干部人事档案的库房管理

档案保管工作不仅需要一定的物质条件，还需要建立健全相应的管理制度。库房作为保管干部人事档案的重要场所，应建立库房管理秩序，完善档案出入库手绥，加强日常管理和监督，配备专人负责管理，采取必要的安全和防护措施，重视档案流动过程中的维护和保护，从而为干部人事档案营造一个良好的保管环境。

01 库房的安全和防护措施

为保障干部人事档案实体的安全，应根据档案库房的具体情况采取适当措施，将库房环境控制在保证档案实体安全的范围内，最大限度地避免外界不良因素对档案实体的侵害。

档案库房的安全和保护措施主要有四个方面：

（1）遵守人员出入库制度。制定并严格执行人员出入库制度，对进出库房的人员及其时间、方式、要求等进行必要的规定和限制。一般情况下，档案库房只允许档案工作人员进入，非工作人员原则上不允许进入库房；若确实需要非档案工作人员进入库房，如保洁员、设备维修员等，进入前应做好登记工作，并始终有档案工作人员陪同。

档案工作人员进出库房也必须有相应的限制性规定。例如，非工作时间般不允许进入库房；在库房内不允许从事与库房管理工作无关的其他活动；不允许携带饮料、食物进入库房，更不允许在库房内吸烟、喝水、吃东西。库房内无人时必须关灯、关窗、锁好门锁。

（2）库房温湿度的控制。库房内的温湿度是直接影响档案自然寿命的环境因素，保存纸质档案的适宜温度是14-15℃，相对湿度是45%-65%。为了准确掌握库房温湿度的情况，库房内应配置精确、可靠的温湿度测量仪器，随时测量并记录库房温湿度的具体指标状况。针对不同的库房条件，控制和调节温湿度的方法主要有以下两种：

第一，库房密闭。对库房进行严格密团，减少和防止库房外不适宜温湿度对库房的影响，并在库房内安装空调或恒温、恒湿设备，使库房内的温湿度人为地控制在适宜的指标范围内。这种方法所需费用较高，不是所有档案管理机构都能承受的。

第二，机械或自然调控。在库房难以完全密闭、也无力承受配置恒温、恒湿设备的情况下，可以采取一些机械或自然的措施对库房温湿度进行人工调控。

（3）定期检查和清点。定期检查和清点是档案库房管理的一项制度化猎施，旨在及时纠正库房管理中的漏洞和不足，保证档案实体的安全和完整有序。

定期检查的重点：查看档案是否有霉变、虫蛀等迹象，库房中是否存在损害档案的潜在隐患，档案的借出和归还是否严格按制度办理手续，档案存放秩序是否出现了混乱，是否存在长期借出尚未归还的档案材料等。

一般情况下，定期检查的周期定为按月、季或年。定期清点的周期可以适当长一些，但在档案发生大规模变化的情况下，如档案管理机构搬迁或大规模提供利用工作之后应及时清点。

（4）做好应急抢救准备。档案应急抢救预案是档案管理机构在突发人为或自然灾害事故时获得及时救护，以最大限度地避免或减少损失而编制的措施。尽管许多单位已具备了现代化的档案管理条件，但仍然需要在强化安全意识和管理措施的前提下，做好应急准备，确保档案的安全防护工作。

02 建立库房安全秩序

（1）档案装具的排列和编号。库房中的档案装具应排列有序，横竖成行、如果库房内的档案架、柜、箱大小样式不一，应适当分类，做到整齐划一。为避免强光直射，有窗库房的档案装具应与窗户成垂直走向排列；无窗库档案装具的排列纵横均可，但应整齐且不妨碍库房通风。档案装具的排列最大限度地利用库房的空间，方便档案的存放和提取，成行架柜之间留有定通道，便于档案管理人员的工作和小型档案搬运工具的通行，所有架柜要紧贴墙壁。

为便于迅速查找档案和对库房进行管理，所有档案装具应统一编号。一般方法是采用阿拉伯数字，自库房门口起，从左至右、自上而下依次编写档案装具的排号、架柜号、格层号。

（2）干部人事档案的存放。干部人事档案存放的方式有竖放和平放队种。

①竖放指的是将干部人事档案竖放在档案架（柜、箱）内，封面标签朝外，打开箱柜就能看到编号、姓名、籍贯，一目了然，提取和存放都比较方便，但档案底部承受的压力大，容易变形。

