光盘档案是指国家机关、社会组织和个人在社会活动中直接形成的，以光为载体的具有保存价值的历史记录。
对需要归档的光盘，机关部门应指定专人及时对应归档的光盘按照相关标准做好检查、鉴定工作，保证应归档光盘的真实性、完整性和有效性。
光盘档案的整理应遵循有利于保持光盘档案内容的有机联系、有利于保管和提供利用的原则。
（1）分类与排列：光盘档案按“年度-问题”分类，同一保管期限，并按照时间或重要程度先后排列。
（2）编号：排列后的光盘需要编制每张光盘的档号，档号用14位阿拉伯数字表示。
档号格式：全宗号-保管期限代码-年度-光盘号。
①全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。
②保管期限代码：光盘档案参照国家关于纸质文件材料的保管期限，分永久、30年、10年三种保管期限。分别用“Y”“D30”“D10”表示“永久”“30年”“10年”。
③年度：光盘制作年份，用4位阿拉伯数字表示，如“2018”。
④光盘号：按光盘刻录日期先后从“001”开始编制的流水号。
>注意事项：编号时用非溶剂基墨水的软性笔（光盘笔、油性笔）在光盘标签面书写，禁止在光盘的数据面书写任何信息。
（3）光盘入册：编号后的光盘需要入册保存。
（4）填写光盘档案说明标签。
①全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。
②光盘号：按光盘刻录日期先后从“001”开始编制的流水号
③光盘名称：一般包括地区（单位）、时间、问题等要素。
④播放时间：以“分”为单位。
⑤张数：用阿拉伯数字填写光盘内刻录数码照片的张数。
⑥形成时间：指光盘内容的起始和终止年月，用阿拉伯数字表示。
⑦ 保管期限：填写“永久”“30年”或“10年”
⑧套别：填写“封存”“利用”或“异地保存”。
一组联系密切的光盘按播放顺序排列，并应在光盘档案说明标签“光盘名称”后填写组联符号，用“①”“②”“③”……表示，同一组光盘的组联符号相同。
（5）填写卷内目录：编制光盘档案卷内目录。项目有序号、光盘名称、刻录日期、刻录人、密级、备注。
① 光盘名称：应简明概括、准确反映照片的基本内容、人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。
②刻录日期：指光盘刻录日期，用8位阿拉伯数字表示，如“20180102”
③ 刻录人：指刻录光盘人的姓名，必要时可填写单位简称。
④密级：光盘的密级按光盘中所载档案的最高密级确定。具体划分同文书档案密级划分。
⑤备注：注释需要说明的情况。
（6）填写卷内备考表：卷内备考表项目包括本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。卷内备考表应放在卷内最后位置。
①本卷情况说明：主要由立卷人填写必要的情况说明。如光盘缺损、补充、移出、销毁等情况。对光盘人卷册以后发生或发现的问题，应由有关的档案管理人员填写说明，并签名、标注时间。
②立卷人：由负责立卷人员签名。
③检查人：由卷册质量审核人员签名。
④立卷时间：填写完成立卷的年、月、日。
（7）填写案卷封面：案卷封面各项内容的填写及要求如下。
①全宗名称：全宗名称是指立档单位的名称，全宗名称必须用全称或者规范化简称如“中共中央”“上海市财政厅”等。不得以“本部”“本局”“本厂”等为全宗名称。
②问题名称：指光盘内容所反映的问题
③ 案卷题名：题名为：单位名称一年度一名称。
④ 保管期限：对卷内光盘所划定保管期限，分为永久、长期（30年）、短期（10年）。
⑤全宗号：档案馆制定给立档单位的标号。
⑥目录号：全宗内案卷所属目录的编号。
⑦案卷号：即册号。在某一全宗某一保管期限内光盘册的排列从“1”开始的顺序编号。
（8）填写光盘册册脊：光盘册册脊标签的项目有全宗号、保管期限、起止年度、起止盘号、册号。
①全宗号：档案馆制定给立档单位的标号。
②保管期限：立卷时对卷内光盘所划定的保管期限，分为永久、长期（30年）、短期（10年）。
③起止盘号：册内光盘号的起止号。
④册号：在某一全宗某一保管期限内光盘册的排列从“1”开始的顺序编号。 |
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