库房应当根据需要配备符合国家规定的档案装具，可以参照《档案装具》（DA/T 6）、《直列式档案密集架》（DA/T 7）、《档案密集架智能管理系统技术要求》（DA/T 65）等。

档案库房配备的装具应当与档案库楼面均布活荷载标准值相匹配。档案库楼面均布活荷载标准值不应小于5kN/m2，采用密集架时不应小于12kN/m2。

档案库房应当配备温湿度监测调控系统。档案库房不宜采用水、汽为热媒的采暖系统，确需采用时，应当采取有效措施，严防漏水、漏汽，且采暖系统不应有过热现象。

保存重要档案或具备条件的，可以配置恒温恒湿、通风换气、空气净化等设备。

企业应当按照档案信息化要求，建设、配备能够满足库房现代化管理、档案数字化、电子档案管理需求的设施设备，具体应当符合本规定第七章要求。

形成档案数量较少的企业，应当配备满足安防、消防、温湿度调控和信息化工作基本需求的设施设备。