②平放指的是将干部人事档案平放在档究架（柜、箱）内，能使档案舒展，档案上的皱褶日久就会消失，对保护档案有利，缺点是存取不方便。为了便于存取和减轻底部档案承受的压力，堆叠的高度以不超过40厘米为宜。

干部人事档案存放的方法有统一存放和分类存放两种。

①统一存放指的是将保管的档案全部集中，按照编号顺序统一存放。其优点是便于存取减少搬动，所管人员在本单位所属范围调动时，不用调整档案位置；缺点是不便于分类核对和统计。

②分类存放指的是将保管的档案按照一定的方法分类，然后分别存放。可按在岗或退体、职务或职称等划分各种类别人员的事档案。分类放便于按类别查找干部人事档案并采集所需信息，缺点是一旦人员的职务职称等发生变化，需及时调整档案的存放位置。

（3）干部人事档案的编号。按照一定的顺序对每卷干部人事档案进行科学的编号是保管工作的重要一环，它对于巩固档案排列顺序、方便查找和利用都有重要作用。常用的干部人事档案编号方法有姓氏笔画编号法母编号法、笔形编号法、职称级别编号法。

①姓氏笔画编号法。将同姓的人的档案集中在一起，再按照姓氏笔画的少为序进行编号、具体步骤如下：

第一步，摘录保管的所有干部人事档案中的姓名，将同姓人的档案集中在一起；

第二步，按照姓氏笔画的多少，将集中起来的档案按由少到多的顺序排列起来；

第三步，把同一姓的姓名按第二个字的笔画多少进行排列，如果第二个字相同，则比较第三个字的笔画多少；

第四步，将所排列的姓名顺序编制索引，统一进行编号；

第五步，将索引名册的统一编号标注在档案袋上；

第六步，按统一编号的次序排列档案，并对照索引名册进行一次全面的清点。

编号时注意：每一姓氏的后面根据档案递增的趋势留下一定数量的空号，以备档案增加之用；姓名需要用统一的规范简化字，不得用同音字代替；档案存放的位置要与索引名册保持一致。

②拼音字母编号法。按照干部人事档案中姓名的拼音字母的次序排列进行编号。其优点体现在三方面：一是可以把姓名直接转化成拼音字母，而库房中的档案是按拼音字母的次序排列的，知晓拼音字母就可以知道档案在库房中的位置，便于零散材料的归档和快速准确地为利用者提取档案；二是稳定性好，不受汉字字形变化的干扰和汉字字体繁简的影响；三是汉语拼音方案已推广多年，有广泛的群众基础，便于推广普及。其缺点是对使用者掌握标准普通话的要求较高，如果读音不准确，就会对存取档案造成一定的困难。

③笔形编号法。根据存档人员姓名的笔形，按照笔形编号原则，依次取困难。角编制档案的编号。该方法具体有两种编号规则：一种是四角号码编号法（取其四个角来进行编号），另一种是由组织人事部门自行制定的类似四角号码的“笔形编号法”。其优点是比较简便易学，可以根据人员姓名的笔形直接查取档案材料，而其他编号方法则需要先通过索引登记来查找档案号。这种编号方法适用于干部人事档案数量较多、人员流动性大的单位。

④职称级别编号法。按照职称级别和职位高低排列进行编号。其优点是将处级干部、高级专业技术人员和其他特殊人员的档案同一般人员的档区分开来单独存放，一旦发生突发事件时便于及时转移。

03流动过程中的维护和保护方法

无论出于何种原因使用干部人事档案，都必须对调阅、归档及交接行为进行严格的登记，按规定办理交接手续，注意干部人事档案在流动过程中的维护和保护。具体方法如下：

（1）数量与顺序的控制。无论是档案管理机构内部使用还是外部利用档案，当所需使用的档案数量较大时，应按制度规定分批定量提供，并且应该要求档案利用者在利用过程和交还档案时保持其排列秩序，以免发生错乱。

（2）对档案利用行为的现场监督与检查。凡外部利用者利用档案时，档案管理部门应在现场配备工作人员进行监督，随时监督检查利用者的利用行为，发现问题及时指出并予以纠正。有条件的档室，可配备闭路电视监控系统。

（3）档案利用方式及利用场所的限制。档案的利用以现场阅览为基本方式，经允许的拍照或复印工作原则上由档案工作人员承担。档利用场所应为集中式的阅览室，一般不为利用者安排单独的阅读房间，以免发生意外。