人事档案整理的内容

1.人事档案的分类

人事档案的分类就是根据人事档案材料的性质、内容和名称等属性，把性质相同、内容上相互联系的集中在一起，不同的区别开来，使每一个人的档案都成为一个条理清晰，内容系统的有机体系。

在人事档案的各大类别中，无论是干部档案、军人档案、工人档案还是学生档案，其内容都不是单一的。在对一个人的档案进行整理时，必须根据档案的内容、数量等划分为不同类别。档案内容复杂、数量较多时，可以多设立一些类别；档案内容简单、数量较少时，可以少设立一些类别。

2.人事档案的排列

人事档案中各类文件材料的排序方法，主要包括以下几种类型。

1.按时间顺序排列

可按形成时间顺序排列的有：

第一类，履历材料；

第二类，自传材料；

第三类，考察、考核、鉴定材料；

第四类，学历和评聘专业技术职务材料；

第七类，表彰奖励材料；

第九类，工资、任免、出国、会议等材料；

第十类，其他材料。

2.按内容（问题）主次（重要程度）排列

在十大类人事文件材料分类中，也可按人事档案材料的内容结合重要程度以及材料之间的联系进行排列。这种方法一般适用于：第五类，政审材料；第六类，参加党、团组织的材料；第八类，处分材料。这种排列方法是：一类中有几个问题的材料，先按问题分开，同一问题的多份材料，按主次（重要程度）进行排列，其特点是脉络清楚、主次分明。

上述三类材料中，第五类、第八类的排列方法基本相同，排列顺序依次为：上级批复、结论（处分决定）、本人对结论（处分决定）的意见、调查报告、证明材料、本人检讨或交代等。第六类材料排列顺序为：先将加入共青团的材料、加入中国共产党的材料、加入民主党派的材料分开，在具体排列时，再把入团志愿书或入党志愿书分别排在申请书的前面。

第五类，政审材料的排列：分一次审查和多次审查。多次审查中，又分同一问题和非同一问题的审查，还有新问题和原审查过的问题混合审查。如果档案已整理过，就按每次审查的每套材料顺延排列，假如重新整理时，就把新审查的材料放在前面。

现以第五类材料的排列为例。

3.人事档案的编目和装订

人事档案整理的主要流程与案卷级档案整理基本无异，案卷封面填写、案卷目录编制、案卷页号编制等可参考第二章内容操作。

1. 编码、贴类角号

档案材料经过分类、排序后，用铅笔在材料右上角编写“类号-序号”。第九类材料按分小类的方法编写类号-小类号-小类序号，在右下角给每一份档案材料编写页码。凡与页码无关的铅笔字都要擦掉。类角号贴在每一类的第一份材料的右上角。

2.档案目录的填写

每类干部档案卷内材料经过排列之后，都必须填写详细的干部档案目录，对档案材料所在的位置起固定和指引作用。登记目录按照类别排列顺序及档案材料目录格式，逐份逐项地进行填写，不能用省略号或者“同上”。

（1）序号：直接填写人事档案材料各类首页右上角编写的分类号和排列顺序号。

（2）材料名称：根据材料题目填写，无题目的材料，应根据内容拟定题目，并将拟定的标题用铅笔写在材料首页的正上方。材料题目过长，可适当简化。材料名称要确切简要，标题字句既要简短又要能反映材料内容。

（3）材料形成时间：一般采用材料落款标明的最后时间。复制的档案材料，采用原材料形成时间，在登记材料名称的后面用括号注明是复制件。有的材料归档后若干年组织上又加了批注字样，批注时间与材料形成落款时间不一致，以原材料形成时间为准。没有制成时间的，可以根据内容里面的时间进行推算，推算的时间用铅笔写在材料末页的右下方，实在推算不出来的，可以空出不写。

（4）份数、页数：每份材料“份数”填“1”，每份材料“页数”的计算采用图书编页法，每面1页，空白页不计数，以此来填写每件材制的总页数。原件和复制件一并归档的，目录登记时，“份数”为1，“页数”为材料的合计总页数。

（5）备注：注明干部档案内村料的变化状况，如果从中取出了村料要注明材料取出的时间及原因等。

3.人事档案的装订

（1）分本：根据人事档案管理和利用需要，一个人的全部人事档案材料可分别建立正本和副本。正本是由全面反映一个人的历史和现实情况的材料构成的；副本是正本的浓缩，由正本中的部分材料构成，为重份材料或复印件。正本中有的材料，副本不定有，但是副本中有的材料，正本中一定要有。正本由主管部门保管，副本山协管部门保管。人事档案分建正本和副本，可以方便利用，据高人事管理工作的效率。此外，由于正本副本分别保存在不同地方，有利于人事档案的保护。中央管理的干部、中央各部委和省、市、自治区党委管理的干部，都分别建立了正本和副本，而一般干部和工人档案则只建正本。因此就涉及分本的内容，分本的步骤和方法是，首先分出正本材料，是正本需要。因为正本应是最完整的一套原件材料。其次清出副本材料。副本材料来于正本中的重分部分，如果副本材料中所必须具备的内容短缺的话，要列出材料名称并予以复制补充。

（2）纸张：根据中共中央组织部《关于做好文件改版及干部人事档案有关工作的通知》（组通字[2012]28号）的规定：“干部人事档案材料和目录采用国际标准A4型（297mmx210mm）。材料左边应当留有25mm装订边。A4纸型的干部人事档案材料和目录按照靠左下对齐的方式打3孔装订，中间孔距上、下孔（从孔中心算起）83mm，下孔距材料底边54mm，孔中心距左边沿12mm，孔直径为5mm。档案中原有小于A4型且已经按照要求装订的档案材料，不需要重新打孔和裱糊。干部人事档案材料转递单统一采用国际标准A4纸型。”

（3）分册：分册的标准页数在200页左右，厚度在5cm左右的，可分为两册；真数在350页左右，厚度在7.5cm左右的，可分为三册；依此类推。分册的形式有腰斩式、分类式和专题式几种。腰斩式是一本档案材料从中分为两册或若干册，这种形式适用于各类材料的多少大体差不多，没有某类材料特别多的情况。专类式即从一本档案中抽出一个类，另装一册，这种形式适用于某一材料特别多的情况。专题式即将某一类中的某一间题的材料集中订为一册。

注意事项：

（1）人事档案整理的其他流程与案卷级档案整理基本无异，案卷封面填写，案卷目录编制、案卷页号编制等可参考本书第二章内容操作。

（2）整理时应该按照人事档案的实有材料或问题根据实际情况进行整理，有什么整理什么（材料收集不齐不在此列），不应生搬硬套。

（3）整理时如果缺某类材料，要在登记目录时适当留出相应的空格；各类材料登记毕也要留出空格，便于今后补充材料时填写。第一、三、四、七、九类应多留出空格，第二、五、八、十类则可少留些空格。

（4）当材料内容交叉归类困难时可适当灵活处理，按材料的主要内容和主要用途归入相应类别。